業務プロセスの可視化から始める業務改善

 2019.10.24  Microsoft 365チャネル編集部

「業務プロセス改善に取り組まない企業なんていない」というほど、業務改善は日本企業にとって日常的に行われている取り組みです。皆さんの会社では、どのような業務改善に取り組まれているでしょうか?その取り組みは、しっかりと成果を上げているでしょうか?

業務改善を成功させるには、一定の条件を満たす必要があります。その条件の1つが「業務プロセスの可視化」です。可視化が伴わない取り組みは、多くの場合失敗します。本稿ではその点を詳しく解説しておりますので、現状の業務改善に行き詰まったらぜひ参考にしてみください。

業務プロセスの可視化とは?

業務改善として世界的に有名なのが、トヨタ自動車の「トヨタ生産方式」ですね。トヨタ自動車では業務に潜む無駄を徹底的に排除することから、業務改善を繰り返して生産性を高めることに成功した歴史があり、現在でも研究が進められています。まさに、世界トップクラスの業務改善企業、と言ってよいでしょう。

このトヨタ生産方式に倣って業務プロセスの可視化を行うと、単に業務ごとの流れや作業手順を明確にして、図式化するだけではないということが分かります。トヨタ自動車における可視化とは、「現場を見れば問題が目に飛び込んでくる状態」と指します。

たとえば皆さんが、BPMNなどを使って業務フロー図を作成したとします。その図を見れば、1つのビジネスが完了するまでの流れが一目で確認できますし、業務改善にはこうしたフロー図が欠かせません。しかし、図を見ただけで業務上の問題が把握できるか?といえば、答えは「No」です。現場で起きている問題は、現場を見ないと分からないのです。

たとえば、気象予報図を見て台風の流れを見れば、「何時にどこに上陸するか?」という情報が把握できます。しかしながら、実際の台風の規模や被害は、に行って目で見てみないと分からないのと同じです。

そもそも業務プロセスの可視化は何のためにあるのかを考えてみてください。業務フロー全体を俯瞰して、なるほどこういう流れで業務が進んでいるのかと再認識するためではありません。大切なのは業務プロセスに潜む問題を発見することです。そのためには、問題が目の飛び込んでくるような可視化を行う必要があります。

問題の可視化を可能にするには?

では、業務フロー図などを作成して組織全体の業務プロセスを可視化すること以外に、どうすれば問題が可視化される状態にできるのでしょうか?その答えも、トヨタ生産方式が押してくれます。

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トヨタ自動車では、問題が可視化される状態を作るために、その前提として「仕事の流れ化」を実施しています。言い換えれば「仕事の標準化」です。組織にある仕事が標準に従って淀みなく流れるようにして、部門にかかわる従業員の誰もが同じように仕事が行えるようにするのが、「仕事の流れ化」です。

物事が淀みなく流れるからこそ、標準とは異なる事象(問題)に気づくことができます。確かに、イレギュラーな対応ばかりの業務では、一体何が正解で何が問題なのかの判別がつきにくくなります。それでは業務プロセス及び問題を可視化したとは言えません。

要するに、業務プロセスの可視化を行うにはまず「仕事の流れ化(仕事の標準化)」を実施する必要がある、ということです。

とはいえ、業務プロセスを可視化することから始めよう

トヨタ生産方式のような業務プロセスの可視化を実現することは、一朝一夕で成るものではありません。小規模な製造業ならば話は別ですが、仕事の流れ化というのは思っている以上に重労働ですし、手間と時間がかかります。

ちなみに、トヨタ生産方式では「長期的な考え方」を重視しており、長期目線で大きな業務改善に成功するのならば、短期的な財務目標を犠牲にすることもある、という考え方です。つまり目先の利益にとらわれるのではなく、常に先の利益を追求しています。従って、仕事の流れ化を実現するにあたり、短期的に発生する手間や労力は惜しまないのがトヨタ生産方式です。

しかしそれも、強い資本力と潤沢なリソースあってのものです。中小企業などは短期的な利益も追及しないと、今日を勝ち残れないという現状にあります。そこで、やはりと言いますかBPMNなどの手法を使った業務プロセスの可視化を行います。要は業務フロー図などを作成して、業務プロセスの流れを目に見えるようにするのです。

その理由は、改善のプライオリティ(優先度)が高い業務プロセスを抽出して、集中的にリソースを投下することで部分的な業務改善を成功させるためです。大企業に比べて少ないリソースで経営を回し、業務改善などの取り組みも行わなければいけない場合、「集中投資」が成功のカギになります。

いきなり組織全体の業務改善を実施するのは不可能でも、部分的な業務改善なら可能ですし、それでも大きな効果を発揮することができます。なので、業務フロー図を作成して改めて業務プロセスの流れを理解し、業務改善のプライオリティが高い業務を抽出することで集中投資を行うのです。

さっきから言っている「BPMN」ってなに?

先ほどから何度か登場している「BPMN」という言葉が気になっている方も多いでしょう。これは、「Business Process Model and Notation(ビジネスプロセスモデリング表記)」といって、日本BPM協会が推奨する、BPM(Business Process Management:ビジネスプロセス管理)へ取り組むにあたり、欠かすことのできないモデル図作成の手法です。つまり業務フロー図を作成するために標準化された手法を意味します。

業務フロー図作成にBPMNを用いる理由は、関係者全員が共通認識のもと業務プロセスの可視化が可能だからです。BPMNはISO19510として国際標準にもなっており、完全に規定されたルールのもと業務フロー図を作成できます。組織全体の業務プロセスを可視化するにあたり、部門ごとの担当者が集まって自部門の業務フロー図を作成していき、最終的にすべてを統合していきます。

ところが、関係者ごとに異なるルールで業務フロー図を作成してしまうと、統合に時間がかかりますし関係者ごとに認識の相違が起きてしまいます。そうなるとBPM及びに業務改善は思うように進まなくなってしまうので、共通ルールをもって業務フロー図作成に取り組まなければいけないのです。

BPMNはレベル1とレベル2に分類されており、レベル1は業務実務者の合意形成や、システム構築者に必要な情報を伝える道具として使用します。少ない記号と注釈文によって誰でも簡単に作成でき、分かりやすい業務フロー図を作成できます。ぜひ、活用してみてください。

業務改善にシステムを取り入れよう!

人手で行われる業務改善には限界がありますので、適宜システム化を推進することでより大きな業務改善効果を発揮できます。その中でも、組織のコミュニケーションを円滑にするコラボレーションツールは基本中の基本となっておりますので、まだ導入していないという場合は、マイクロソフトが提供するOffice 365をぜひご検討ください。Office 365はコミュニケーションツールだけでなく、数々の管理ツールとOffice製品も提供しているため、あらゆる企業の業務改善に貢献します。                                                                                                                                    

 

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