リモートワークを導入したものの、さまざまな課題に直面するケースは少なくありません。たとえば、セキュリティリスクの高まりや人事評価がしにくい、時間管理がしづらいなどの課題が挙げられます。本記事では、企業が抱えるリモートワークの課題と、具体的な解決方法を解説します。
課題1. コミュニケーション不足になりやすい
リモートワークでコミュニケーション不足に陥る理由は、従業員同士が顔をあわせる機会が激減するためです。オフィス勤務であれば、ほかの従業員と顔をあわせるため、自然にコミュニケーションが発生します。一方、リモートワークでは個々の従業員が離れた場所で業務に取り組むため、必然的にコミュニケーションが不足します。
コミュニケーション不足は、スムーズな情報共有を阻害するおそれがあります。また、従業員が孤独を感じてしまい、モチベーションの低下を招きかねません。
この課題を解決するには、従業員同士がコミュニケーションをとりやすい環境を構築する必要があります。具体的には、ビジネスチャットやグループウェア、Web会議システムなどのツールを導入します。
また、意識的にコミュニケーションの機会を創出するのも有効です。定期的にオンラインでミーティングを行う、月に1回は食事会や飲み会を開催するなどの方法が考えられます。
グループのなかでは、言いたいことを言えない従業員がいるかもしれません。そのため、定期的に1対1での面談を開催するのもひとつの手です。
課題2. セキュリティリスクが高まる
リモートワーク環境下では、セキュリティリスクが高まる懸念があります。セキュリティ対策をしていないプライベート端末を業務に使用するケースでは、サイバー攻撃のターゲットとなるおそれがあり、情報漏えいや改ざんなどのリスクが高まります。
また、周りの目がないことから、危険なWebサイトへアクセスし、マルウェアに感染してしまう可能性も否めません。マルウェアに感染すると、システムが不具合を起こしたり、サイバー攻撃の踏み台にされたりする可能性があります。機密情報を保存している端末の紛失や盗難により、重要な情報が外部に漏れてしまうリスクも考えられます。
上記のようなリスクを回避するには、端末のセキュリティ強化が有効です。セキュリティソフトを導入し、ハードディスクも暗号化すればサイバー攻撃やマルウェアへの感染に対策できます。
セキュリティリスクを抑えるためのルールも策定しましょう。機密情報を保存してある端末やUSBメモリなどを持ち歩かない、公共Wi-Fiは使用しない、家族や友人でも業務で使用している端末は触れさせない、といったルールの策定が有効です。併せて、リモートワーク環境下におけるセキュリティ対策の重要性を、従業員へきちんと教育しましょう。
課題3. 人事評価がしづらい
リモートワークでは、従業員がどのように働いているのか管理者が細かくチェックできません。そのため、勤務態度なども評価の対象としていた場合、従来の評価方法では正確な人事評価ができない課題が発生します。
リモートワーク環境下で従来の評価方法を用いてしまうと、公平で正しい評価を行えないため、従業員の不平や不満につながりかねません。その結果、仕事に対するモチベーションが低下し、離職につながるおそれもあります。
この課題を解決するには、リモートワークに適した評価方法への見直しが必要です。たとえば、成果主義や360度評価、ノーレイティングといった評価方法の採用により、リモートワーク環境下においても公正な評価を行えます。
人事評価システムの導入も検討してみましょう。タレントマネジメント機能を備えた製品や、組織の状況にあわせてカスタマイズできるシステムもあり、リモートワーク環境下における人事評価を効率的かつ正しく行えます。
課題4. 業務効率が下がりやすい
リモートワークをうまく運用できれば業務効率を向上させられますが、かえって業務効率が低下したといった悩みを抱える企業も少なくありません。コミュニケーション不足で情報共有が滞る、個々の進捗を正しく把握できず、二重対応や手戻りが発生する、といったことが頻繁に起きると業務効率は低下します。
また、リモートワークに適した環境が整っておらず、業務効率が下がるケースも少なくありません。たとえば、ワークフローシステムが導入されていないと、書類に押印してもらうためだけに従業員が出社しなくてはならなくなる、といったことが起こります。
コミュニケーション不足で業務効率が低下しているのなら、コミュニケーションツールの導入や従業員が会話できる機会の創出に努めましょう。個々の進捗を正しく把握できないのなら、プロジェクト管理ツールの導入が有効です。
リモートワークに適した環境が整備されていない場合は、環境整備に注力しましょう。必要なツールやシステムを導入するほか、従業員が快適に働ける環境の構築も求められます。なぜ業務効率が低下しているのかを正しく認識し、そのうえで適切な対策を行いましょう。
課題5. 導入コストがかかる
リモートワークの導入にはコストがかかります。初めてリモートワークを導入する企業であれば、環境を整備しなくてはならず、少なくないコストが発生します。
従業員に業務用の端末を支給するのなら、端末の購入費用が発生し、コミュニケーションツールやWeb会議システム、チャットツール、ワークフローシステムなどの導入費用もかかります。また、従業員に自宅で業務に取り組んでもらうため、水道光熱費を一部負担する場合は、そのコストも考えなくてはなりません。
まったく環境が整っていないのなら、多額の導入コストが発生しますが、中長期的な視点で見るとランニングコストは削減できます。大半の従業員がリモートワークへシフトする場合はオフィスを縮小できるため、もっとも大きな経費である賃料を抑えられます。
また、従業員の通勤が不要になるため、交通費の支給も必要ありません。チャットツールやWeb会議システムを用いれば遠方の取り引き先や顧客とも容易にやり取りでき、出張費用も抑えられます。リモートワークへの移行に伴いペーパーレスも進めれば、用紙代や印刷コストなども削減できるため、長い目で見ればコストダウンにつながります。
課題6. 時間管理がしづらい
オフィス勤務であれば、タイムカードで従業員の労働時間を管理できます。管理者は日々従業員と顔をあわせるため、休憩時間の管理も容易です。一方、リモートワークではタイムカードによる管理ができず、管理者の目も行き届かないため時間管理が困難です。
その結果、従業員の長時間労働に気づけない可能性があります。また、終業したと報告があっても、実際には隠れて業務を続けている、といったことも考えられるでしょう。
解決策としては、勤怠管理ツールの導入が挙げられます。スマートフォンやパソコンなど、端末でクリック、タップするだけで打刻できるものもあり、始業時間や終業時間を正確に管理できます。
Web会議システムで、勤務状況を常時モニタリングするのもひとつの手です。従業員がきちんと業務に取り組んでいるかどうかもリアルタイムで把握でき、業務時間のチェックも容易です。一方で、従業員からすると常に「見張られている」ような気持ちになるかもしれないため、そこは注意が必要です。
まとめ
企業が抱えるリモートワークの課題は多くありますが、きちんと対策を行えば解決できます。まずは課題を明確にし、そのうえで適切な対策を行いましょう。なお、MicrosoftではTeamsをはじめとした、リモートワークの導入をサポートするツールを数多く提供しています。
