業務改善を支える代表的なツール

 2019.05.14  Microsoft 365チャネル編集部

業務改善」と聞くと、会社が組織的に取り組むものと考えがちですが、個人レベルで取り組む業務改善もあります。業務改善とは会社に貢献するためのものではなく、業務効率をアップさせて時間を有意義に使ったり、仕事以外の時間を増やしたりしてリフレッシュするためなど、自分自身にとっても必要なものです。

本稿では、そんな「個人レベルでの業務改善」を支えるツールについてご紹介します。無料で使用できるツールも豊富に提供されているので、自分に合ったツールを選択してぜひ業務改善を成功させてください。

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業務改善を支える代表的なツール

それではさっそく、業務改善支えるツールをご紹介します。

タスク管理・スケジュール管理

タスク管理及びスケジュール管理を効率的に行うためのツールは、個人レベルの業務改善を実施する上で最も基本的なツールです。仕事の中ではいかに日々のタスクやスケジュールを上手く可視化して、優先的にタスクを実行していくかが大切になります。手書きの手帳やExcel等ではその管理が複雑になるので、ツールを使用して効率化を図りましょう。

ToDoist(トゥードゥーイスト)

世界中で使われているタスク管理・スケジュール管理のためのツールです。無料で使用でき、ビジネスで使用している方も多いでしょう。デザイン性が高く、シンプルかつ使いやすいUIに定評があります。

Trello(トレロ)

クラウドベースのタスク管理・スケジュール管理のためのツールであり、1つ1つのタスクをカードとして管理して、カンバン方式のような管理が行えることが特徴です。写真やドキュメントの共有も可能で、豊富な機能が揃っています。

キュレーション

キュレーションとは「ネット上の情報収集」のことで、ビジネスパーソンの業務改善では情報収集も大切な要素の1つです。キュレーションツールを使用することでビジネスに関する最新情報を、必要な時に収集できます。また、興味のあるカテゴリを登録しておいたり、気になるページを登録したりすることでその最新情報をすぐに受け取ることができます。

NewsPicks(ニュースピックス)

数あるキュレーションツールの中でもビジネスに特化した良質な情報が多く、政治・経済・ITなど幅広い分野のコンテンツが閲覧できます。ユーザー同士のコミュニケーションも活発なので、自分とは違った視点に触れる機会にもなるでしょう。

Pocket(ポケット)

気になったコンテンツを「後ほど読む」ためのキュレーションツールです。タグやスターによるソート(並び替え)や検索機能も備わっているので、日々の情報収集がはかどります。

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ファイル管理・名刺管理

ビジネスで作成したファイルや、取引先からいただいた名刺などは常に整理された状態で管理されているからこそ、次のビジネスに活用することができます。また、ファイルや名刺情報をいつでも引き出せるよう管理していると、業務効率が大幅に促進されます。

OneNote(ワンノート)

Microsoftが提供するメモアプリであり、Microsoftアカウントを作成すると無料で使用できます。クリック1つでノートを開き、アイディアを書き留めたりファイルを作成したり、名刺情報を登録したりと様々な活用方法があります。クラウドストレージのOneDrive(ワンドライブ)と連携し、同サービス上にデータが管理されます。

OneNote(ワンノート)とは」について調べてみよう!

Evernote(エヴァーノート)

メモアプリとして定番のツールです。テキストや写真、タスクなどの情報を書き留め、検索やタグを活用すれば必要な情報をいつでも引き出すことができます。無料版ではアップロード容量が少ないため、ビジネスで活用するのならば有料版がおすすめです。

Eight(エイト)

無料で使える名刺管理ツールです。名刺管理が可能なツールは多数ありますが、Eightは文字認識精度が高いことで知られています。オペレーターが手入力で電子化を行っているため、連絡先の間違い等を防ぐことができます。

コミュニケーション促進

コミュニケーションを促進するためのツールとして注目されているのがビジネスチャットやWeb会議でしょう。ビジネスチャットは素早いコミュニケーションを可能にし、Web会議は対面でのコミュニケーションを実現します。どちらも昨今の業務改善に欠かせないツールと言えます。

Web会議」について調べてみよう!

Slack

IT系の会社や開発者を中心に使われているビジネスチャットツールです。様々なツールと連携できるのが最大のメリットであり、チャット内でソースコードの共有も可能になっています。

ChatWork

ビジネスチャットに加えてWeb会議やタスク管理等も搭載されている統合的なツールです。スマートフォンアプリもリリースされているので、利用する端末を選ばず便利に使えます。

ツール連携

ツール連携とは、異なる2つのツールを繋げて新しい価値を生み出すためのツールです。たとえば添付ファイルのあるメールを受信したら、自動でOneDriveに連携するなど、本来は連携機能を持たないツール同士を繋げることができます。

IFTTT(イフト)

IFTTTは日本語対応していないツールですが、UIはシンプルなので使い慣れれば英語が苦手な方にも扱えます。さまざまなツールを連携させることで無限の可能性を秘めており、アイディア次第で大幅な業務改善が期待できます。

作業時間管理

1日のうち、自分がどの作業に多くの時間を費やしているのか?気になったことはないでしょうか?実はそこに作業の無駄と、業務改善のヒントが隠れているかもしれません。作業時間管理ツールは、1日のうちの作業内容を視覚的に表し、新しい気づきを与えてくれるツールです。

Manic Time(マニックタイム)

Manic Timeはパソコン上で行った作業のすべてを記録してくれる作業時間管理ツールであり、特定のアプリケーションをどれくらい使用しているのか統計的に表してくれる機能もあります。無料版でも十分活用でき、自己分析に最適なツールです。

Office

ビジネスで使用するツールとして欠かせないのがやはりOfficeです。特にMicrosoft Officeは世界標準とも言えるツールであり、使ったことが無いビジネスパーソンは皆無と言ってよいでしょう。Office利用をより便利にするためには、クラウドベースで提供されているOffice等を検討しましょう。

Office 365

Officeをフルインストールできるライセンスと、1TBのクラウドストレージなどを統合的に提供するOfficeツールです。安価な定期購買で利用でき、インストールするOfficeは常に最新の状態が保たれるようになります。個人利用でも最大6台の端末にインストールが可能なので、Office利用の幅が広がるでしょう。

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自分に合ったツールを選択して業務改善を成し遂げよう!

いかがでしょうか?個人レベルで実践する業務改善でも、活用できツールは豊富にあります。各ツールの中から業務改善の目的などに沿って、自分に合ったツールを選択していきましょう。

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