入替作業不要!常に最新バージョンOffice365を使えるメリット

 2017.04.20  Office365編集部

「今使っているバージョンのOfficeがあれば十分」「わざわざ月額課金しなくても、パッケージ製品のままで大丈夫」……新たなクラウド型サービスである「Office 365」に対し、そう考えている方もいるかもしれません。Office製品であるWordやExcelは、今やオフィスに欠かせないツールの一つです。たしかに「Office 365」は従来型のパッケージソフトと異なる形態で提供されていることから、長くOffice製品を利用してきた人には戸惑いを感じる方もいることでしょう。しかし実際には、コスト面でのメリットをはじめ、導入した場合のメリットが様々あります。今回は改めて、そのポイントをご紹介します。

パッケージソフトの寿命は、必ず数年後に訪れる

パッケージ版Office製品の最新バージョンは「Office 2013」。みなさんは、現在どのバージョンをお使いでしょうか。古いパッケージをバージョンアップせずに、今も変わらず使い続けている方もいるでしょう。たしかにWordやExcelを中心として、基本的な機能のみを使用するのであれば、それほど業務に差し支えることはないかもしれません。しかし当然のことながら、従来型のパッケージ製品は時がたてばたつほど古くなっていくものです。

日進月歩のIT業界において、パッケージソフトの入れ替え時期は必ず数年スパンで訪れます。しかしバージョンアップを行わず、あまりにも古いタイプのソフトを使用していると、PCのバージョンと合わない、ファイルをやり取りする取引先との環境が合わないなど、業務に支障が出ることもあります。古いままのものを使い続けているだけで、業務の非効率化を招きかねないのです。

コスト面でのメリットも大!常に最新バージョンの機能を利用できる利点とは

パッケージ製品の購入が必要だったこれまでの企業内では、同じ会社であってもPCごとにOfficeのバージョンが異なり、それらを管理するために業務が煩雑になっているケースも多々見受けられました。当然のことながら、社内全てのOffice製品を総入れ替えするには相応の労力とコストがかかるためです。特に、社員数が多い会社ならなおさらです。

Microsoft製品関連お役立ち資料

しかし「Office 365」に切り替えることで、パッケージソフトの買い替え時期に悩まされる必要はなくなります。常に最新バージョンのMicrosoft Office(Word、Exelなど)を使うことができ、古いままのソフトにありがちな、「機能が古くて効率的な作業ができない」という些末なストレスに悩まされることもなくなるでしょう。

中には「Office 365」が月額課金であることに対し、抵抗感を感じる方もいるようです。しかし実際には、トータルで見ればコストメリットは大きなものがあります。パッケージが古くなってから数年に一度総入れ替えするコストと、常に最新バージョンのツールを利用しながら月額課金で積み上がるコストについて、実際に今社内にあるPC台数を踏まえつつ、数年のスパンで比較してみてください。

▼コスト比較/100名で使用。5年後に新たなパッケージ製品が発売され、総入れ替えした場合

  Office 365 Business Premium Office Professional 2016
(パッケージ製品)
基本価格 1ユーザー/月額1,360円
(年間契約の場合)
64,584円
1年目 1,360円×100名=136,000円X12ヶ月=1,632,000 64,584円×100名=6,458,400円
2年目 1,632,000円 -
3年目 1,632,000円 -
4年目 1,632,000円 -
5年目 1,632,000円 -
6年目 1,632,000円 (パッケージ製品を総入れ替えした場合の仮の価格)
64,584円×100名=6,458,400円
TOTAL 9,792,000円 12,916,800円

※注)あくまでも基本料金の比較になります。法人向けのプランはオプション含め様々なバリエーションがあり、料金も条件によって大幅に変わります。

WordやExcelだけではない、「Office 365」活用例とは

さらに「Office 365」は、単に“新しいWordやExcelが使える”だけの製品ではないことも覚えておいてください。以下に、社内で活用できる事例をご紹介いたします。

営業効率化、生産性向上のためのツールとして

クラウド上でファイルを管理することができるため、ドキュメントファイルの共有や、共同編集などが容易にできます。リモートワークなどで働く場合などでも、社員同士の情報共有をスムーズに行うことができます。

メールサービスの運用コストを大幅に削減する手段として

自社サーバーでメールの管理を行っている場合、セキュリティやコスト面の負担が大きくなってくるものです。しかし「Office365」に切り替えることで、社内でシステム管理やメンテナンスを行う手間や労力を省くことができ、保守・運用のための多大なコストを削減することが可能となります。

社内におけるコミュニケーションツールとして

「Office 365」には、社内用のSNSサービス「Yammer(ヤマー)」の機能があります。このSNSを活用することで、メールやグループウェアなどと比べてさらに気軽なコミュニケーションをとることができます。企業によっては業務連絡だけに使用するのではなく、プライベートのやり取りもこのソフト上で行い、社内の活性化につなげています。

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まとめ

このように、「Office 365」を社内の状況や課題などに合わせて活用することにより、社内の業務環境を大きく改善することができます。今までWordやExcelなどしか使っていなかった方、クラウドサービスをこれから取り入れていきたいと考えている方、社内の業務環境を変えていきたい方は、自分たちに合った使い方をぜひ検討してみてください。

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