業務効率化を図る手法や手順とは?おすすめツール5選も紹介

 2021.12.28  Microsoft 365チャネル編集部

業務効率化は仕事を進めるにあたり、無駄や無理、ムラを見つけだし、省き減らしながら会社の生産性を高める取り組みです。業務効率化が注目され始めた背景には、日本が直面する少子高齢化による労働力不足という深刻な問題があります。業務効率化により、不足する労働力を補い、かつ従業員のライフバランスを保つことにも寄与すれば、社員の満足度やモチベーション向上にもつながります。ここでは業務効率化を図る手法や手順を交え、おすすめツール5選をご紹介します。

業務効率化を図る手法や手順とは?おすすめツール5選も紹介

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業務効率化を進めるための手法・手順とは

業務効率化を進めるために5つの手順をご紹介します。業務効率化は日常の業務の中に潜んでいる無駄や無理、ムラを省く取り組みです。必要な手法を知り、シンプルに進めるのが鍵となります。

現状の業務内容を把握

日常の業務を把握するために各担当に確認し、実際にどのような業務を行っているのか、可視化することが求められます。そのためには普段から業務の棚卸が欠かせません。担当部署や作業に掛かる工程数、発生頻度、必要なスキルなどを把握しまとめておくと、整理しやすく、また理解もしやすくなります。

課題、問題点を洗い出す

同じ作業員が行う業務や重複作業、作業の発生数、時間を費やす業務など、社員たちで実際に起こっている課題を洗い出し、見つけだすことが重要です。

スケジュールを立てる

業務改善に必要な具体的なスケジュールを組むことが大切です。初めに業務効率化の方法を検討し、重複している作業工程を省くために、作業を行う順番の変更や入れ替えなど、具体的なスケジュールを立てていきます。このときに、後で紹介するツールが使えるかどうかも検討してみるといいでしょう。

業務改善策の実施

改善すべき業務が決まったら、実際に立てたスケジュール通りにすすめていきます。実施後は改善案をヒヤリングし、さらなる無駄を見つけることも大切です。

実際にどれだけ改善されたかを検証

実際にある程度の期間実施し、効果検証を行います。その際、なるべく多くの人の意見を聞き、改善のPDCAを回すように取り組んでいきます。

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業務効率化におすすめツール5選

業務効率化に欠かせないツールは目的によって選ぶべきものが異なるので、自社の悩みに合わせて活用しましょう。ここではMicrosoft社製品など、業務効率化に役立つツールをご紹介します。

"自動化ツール"

業務効率化で取り上げられている自動化ツールRPAは、ロボットプロセス自動化と呼ばれ、毎日の反復的な作業を自動化します。Microsoft社が提供する「Power Automate Desktop」ではレポートやデータ入力、スケジューリングなどWindowsデスクトップ向けの日常的なタスクを自動化します。具体的な業務として数字文字のデータ入力、レポート作成、Webからの情報の収集、電子メール送信、アプリケーション間でのデータの転送などがあげられます。

コミュニケーションツール

業務効率化に欠かせないコミュニケーションツールではSlackやTeamsなどがあります。Slackはグループチャットや1対1のメッセージング、音声通話を提供しているWebサービスです。Slackの主な機能はワークスペースに参加し、ほかのユーザーへダイレクトメッセージを送る、テキスト型のコミュニケーションです。情報の漏れやミスをなくすために利用され、カレンダーとの連携もあり、言葉での伝達ミスを減らせます。

Microsoft社が提供するTeamsではチャットや通話、ビデオを使ってチームメンバーとのコミュニケーションを図れます。TeamsはMicrosoft 365に組み込まれているアプリケーションで無料プランから利用できるツールです。Teamsの基本的プランは無制限のグループ会議で最大60分間の利用が可能で、1つの会議は最大100人まで参加できます。ユーザー1人あたり5GBのクラウドストレージが与え得られ、同僚や顧客との無制限のチャットなどが利用可能です。Teamsではファイル共有やタスク、投票、会議、チャット、通話、ファイルのデータ暗号化ができます。

タスク管理ツール

業務効率化に必要なタスク管理ではBacklogやAsanaがおすすめです。これらのタスク管理ツールの活用でタスクが可視化されることにより、個々や全体の進捗状況の確認が容易になります。チームや部署内でサポートもしやすくなるといったメリットもあるでしょう。

Backlogはプロジェクトやタスクなどを管理するツールで、仕事を進める上で欠かせないメンバーとの情報共有やコミュニケーションを助けてくれる、コラボレーション型プロジェクト管理ツールです。 Backlogを利用することで誰が何を、いつまでに作業するのかなどの状況を把握しやすく、チームメンバーとの仕事のやり取りがスムーズになります。

Asanaは小さなタスクからビジネス全体像までを整理できる機能を備え、メールを使わず、オンライン上で業務をこなすことができるワーキングマネジメントツールです。Asanaではワークスペースを作成しプロジェクト内でタスクを管理します。

顧客情報管理ツール

業務効率化で顧客情報管理ツールを導入することは、情報が見づらく、管理しづらくなっている会社におすすめです。顧客情報には様々な情報が含まれており、企業の営業活動に欠かせません。一方で、適切な管理ができていなければ、必要なときに必要な情報が取り出せないといった問題が生じてしまいます。

Microsoft Dynamics 365はMicrosoft 365などシームレスに統合する一連のアプリを通じ、様々なCRM機能を提供してくれるツールです。顧客関係管理は企業が見込み顧客と顧客に関連する活動を管理するのに役立ち、データ主導型のソリューションもしくはシステムになります。また、顧客関係管理システムは営業の追跡やマーケティングタスクの自動化、顧客インサイトの取得、レポート、ダッシュボードの作成を行うことが可能です。タスクとデータを集中管理することで効率向上が図れ、営業とマーケティングチームは重要なポイントに集中できるようになり、あらゆる機会を把握し、より最適化された顧客満足度を構築することができます。Dynamics 365はクラウド型のため、対応漏れやセキュリティ対策でも万全です。

電子書類ツール

業務効率化では電子書類ツールが役立ちます。電子書類ツールではペーパーレス化で書類の管理における課題の解消としてだけなく、リモートワークにおける環境整備の一環として注目を集めているツールです。ペーパーレスを進め、情報の抜け漏れを防ぎたい会社におすすめです。ペーパーレス化を行うためにも、電子書類ツールは役立ちます。

Microsoft Teamsを活用すればWeb会議やチャットに加え、ファイルの共有も可能です。導入コストも抑えられ、ペーパーレス化を進めるのに有力な選択肢になるでしょう。Microsoft Teamsではテレワークなど、会社外でも開けるようにできるように電子署名ツールとの組み合わせで契約書類などもペーパーレス化が可能です。またWeb会議などで使う資料や議事録なども紙を使うことなくスムーズに作成できます。

まとめ

業務効率化を図るためには、実際の業務を可視化できるシステムの導入が欠かせません。業務効率化に必要なツールは、企業や会社により異なるので自社に合った手法や手順に従って着実に進めていくことが大切です。Microsoft社では様々なクラウド型アプリケーションが提供されています。Dynamics 365とMicrosoft 365の連携や、Azureを基盤に安心安全なセキュリティも確保されたシステムで、業務効率化を実現しましょう。

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