現場での利用を追求した掲示板アプリのベストプラクティス 「Coo Kai BBS 掲示板」

 2020.12.22  Microsoft 365チャネル編集部

社内の情報共有に利用される掲示板アプリケーションの導入が進んできています。しかし、IT部門担当者の中には掲示板アプリの概要や利点についてよく理解していない方もいるのではないでしょうか。そこで本記事では、掲示板アプリの概要や導入のメリット、「Coo Kai BBS」の概要について紹介します。

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掲示板アプリとは

掲示板アプリとは、不特定多数の人物が閲覧できる情報共有プラットフォームです。トピックごとにページを作成し、文章や画像を投稿したり、投稿された内容を閲覧したり、コメントを付けたりできます。書き込んだ内容はオンライン上に記録され、やりとりの詳細を残しておけるので、ビジネスの場でも社内掲示板として活用されています。

全社での情報共有はこれまで、会社の目立つ場所に紙で掲示するか、一斉メールなどで行われてきましたが、最近では掲示板アプリを導入している企業も多くなっています。掲示板アプリには、具体的には以下のような活用方法があります。

全社向けのお知らせ

業務連絡や社内スケジュールなど重要度の高い情報から、イベントの告知、社内での出来事、経営者のメッセージのような気軽なものまで、全社向けのお知らせに使われています。同じ内容を定期的に投稿すれば社内での認知度を高められ、社内コミュニケーションを活性化する手段としても有効です。

社内ルールやよくある質問についての回答

有給休暇の手続きや経費精算の方法、社内システムの使い方など、社内でよくある質問事項とそれに対する回答をまとめておくと、社員が疑問点をスムーズに解消できるでしょう。また、入退室の方法やゴミの捨て方など細かい社内ルールを投稿しておけば、新入社員向けオリエンテーションの簡素化にもつながるでしょう。

掲示板アプリのメリット

掲示板アプリには、情報共有をスムーズにする以外にも、様々なメリットがあります。掲示板アプリを導入することで得られるメリットをご紹介します。

情報を届けたい人に届けることができる

アナログの掲示板では、社員全員が目を通しているかどうかの把握ができませんし、一斉メールも返信がない限りは読まれているかどうかわかりません。きちんと情報が伝わっているか、わざわざ口頭で確認している企業もあるのではないでしょうか。

一方、掲示板アプリには通知機能が付いているため、新しいお知らせがあればすぐにわかります。中には閲覧履歴でまだ閲覧していない人を特定できるアプリもあり、確認するよう促すことで情報の伝達漏れを防げます。

検索により情報の運用・管理が簡単

ホワイトボードのようなアナログの掲示板の場合、必要な情報を得るために、貼り出されたプリントを一枚ずつ確認していかなければなりません。

掲示板アプリなら情報が増えたとしても、検索機能で蓄積された情報から必要ものにすぐアクセスできます。情報が増えれば増えるほど、検索機能の利便性が大きく感じられるでしょう。さらに、オフィス外にいる時でも情報の検索が可能ですので場所に縛られず情報を確認できます。

スムーズなコミュニケーションが可能

掲示板アプリでは、手軽にリアクションを返せるため、情報共有のスピードが上がります。また、リアルタイムで内容の編集ができるので、常に最新の情報を共有できます。

メールの場合でもCc.で複数人に情報を伝えることはできますが、基本的には1対1のやり取りがメインです。掲示板アプリは、複数人との情報共有を前提としているので、一度書き込めば瞬時に大勢のメンバーに情報を伝えられます。一人ひとりのメールアドレスを入力する手間もありません。

業務の効率化

情報共有の手段として掲示板アプリの活用が浸透すれば、業務の効率化につながります。社内の情報共有がうまく機能していないと、同じ質問に何度も回答しなければならないシーンが出てきます。特に総務部などでは、一日に何十本もの問い合わせの電話が寄せられるケースもあり、業務の妨げになっています。

そこで掲示板アプリで社内手続きなどの基本的な情報を公開しておけば、質問者がいつでも簡単に必要な情報を得られるので、質問する側と質問に答える側の双方が時間を無駄にしなくて済むでしょう。

情報が蓄積されれば社内の財産になる

入社後に様々な経験を積むことで、社員は仕事のノウハウや知識を獲得していきます。しかし、これらは共有しない限り属人化し、社内に蓄積されていくことはありません。そこで日々の業務における個人の気付きやノウハウを共有する場として掲示板アプリを活用すれば、そうした情報は社内の財産に変換されていき、部署の異動や社員の退職などで人が入れ替わっても、他のメンバーが活用できるようになります。

掲示板アプリはCoo Kai BBSがおすすめ

これから新たに掲示板アプリを導入するなら、「Coo Kai(クーカイ)BBS」が便利です。「Coo Kai」は、Office365の標準機能をさらに使いやすくするためのアドオンソリューションです。自社の環境や課題に合わせ、必要な機能をカスタマイズすることで柔軟に幅広いニーズに対応します。

Coo Kai BBSは、Coo Kaiが提供するサービスの一つで、ユーザーの意見を元に開発された高機能社内掲示板です。社内コミュニケーションに必要な機能を網羅しており、Office365のユーザーIDやグループと連携することで、セキュリティを維持しながらスムーズな情報共有ができます。

既存データを活用できるインポート機能も搭載しているため、Notesなど他の情報共有システムを利用中でも簡単に導入することが可能です。

Coo Kai BBSの機能

Coo Kai BBSでは、掲示板での公開・非公開期限の設定や、投稿権限およびコメント可否の管理、組織ごとの投稿、未読記事の強調表示、件名・本文・投稿者の検索といった機能を備えています。また、添付ファイル付きの記事はアイコンを表示することで、確認漏れを防げます。スマホ表示に対応しているため外出先でも使いやすいほか、多言語に対応しているのでグローバルなチームでの情報共有にも便利です。

まとめ

掲示板アプリは、社内における情報の伝達漏れや確認漏れを防止してくれる便利なツールです。中でも「Coo Kai BBS」は、Microsoftの「Office365」と連携し、Office365のユーザーやグループと簡単かつ安全に情報を共有できます。社内のコミュニケーションを最適化する手段としてぜひご活用ください。


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