チャットボットコンシェルジュを使った業務改善手法とは?

 2021.12.28  Microsoft 365チャネル編集部

リモートワークが普及したことにより、勤怠管理業務が煩雑になった」「部下からの報告とシステムに保存されているデータとの整合性をチェックするが大変だ」。

こんな悩みを抱えている方はいませんか?

¨チャットボットコンシェルジュ¨なら、そういった日々の業務を改善できます。チャットの報告内容をもとに、あらかじめ設定しておいた作業をチャットボットコンシェルジュに自動で適用させることで、業務が自動化できます。

チャットボットコンシェルジュを使った業務改善手法とは?

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チャットボットコンシェルジュとは

チャットボットコンシェルジュとは「チャットボット」と「RPA」が組み合わさったシステムです。
チャットボットとは、ユーザーのチャット内での質問に対して、オートメーションで返答するアプリケーションやそのプログラムのことをいいます。RPAとはロボティックプロセスオートメーション(Robotic Process Automation)の略です。RPAは人間がパソコン上で行っていた作業を、人間が実行するのと同じ処理手順で自動化するシステムです。

RPAの登場により、複数のシステムを利用した、定型的かつ単純反復型の作業が自動処理できるようになりました。具体的には、社内連絡や業務内容の確認、勤怠管理、などさまざまなシステムと連携ができ、作業時間の短縮になります。
チャットボットコンシェルジュは、チャットを窓口にし、RPAを用いて日常作業を行います。チャットボットコンシェルジュをうまく利用すれば、業務を効率化させられるでしょう。

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チャットボットコンシェルジュでできること

チャットボットコンシェルジュはチャットボットを通して以下の作業を行います。

  • 社内FAQ
  • プッシュ通知の送信
  • RPAによる自動化
  • 基幹システムとの連携
  • ファイルサーバーとの連携
  • AI-OCRとの連携
  • SaaSとの連携

これらの機能は日々の重複作業からユーザーを解放します。今まで単純作業に使用していた時間を、別のタスクに割り当てることを可能にするでしょう。本章ではチャットボットコンシェルジュの具体的な機能について紹介しますので、ぜひ参考にして下さい。

社内FAQ

「社内FAQ」は社内での業務規程や、業務に関するよくある質問と、その回答をまとめたものです。チャットボットを経由して社内FAQを閲覧することにより、社員自身で直接疑問を調べることができるようになります。上司や担当部署への問い合わせが軽減するため、社内の業務改善を期待できます。

プッシュ通知の送信

チャットボットがプッシュ通知を送信し、ユーザーを手助けしてくれます。チャットボットコンシェルジュのプッシュ通知機能は「メール」と「チャット」の選択制です。

このプッシュ通知機能があることで、情報を見逃しにくくなり、新たな情報に気がつくためのきっかけにもなります。期限到来前のお知らせやRPAによるタスク完了のアナウンス、業務の手助けとなる情報の通知などがプッシュ通知の主な例です。

RPAによる自動化

RPAはシステムをまたいだ反復作業の自動化が主な機能です。ルールエンジンやAI(エーアイ:人工知能)、機械学習と組み合わされて活用されます。複数のシステムを立ち上げ一つ一つ処理しなければならなかった煩雑な作業が、RPAを利用することによって自動化されます。

単調で定型化された重複業務に最も効果をもたらし、人間による高度な判断を伴うものや、作業手順が毎回変化してパターン処理できない複雑な業務には適していません。
例えば、送付されたメールを一つ一つ開封してcsvデータを保存し、さらに一つずつエクセルデータへ転記し、報告書出力するという作業にRPAを適用したとします。この場合、「メール受信→CSVを保存→エクセルデータへ転記→報告書出力」をRPAが担い、確認・配布のみが人間の作業となるイメージです。

チャットボットコンシェルジュではチャットボットが受け取った情報をもとに、RPAが複数の作業を自動処理します。

基幹システムとの連携

基幹システムとは、経営をするうえで必要不可欠な業務システムのことです。ある特定のシステムだけを基幹システムと呼ぶわけではなく、用途はビジネスに合わせて多岐にわたります。購買管理システムや会計システム、在庫管理システムなどが有名です。

RPAはチャットボットから連絡を受けとると基幹システムを操作して、業務の一部を代行します。勤怠管理についてもチャットボットと連携することで効率化できます。従来は勤怠管理システムへの登録と上司、双方への連絡が必要でしたが、上司に報告するだけでRPAが勤怠管理システムへの登録を行ってくれるようになります。

ファイルサーバーとの連携

ファイルサーバーとは、多様なファイルの保守を行うサーバーコンピューターを指します。言い換えると、ネット上でファイルを保存することにより、複数のユーザーが同じファイルを共有できるシステムのことです。

チャットボットコンシェルジュでは、このファイルサーバーへのアクセス部分を省略し、RPA経由でデータのやりとりを行えるようになります。チーム内で同一のファイルを編集・管理するときに便利です。

AI-OCRとの連携

AI-OCRとはOCRにAI技術を組み合わせたものです。OCRは手書きの資料や伝票を画像データとして取り込み、テキストデータに置き換える技術です。

このOCRにAI技術が融合することでOCRの精度が向上し、さまざまなフォーマットの紙書類に対応できるようになります。AI-OCRはRPAとの融和性が高いです。チャットボットコンシェルジュではRPAを介して、AI-OCRで読み取った文字を処理できるようになります。

SaaSとの連携

SaaSとは、インターネットを経由してユーザーがソフトウェアのサービスを受益できるようになる形態のことです。SaaSの場合パッケージ商品を購入したり、ソフトウェアをインストールしたりする必要がありません。

ユーザーはインターネットを経由することによって、クラウドサーバーにあるソフトウェアを利用することができます。チャットボットコンシェルジュでは、チャットボットから連絡を受けたRPAが自動でSaaSと連携し、ソフトウェアを利用できるようになります。

チャットボットコンシェルジュによる勤怠管理効率化

チャットボットコンシェルジュは、チャットの利用によって複数のシステムが自動的に稼働し、タスクを完了させます。導入によってさまざまな業務が自動化され、人間にしか行えない業務により多くのリソースを割り当てるが可能となるでしょう。

「社内連絡」や「業務管理」「従業員の勤怠管理」の効率化がチャットボットコンシェルジュ導入の主な例です。

勤怠管理にチャットボットコンシェルジュを利用した場合、まず従業員がチャットで上司に始業時間や退勤時間を伝えます。すると、RPAが勤怠管理システムに代行入力をします。そして代行入力が完了するとその旨を、チャットボットが上司にプッシュ通知をするというものです。
「上司への報告」と「勤怠管理システムの入力」という二重作業を、担当者のチャット入力のみによって完了できるため、日々の作業を短縮できます。

勤怠管理の効率化を目指している人におすすめなのが、株式会社電通国際情報サービスのチャットボットコンシェルジュです。下記の資料では、毎日の勤怠管理を驚くほど楽にしてくれるシステムについて、詳しく解説しています。導入を検討してみたい方はぜひご覧ください。

まとめ

チャットボットコンシェルジュには作業を自動化して業務品質を向上させるための機能が複数備わっています。オートメーションシステムに単純なタスクを処理させる方が、一つ一つ順を追って手作業で処理をしていくよりも効率的です。
RPAは日常のルーチンワークを削減し、人にしかできない業務のための時間を確保します。過剰な労働時間の見直しや会社全体の業務効率を改善したい方は、ぜひチャットボットコンシェルジュの導入をご検討ください。

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