TwitterやFacebookなど、国内のSNSユーザーは2016年末に6,872人に到達すると言われ、ネット利用人口(9,943万人)のうち実に69.3％ものユーザーがSNSを利用していることになります。ちなみに今後も増加傾向にあり、2018年には7,486万人にのぼるとも…。
そんなSNSを社内に取り入れ、コミュニケーションを活発化させるためのサービスがMicrosoft提供のYammer(ヤマー)です。
今回はこのYammerの活用術を始め、導入するメリットや正しく運用するためのポイントを紹介していきます。
今後社内SNSサービスを導入しようと考えている企業の参考になるのよう、有用な情報を提供していきます。
Yammerを導入して得らえれるメリットとは？
よくYammerなどの社内SNSを導入することは、役職や部署を越えた“フラットなコミュニケーション”を得るためだと解説されていますが、それよりも重要なメリットは“コミュニケーションの潤滑油になること”だと考えます。
フラットなコミュニケーションが実現できるのは確かですが、注目すべきは二次的に発生する“ビジネスコミュニケーションの円滑化”なのです。
Yammerを導入することで普段は口にしないような言葉をかけあったり、投稿に対する“いいね!”をするだけでも気軽なコミュニケーションになるので、砕けた環境を作り出すことができます。
また、普段は交流することのない部署間でのコミュニケーションが活発化すると、良いアイディアが生まれやすくなる傾向にあるのです。
こうした働きがビジネス本来の堅いコミュニケーションにも影響し、本当の意味で社内コミュニケーションの活発化を実現することができます。
Yammer4つの活用術
1.グループ機能でピンポイントな情報共有
Yammerではグループを作成することで、同じプロジェクトに参加しているユーザーのコミュニティを作ったり、ビジネス・プライベートにおいて同じ興味関心を持つユーザー同士で情報共有することができます。
例えば“○○プロジェクトの会議時間変更”といったメッセージを関係者に伝える場合でも、グループがあればそこのタイムラインに流すだけなので、各々にメールを送信するよりも効率的に伝えることができます。
このようにピンポイントで情報共有することもできるので、グループ機能を大いに活用すべきです。
2.デスクトップアプリで通知を取得
Yammerではブラウザ上で利用できるインターフェースの他に、デスクトップにインストールして使用するアプリケーションがあります。このデスクトップアプリを使用することで、ユーザーはブラウザを開かずに通知を受けとることができ、常にリアルタイムで最新の情報をキャッチすることができるのです。
3.スマートフォンアプリでさらにスムーズに
さらにスマートフォンアプリを活用すれば、外出先からでも簡単にコミュニケーションが取れ、ビジネスが効率化します。iOS、Android、Windows Mobile、BlackBerryといったすべてのOSに対応しているので、すべてのユーザーがスマートフォンアプリでYammerを利用可能です。
4.アイディアコンテンスとの実施
Yammerにはリーダーボードと言って、以下5つの項目を可視化する機能が備わっています。
最も多くいいね!された人
メッセージに最も多く“いいね!”された上位10名のユーザー
最も多く返信された人
メッセージに最も多くの返信がされた上位10名のユーザー
最も投稿の多かった人
最も多くの一般向けメッセージを投稿した上位10名のユーザー
返信が最も多かったスレッド
返信が最も多く寄せられた上位10個のスレッド
最も参加者が多かったスレッド
参加者が最も多かった上位10個のスレッド
これを活用すれば“アイディアコンテンスト”といったユニークなイベントを開催することができます。
例えば営業なら各ユーザーが実践している効率化術は交渉術などを写真と一緒に公開し、どの記事やスレッドが“いいね!”やコメントを集めたかを集計します。こうすることで自然と仕事におけるノウハウを共有したり、しっかりと“評価されている”という認識を持ってもらうこともできます。
こうしたイベントを定期的に開催することで、モチベーションの維持にも繋がるでしょう。
コミュニケーションの活発度を可視化する
管理者はYammerでどれほどのグループが作成され、日々どれほどのメッセージがやり取りされているかを確認することができます。つまりコミュニケーションの活発度を可視化することができるので、問題がある場合はすぐに対策を打つこともできるのです。
Yammerを正しく運用するためには？
Yammerなどの社内SNSはニーズが拡大している反面、運用に失敗してしまうことが少なくありません。理由は様々ですが、最も多いのがメールやグループウェアといった既存コミュニケーションツールとの”差別化”ができていないというケースです。
確かに社員からすれば、すでにコミュニケーションツールがあるのに新たに導入する必要はあるのか？という疑問が生まれると共に、余計なツールを増やされたという不満が生まれることもあります。
従ってYammerを正しく運用するためにまず必要なのが、“社員の理解を得ること”です。
Yammerがどういうツールなのか？活用することでどんなメリットがあるのか？会社としての狙いは？などなど、口頭での説明も行いますが、それよりも重要なのが“”行動で理解を得る”ということです。
社内SNSの導入をスムーズに行うために、よくSNSに精通した数人のユーザーに予め利用してもらい一定期間社内SNS上でコミュニケーションを取ってもらうことがあります。これは社内SNSに既に利用した“”モデル”を作ることで、その他大勢の社員のマニュアルになるようにするためです。
既に利用されている環境ならば他の社員も利用しやすくなりますし、何より“こう利用すればいいのか”というモデルが既にそこにあります。こうすることで他のコミュニケーションツールとの差別化を自然と図り、スムーズに浸透させていくことができるのです。
また、これ意外にもしっかりと運用ルールと設けたり、上層部が積極的に利用するなど様々なポイントがありますので、そうしたポイントを押さえた上でYammerの効果を最大限に引き出していだきたいと思います。
まとめ
いかがでしょうか？今回紹介した活用術は4つと少ないですが、アイディア次第でYammer活用の幅は大きく広がります。そしてYammerでフラットなコミュニケーションを作り出すことができれば、ビジネスに良い影響を確実に与えていきます。
そしてYammerはスタンドアロンサービスとしても導入できますが、Office 365ではYammerを含めた複数のサービスを包括的に導入することが可能です。
Yammerだけではできない活用術も多数ありますので、社内SNS検討の際はぜひOffice 365も同時に検討してみてください。
Yammer以上の多くのメリットを享受できるはずです。
