業務改善コンサルとは? BPRとの違いと依頼すべきか判断するポイント

 2022.04.11  Microsoft 365チャネル編集部

労働力不足や働き方改革の影響により、業務改善による効率化が企業の急務となっています。そうした中、第三者的立場から合理的な業務改善策を提案する「業務改善コンサルタント」が注目を集めています。本記事では、業務改善コンサルタントが提供するサービスや保有するスキル、依頼を判断するポイント、費用について解説します。

業務改善コンサルとは? BPRとの違いと依頼すべきか判断するポイント

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業務改善コンサルとは

「業務改善コンサルティング」とは、企業(クライアント)の業務プロセスを可視化したうえで改善点を抽出し、よりよいプロセスが構築できるようサポートするサービスです。コンサルティング会社によって、得意とするサービス領域は異なります。そして多くの場合、具体的なサポート内容は、企業の状況に応じてカスタマイズされます。

コンサルティングの強みは、第三者の視点で業務プロセスを見極め、合理的かつ専門知識に裏付けされた助言やサポートを行えることです。そのため、会社内部で行うよりも効果的な業務改善が期待できます。

また、コンサルティングを通じて、さまざまな企業の業務改善事例についての情報も得られます。

BPR(ビジネスプロセス・リエンジニアリング)との違い

業務改善と混同しやすいものに「BPR」があります。BPRは「ビジネスプロセス・リエンジニアリング」の略称で、「業務プロセスの再設計」を意味します。つまり、BPRは全社レベルで業務プロセスを抜本的に見直し、組織や企業戦略、事業、業務プロセス・フロー、人事評価などを「再構築」することです。これにより、部署だけでなく会社組織全体の最適化を図り、競争力アップや働き方改革を進めることを目指しています。

一方、業務改善は、業務プロセス全体には変更を加えず、部分的に改善するものです。プロセスにおける「ムリ・ムダ・ムラ」を発見して、改善を加えることで業務効率アップを図ります。場合によって業務改善は、BPRコンサルの一部と捉えられます。

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業務改善コンサルタントは何をしてくれるのか

ここからは、業務改善コンサルタントが提供するサービスを具体的にご紹介します。

業務改善支援

業務改善の必要性を痛感していても、「改善ポイントの見つけ方がわからない」「人手が足りない」「時間が足りない」「以前に失敗した経緯がある」といった問題に直面してはいないでしょうか。業務改善コンサルタントは以下のようなサポートを行い、これらの課題を解決に導きます。

業務改善のスタートは、業務の可視化です。肥大化・ブラックボックス化しがちな業務プロセスを可視化することで、各業務のつながりや全体の流れを目に見える形で示します。多くの場合、国際標準(ISO19510)でもあるBPMN(ビジネスプロセス・モデリング表記法)に基づいた業務フローを作成します。フロー作成はコンサルティング会社から研修を受けたあとに企業(クライアント)側が行ったり、コンサルタントがヒアリングや調査を経て行ったりと、ケースによってまちまちです。

次に、可視化された業務プロセスを分析し、客観的な事実に基づいて問題点の抽出と改善策の提案を行います。そして業務の工数削減やデジタル化、標準化、自動化、コスト削減などさまざまな視点から、効率化を実現するための具体策を提示します。

各部署間の連携強化

会社の規模が大きくなると、部署をまたいだ業務プロセスを俯瞰することが難しくなるものです。その事実が、企業全体の生産性を上げる改善策の立案と実行を困難にしています。通常業務では部署間の連携がとれていても、業務プロセスの改善となると、部署間で軋轢や温度差が生まれるからです。

業務改善コンサルタントは第三者的立場から業務全体を把握し、部署の垣根を越えた改善策を見出すだけでなく、社内の調整役も担います。コンサルタントの強みは、社内の利害関係とは関係のない客観的な立場から分析・提案ができることです。必要に応じて変革への抵抗を緩和するチェンジマネジメントを行い、部署間の連携を強化させながら、改善実行をサポートします。

ツールの導入・活用支援

業務改善コンサルタントは、企業に適したツールの選定から導入、運用もサポートします。コミュニケーションツールやファイル管理ツールといったソフトウエアや、業務改善に役立つアプリ作成ツールなどの活用は、効率化に有益な方法です。

また、RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)の導入も有効な改善策のひとつです。RPAとは、これまで人間が行ってきた定型業務を自動化することで効率化を図るものです。たとえば、経理担当者が手間と時間をかけて行っていた交通費精算の金額チェック業務にRPAを導入すれば、一連の作業を自動化できます。浮いた時間を主要業務に充てることで、業務の効率化が進むでしょう。

大規模なシステム投資が難しい場合は、既存のIT基盤の活用をサポートします。たとえば、多くの企業に導入されているMicrosoft 365は、業務改善ツールとしても便利です。Microsoft Teamsは情報共有を効率化しますし、My Analyticsを利用すればAIから業務改善策のサジェストを得られます。

業務改善コンサルタントが持つスキルとは

では、業務改善コンサルタントは具体的にどのようなスキルを有しているのでしょうか。以下で詳しく見ていきましょう。

業務プロセスに関する深い知識と理解

業務改善コンサルタントは、生産から顧客管理、会計・経理、人事・労務など、企業の一般的な業務に関する知識を習得しています。たとえば、会計業務専門のコンサルタントなら、簿記や財務諸表、債権・債務、固定資産、減価償却などの一般的な知識だけでなく、クライアントが属する業界特有の見識にも精通しています。

またERP・SCM・CRMなど、業務改善とは切り離せないIT活用に関する知見もあるので、ITツール導入のサポートも可能です。

高いコミュニケーションスキル

業務改善コンサルタントは、クライアントとコミュニケーションをとりながら、ニーズを探り改善点を見つけて、各企業に合った業務改善を進めていきます。その過程では、担当者から経営者に至る幅広い層と意思疎通を図っていかなければなりません。そのためコンサルタントは、論理的かつ柔軟性に富む高いコミュニケーションスキルを持っています。

業務改善コンサル会社に依頼すべきかどうか判断するポイント

業務改善は自社内で進めることも可能ですが、業務改善コンサルタントなどの外部リソースに依頼したほうが、効果的なケースもあります。以下の点を依頼するかどうかの判断ポイントとして検討してみましょう。

まず、業務改善は非常に大きな労力を必要とするミッションです。通常業務と並行すると想定以上に時間がかかるでしょう。そのため、専任で取り組める人がいないなら、コンサルタントに依頼したほうが効果的です。短期で業務改善を進めたい場合も、専門知識やノウハウのある外部リソースに依頼したほうが有効でしょう。

また、自社で業務改善を行う場合、改善点を見落とすおそれもあります。より客観的な視点や専門性の高い助言を得たい場合は、外部に依頼することをおすすめします。

業務改善コンサルタントの依頼費用相場

業務改善コンサルタントに依頼する場合は、目安として1人のコンサルタントにつき1ヶ月100万~200万円程度の費用がかかるとされています。3ヶ月契約なら1人で300万円、2人で1,000万円程度かかる場合もあります。

ただ、これはあくまで目安であり、コンサルタントのポジションやサポート内容によって金額は上下します。費用については、契約を結ぶ前に詳細を決める必要があります。

まとめ

客観的な立場から分析・提案を行う業務改善コンサルタントは、業務の効率化に大きく貢献します。ビジネステクノロジーソリューションであるMicrosoft 365は、業務の改善や効率化にも有効です。本ツールの導入・運用支援を行っている認定パートナーもいるので、ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。

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