Microsoft Power Platformで実現する業務プロセス管理

 2022.04.06  Microsoft 365チャネル編集部

MicrosoftのExcelやWord、PowerPointは、多くの企業で利用されており、業務の標準ツールと言えます。加えて、さらに新しい標準ツールとして、Microsoftが押し出しているのが「Power Platform」です。このソリューションにより、業務の効率化が加速して企業のDXがより推進されるでしょう。

Microsoft Power Platformで実現する業務プロセス管理

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Microsoft Power Platformとは

Microsoft Power Platformとは、「PowerApps」「Power BI」「Microsoft Power Automate」「Power Virtual Agents」の4つのツールを提供している統合プラットフォームです。それぞれのツールが業務アプリケーションの開発やデータ分析、作業自動化、チャットボットの作成をサポートします。

このPower Platformの特徴は、全てのツールでローコード、ノーコードを推進しているところです。通常アプリ開発や作業自動化は、プログラミングの知識がなければできません。しかし、このツールでは、誰でも簡単にシステム構築ができるような作りになっています。システムの機能をドラッグ&ドロップで組み合わせたり、PC上の動作を記録したりするだけで開発ができます。さらにExcelのマクロが使用できる人であれば、よりさまざまな業務アプリケーションの構築が可能です。

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Microsoft Power Platformのサービス内容

Microsoft Power Platformに付属している4つのツールには、どのような機能があるのでしょうか。それぞれの特徴について、以下で詳しく解説します。

Power BI

Power BIは、企業活動が得たデータを集計して、分析・レポート化するためのツールです。データはさまざまな手法で視覚化でき、ダッシュボード上に配置して閲覧できます。視覚化の方法は数多く、「グラフ」「カード」「分解ツリー」「KPI」などさまざまです。

Power BIは、機械学習機能によって、Excelのような操作感で誰でも容易にデータの分析が可能です。たとえば小売業では、店舗ごとの売上、ある期間の来店数、客層など多くの情報を持っています。そして、このデータからは「各店舗が目標の売上を達成しているか」「来客数が前の期間より増減しているか」「どのような客層が多いのか」といった分析が可能です。

Power BIでは、こうした分析を簡単にまとめて視覚化し、レポートを作成できます。ドリルダウンやドリルアップもすぐにできるので、データの比較も容易です。そして、一度テンプレートを作成してしまえば、新しいデータにも応用できます。データの抽出元は、データベースやExcelファイル、他のアプリケーションなど、さまざまな媒体から可能となっているため、標準のデータ分析ツールとして活用可能です。

Power Apps

Microsoftによるアプリケーション開発のためのツールがPower Appsです。アプリケーション開発といえば、フロントエンドやバックエンドなど、さまざまな知識がなければ難しいイメージがあります。しかし、このツールではローコード開発を推奨しており、誰でも簡単にアプリケーションの開発が可能です。

たとえば、アプリケーションを操作する部分であるUIは、PowerPointの操作のように簡単に作成できます。さらに内部処理のデータは、Excelのようなマクロ関数を書くようにして処理が可能です。

これまで現場で必要となるアプリケーションは、上層部にかけあったり、IT部門に作成を依頼したりしなければいけませんでした。その際には、どのようなアプリケーションが必要なのかといったヒアリングやコストの問題から、作成ができないという場合もあったでしょう。しかし、Power Appsを利用することで、現場にいる人間が欲しいアプリケーションを作れるようになりました。

また、このツールは、Microsoftとの連携も可能です。業務効率化を促すアプリケーションのデータをPower BIに流して分析するなど、さまざまな応用ができます。

Power Automate

Power Automateは、作業自動化のためのRPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)ツールです。これまで人力で行なっていた定型的な業務をツールに実行させられます。

作成できるフローは3つで、「クラウド」「デスクトップ」「ビジネスプロセス」です。まずクラウドは、ツールとツールを繋げることによって、連携した動作を行わせることができます。たとえば、メールが届いたらそれをTeams上に投稿したり、SharePointにファイルがアップロードされたらメールで通知したりするなど、さまざまなことが可能です。

デスクトップは、PC上で行う動作を自動化するフローとなります。「アクション」と呼ばれる動作を組み合わせることで作業を自動化します。レコーダー機能を使用すれば、自分が行なった動作をそのまま覚えさせることも可能です。

また、ビジネスプロセスでは、モデル駆動型アプリでの自動化を行います。このように3つの自動化フローによって、多くの作業を効率化できます。AWSやAzureなど、他サービスとの連携も可能なため、さまざまな作業の自動化が可能です。

Power Virtual Agents

Power Virtual Agentsは、「チャットボット」と言われる、人工知能を組み込んだコンシェルジュのような機能を作成するツールです。質問に対して、テキストや音声で返すサービスを作成できます。

一般的な活用方法としては、自社の問い合わせページにチャットボットを設置する顧客応対が考えられます。また、Webだけでなく、TeamsやLINEといったアプリやSNSでも使用可能です。Power Automateとの連携も可能なので、業務内の問い合わせ対応にも活用できるでしょう。

Power Virtual Agentsにおいても、ノーコード開発が推奨されており、質問内容とその回答を打ち込んでいくだけでシステム構築が可能です。難しい知識が必要ないため、誰でもシステムを作れるツールとなっています。

Microsoft Power Platformを活用するメリット

Microsoft Power Platformは、現在の業務を効率化したり、経営者の意思決定を促進したりするためのサービスです。ITの知見がない企業でも活用できるようなシステムとなっているため、ExcelやPower Pointといったツールのみを日常的に使用している企業でも大いに活用できます。たとえば、Excelにデータを打ち込む作業は、Power Automateを活用すれば自動化できますし、そこからデータを抽出してPower BIで視覚化することも可能です。

Microsoftアプリケーションだけでなく、AzureやAWSといったプラットフォームや、Twitter、Instagramといったアプリケーションとも連携可能です。既存のサービスと連携をしたり、新しいシステムを作り出したりとさまざまな業務に転用できます。ローコードで対応できることから、新たな人材を採用する必要がなく、コストの削減にも繋がるでしょう。

Power Automateで実現する業務プロセス管理

日常の業務の中で反復的に行われるタスクは、自動化システムを作成して業務効率化が可能です。これを業務プロセス管理(Business Process Management)といいます。Microsoft Power Automateにはさまざまな機能が付属しているため、これを活用すれば簡単にBPMが行えます。

業務プロセスを最適化するためには、システム構築を促す推進役と実際に業務を行なっている従業員が必要です。推進役は、業務を行なっている従業員にシステム作成のアイデアを提供してもらい、効率化を行うメリットについて組織に伝えます。従業員から「もっとこうしたら効率的になる」「これがあれば便利だ」など、課題や効率化のためのアイデアを得ましょう。大企業では、BPMのために以下のようなチームを編成しています。

  • 推進役
  • 従業員
  • ディレクター
  • コンサルタント
  • プロジェクトマネージャー
  • アナリスト
  • ソリューションアーキテクト
  • インフラエンサー
  • サポーター

BPMの指揮をディレクター、その下部にプロジェクトマネージャーを配置してチームでシステムを作成します。コンサルタント、アナリスト、サポーターはBPMに関する助言や構築をサポートする役目であり、既存システムとの兼ね合いをソリューションアーキテクトが行います。そして作成したシステムは、インフルエンサーを軸に展開していきます。

これは大企業での一例ですが、システムや企業の規模によってチーム編成は変更可能です。1人でもBPMは可能なので、Microsoft Power Platformを活用して、企業の業務効率化を推進しましょう。

まとめ

Microsoft Power Platformを活用すれば、アプリケーション開発やデータ分析、業務効率化、チャットボットの作成が、ローコード・ノーコードで行えます。従業員の「こういう機能があればいいのに」を簡単に実現し、作業効率を向上できます。企業の業務標準ツールとして活用すれば、DX化にも役立つでしょう。

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