Office 365のライセンス管理を自動化する

 2021.01.29  Microsoft 365チャネル編集部

Microsoft Office 365を利用する中で、利用ライセンスを管理することは極めて重要です。特にリモートワークを導入する企業が増加している現在、この懸念はさらに増してきています。そこで本記事では、Office 365のライセンス管理の課題や、管理自動化ツールを導入するメリットについて詳しく解説していきます。

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Microsoft 365(旧:Office 365)のライセンス管理とは

企業でMicrosoft 365を運用するにあたっては、一人一人の従業員がMicrosoft 365を利用できるように、管理者が適宜ライセンスを購入して割り当てたり、また逆に、組織を離れる従業員のライセンスを使用不可にしたりと、適切なライセンス管理が必要になります。Microsoft 365におけるライセンス管理においては、権限の異なる複数の種類の管理者を設定し、それぞれの管理業務に当てることが可能です。ライセンスに関する権限は、主に(a)ライセンスの割り当て、(b)ライセンスの削除、(c)追加ライセンスの購入、(d)アカウントの削除の4つがあります。ここでは、以下の5つの管理者権限について簡単にご紹介します。

(1)グローバル管理者

最高権限を持つ管理者で、ライセンスに関する全ての権限を有しています。グローバル管理者は必要に応じて、他者に権限を与えて管理者に任命することで、自己の負担を軽減できます。

(2)課金管理者

4つのライセンス権限の内、(c)追加ライセンスの購入権限のみ持っています。

(3)ユーザー管理者

4つのライセンス権限の内、(c)を除く3つの権限、(a)ライセンスの割り当て、(b)ライセンスの削除、(d)アカウントの削除の権限を有しています。

(4)サービス管理者(サービスサポート管理者)

ライセンスの変更に関する権限は有しませんが、Microsoft とのサポートチケットを開き、サービスダッシュボードやメッセージセンターの表示ができます。

(5)パスワード管理者(ヘルプデスク管理者)

ライセンスの変更に関する権限は有しませんが、パスワードの再設定やサポートチケットの管理、サービス状態の監視などを行います。

最高権限を持つグローバル管理者は複数人設定できますが、安易に増やすことはおすすめできません。というのも、グローバル管理者は組織の設定とほとんどのデータにアクセス可能なので、あまりに多すぎるとセキュリティ面でのリスクが高まる可能性があるからです。グローバル管理者の人数は2人~4人程度が適正だと考えられます。

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Microsoft 365のライセンス管理の課題

上記のように、グローバル管理者をはじめとする各管理者が、会社の従業員のライセンスの購入・割り当て・取り消し等の業務に当たります。しかし、たとえば人事の入れ替わりが相次いで、ライセンスの購入が増えてくると、今どのくらい会社としてライセンスを所持しているのかがよく分からなくなってしまうことがあります。当然ながら、Microsoft 365のライセンスは無料ではありませんので、余分にライセンスを所持することは無駄なコストです。とはいえ、ライセンス管理は従業員が増えれば、その分管理にも時間がかかるので、管理業務はたびたび煩雑になり得ます。Microsoft 365を運用する企業にとって、ライセンス管理を適切かつ効率的に行うことは、無視できない課題なのです。

QuestのMicrosoft 365ツールで実現できること

Microsoft 365のライセンス管理を楽にしてくれるものとして、Officeの管理補助ツールであるQuestのOffice 365ツールが挙げられます。Questによる自動化機能を活用することで、Microsoft 365の管理とそれに必要なタスクを簡略化し、ライセンス管理における経済的・時間的なコストを削減できます。以下では、QuestのMicrosoft 365ツールで実現できることの具体例を簡単にご紹介します。

Microsoft 365サービスの使用状況の可視化

先述のように、Microsoft 365のライセンス管理は意外と煩雑で、不要なコストを生むリスクがあります。こうしたリスクを回避し、煩雑な業務を簡素化・効率化するためには、まず、現在のMicrosoft 365ライセンスの使用状況を、簡単な方法で可視化することが先決です。

Questのツール「On Demand License Management」は、Microsoft 365のテナントに接続することで、MicrosoftのAPIに基づいた詳細なライセンスレポートを得ることが可能です。直感的に分かりやすく作成されたこのレポートには、利用可能なライセンスの全体的な状況から、無効になったライセンス、重複しているライセンスなど、ライセンス情報の包括的な使用状況が記載されています。さらには、利用している部門やライセンスタイプごとの使用率やコストなども可視化されるので、Microsoft 365をどれほど生産的に活用しているかが手に取るように分かります。

未使用、使用頻度の低いライセンスを可視化

上記のように、Questの「On Demand License Management」はMicrosoft 365ライセンスの実際の使用状況を可視化してくれます。そして、そのレポートを読み解くことで、使用頻度の低いライセンスがどれだけ存在するか、そしてそのライセンスにどれだけコストがかかっているかということも浮かび上がってくるでしょう。つまり、Questの「On Demand License Management」は、その企業の実態に合わせた新たなライセンスプランを検討するための有力な情報を与えてくれるのです。

業務の簡素化、可視化、コストのスリム化を可能にするQuestの管理自動化ツールの活用は、Microsoft 365のライセンス管理にあたって、一石三鳥の恩恵をもたらす有効な策であると言えるでしょう。

まとめ

Microsoft 365を運用して業務を遂行する限り、ライセンス管理は必ずついて回る問題です。ライセンス管理に課題を抱えている事業者には、Microsoft 365のライセンス管理を可視化・最適化するのに役立つQuestの自動化サービスの利用をおすすめします。

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