会議を効率的に進める6つのポイント

 2017.11.01  Office365編集部

ビジネスとしての意思決定を下したり、複数人が寄り集まって新たなアイディアを出したりと、会議は様々な理由で開かれています。いずれの会議でも共通して言えることが、意義のある会議にしたいという開催者の願いではないでしょうか?

会議と言っても必ずしも意義のあるものばかりではなく、無駄に時間を浪費してしまったり、何時間かけても何の結論にも至らない会議などもあります。原因は、会議を効率的に進めるポイントを知らないためです。

会議を効率良く行えた場合、その議論やアイディア出しは往々にして良い方向へと進みます。これを読まれている皆さんがもし、日々の会議に手ごたえを感じていないのであれば、ここで紹介する会議効率化のポイントと、会議効率化のためのツールについてぜひ知ってください。

効率が悪く、意義のない会議は関係者全員にとって無駄な時間になります。効率化のポイントとそのためのツールを知り、意義のある会議を目指していきましょう。

会議を効率的に進めるためのポイント

それではさっそく会議効率化のポイントを紹介していきます。いくつかに分けて紹介していきますので、それぞれのポイントを意識した会議を実施していただければと思います。

1.会議に使用する資料と議論内容を事前に共有する

長引いたり、意義のない議論が続くような会議では往々にして準備不足という原因があげられます。会議も効率良く進めるためには、やはり準備が大切ということです。

その第一準備としては、会議に使用する資料と議論内容は、必ず関係者間で共有しておきましょう。タイミングとしては会議開催の3日前が望ましく、最低でも1日前には共有しておくことが大切です。

資料と議論内容を事前に共有しておくと、参加者は会議当日までに考えをまとめられるので、当日の議論がスムーズに進みます。

ちなみに最低でも1日前に資料と議論内容を共有するということは、それ以前に資料作成や議論内容の整理を完了させなければいけない、ということを忘れないでください。

2.その上で、会議への参加は自由制にする

会議というのは参加者が増えるほどコミュニケーションコストが増加するため、議論が長引きやすくなります。こうした無駄を排除するためには、会議への参加を自由制にすることが有効です。

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事前に共有した資料と議論内容を参考に、自分が参加することに意義のある会議か否かを判断してもらうのです。ただし、絶対的に会議に参加すべき関係者に対しては、自由制ではなく参加を強制します。

でないと、参加すべき関係者が全員集まらなかったという事態にもなりかねないので、会議によって「強制参加」と「自由参加」の2つを関係者ごとに設定しましょう。

3.関係者全員に会議時間を意識させる

Googleでは、プロジェクターに大きなタイマーを表示することで、会議効率が上がったという効果があったそうです。この他にも、効率良い会議の重要さを理解している企業では、会議にストップウォッチを使用したり、関係者全員に時間を意識させるという取り組みが当たり前に行われています。

この会議に今、どれくらいの時間を消費しているのかを認識させることで、関係者全員が積極的な姿勢で会議に取り組んでくれます。

4.会議中の持ち込み作業を禁止にする

効率の悪い会議でよく見られる光景が、会議中に別の作業を持ち込んでいるというものです。会議とは関係ない作業を行っている人が1人でもいると、会議効率は一気に下がります。

従って、会議中はPCやスマートフォンの持ち込みを禁止するなど、会議に集中できる環境を整えましょう。

5.会議時間を設定する

例えば社内で「30分以上の会議を禁止する」といった規則を作ると、一つ一つの会議が非常にコンパクトになり、会議効率が上がるという話があります。普段の会議時間から考えて30分は短すぎると思われるでしょう。

しかし、事前準備に時間をかけて効率良い会議を行えれば、大半の会議は30分以内に完了します。会議以上に事前準備に時間をかけるという意識を浸透させるには、有効な手段です。

6.会議の合意はその場で取る

会議を開き、その後議事録を作成して後日合意を取るというような会議は非常に非効率です。その場で合意を取らないと、後々意見の食い違いなどが発生して、そもそも会議で議論した内容自体が水の泡になってしまいます。

そのため、議事録は会議中に作成して、必ずその場で合意を取るようにしましょう。

以上6つが、今回の会議効率化のポイントです。細かなところで言えば他にも様々なポイントがあります。ただし、すべて一気に実施するというのは難しいので、まずはここで紹介した6つのポイントを押さえて会議に取り組んでみてください。

会議を効率良く進めるためのツール

会議効率化ポイントの次は、会議を効率良く開催したり進行するためのツールについて紹介します。会議は開催中のことはもちろん、会議を開催するまでの準備も非常に大切ということを、先に紹介したポイントでご理解いただけたかと思います。

実は、会議を効率良く進めるためにはポイントを押さえるだけでなく、ツールを活用するとさらに効率的になるのです。

Office 365

Office 365はMicrosoft社が提供する、クラウドサービス型のグループウェアです。その機能はExcelやPowerPointをはじめとしたOfficeアプリケーション、ビジネスメールのExchange Online、Web会議のSkype for Businessなど契約するプランによって様々なツールを搭載しています。

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何よりもOffice 365を使用する利点は、ビジネスパーソンにとって使い慣れた画面や操作で、コミュニケーションを円滑にできるという点です。

例えばExchange Onlineは、サーバ型のメールシステムとしても使用率の高いExchangeのオンライン版で、Outlookと同じ操作感で使用できます。もちろん、Exchange Online上でスケジュールを共有したり、会議を計画することも可能です。

Skype for Businessを使用すれば、遠方での会議を移動無しで開催できます。毎月会議のためにわざわざ出張している人が多い環境では、コスト削減効果もあるでしょう。

SmartRooms

株式会社内田洋行が提供する会議効率化ソリューション。同社によると、会議室の約4分の1は予約しても実際は使用されていないカラ予約だといいます。SmartRoomsは使用されていない会議室は自動的にキャンセルされ、会議室を使用した他の人が柔軟に予約できるようにするためのシステムです。

自治体や大手企業での導入実績もあり、信頼できる製品の一つです。

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まとめ

会議を効率良く進めるということは、日々の生産性を高め、ビジネススピードを加速させるということに繋がります。反対に、会議が非効率だとその分様々なシーンに歪みが生じてしまい、ビジネスを停滞させることになります。ですので、現在生産性向上に取り組んでいたり、会議効率が悪いと実感しているような場合は、今回紹介した会議効率化ポイントを実践し、そのためのツールにもぜひ着目してください。

皆さんの企業のビジネス成長を、会議の改善から支えていきましょう。

HTMLエディタを使用しているときに、メインの[クリーン]ボタンを押すか実行するときに実行するクリーニングオプションを確認します1つずつ。

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