リモートワーク中のオフィスの電話対応に「Microsoft Teams」

 2020.07.21  Microsoft 365チャネル編集部

リモートワークを導入する際の課題の1つが、顧客や取引先からの電話をリモートワーク中の従業員にどうスムーズにつなげるかです。この記事では、リモートワーク中のオフィス電話対応に役立つグループウェアMicrosoft Teams」の特徴や、導入のメリット・デメリットについて解説します。

そもそもリモートワークのメリットとデメリットとは

「リモートワーク(Remote Work)」とは、会社のオフィスで仕事をするのではなく、オフィスとは離れた場所(=Remote)で働く(=Work)ことを指します。なお、似た意味を持つ言葉に「テレワーク」がありますが、内容はリモートワークとほぼ同じと考えて構いません。

リモートワークは、勤務する場所によって異なる呼ばれ方をすることもあります。たとえば「在宅勤務(在宅ワーク)」とは、自宅のインターネット回線とPCなどの端末を使って、自宅で仕事することをいいます。

また、外回りをしているときなどに、顧客先・移動中にスマートフォンなどの端末を使って仕事することを「モバイルワーク」といいます。ほかにも、サテライトオフィスやレンタルオフィスなど、会社とは異なるオフィススペースで働くことを「サテライトオフィス勤務」と呼ぶこともあります。

いずれもリモートワークであることには変わりませんが、上述のように異なる呼ばれ方をする場合もあるので注意しましょう。

近年では、働き方改革や新型コロナウイルス感染予防などを理由に、リモートワークが注目を集めています。リモートワークには、いったいどのようなメリット・デメリットがあるでしょうか。それぞれ詳しく見ていきましょう。

リモートワークのメリット

リモートワークの最大のメリットとしては、会社の都合や従業員の好みに応じて、オフィス以外での任意の場所で働けることが挙げられます。毎朝の通勤苦がなくなり、オフィスから遠く離れた場所に住んでいる人でも、時間に縛られない勤務スタイルが実現できます。

また、オフィス以外で働けるということは、企業側にとってもさまざまなメリットをもたらします。

オフィスにかかる光熱費や従業員の交通費などを削減できるだけでなく、そもそも広いオフィススペースを確保する必要性がなくなるため、大幅なコストカットが見込めます。
そのほか、育児や介護などで自宅から離れられない従業員を離職させずに、働き続けてもらうことが可能になります。働く場所が固定されないことから、遠隔地や海外の人材を採用することもできます。

さらに地震や洪水、パンデミックなどの非常事態に陥り、会社への出勤が困難になった場合でも、従業員が平常通りに業務を続けられることから、事業継続や早期復旧しやすい点もメリットです。

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リモートワークのデメリット

一方、リモートワークのデメリットとして挙げられるのは、セキュリティ面のリスクを伴うという点です。自宅やカフェなど、オフィス以外の場所で従業員が業務を行う場合、オフィス内と同じセキュリティ対策では不十分となります。端末の盗難や紛失、画面の覗き見などによる情報漏洩が発生しないように対策が必要です。

また、オフィスにて従業員同士で顔をあわせて業務する場合とは異なり、勤怠管理が難しくなる点もデメリットといえます。従業員はプライベートと勤務時間の切り替えがしづらくなり、自分自身で適切に時間の管理や報告をしなくてはなりません。勤怠管理を正しく運用するためには、従業員自身のスケジュール管理能力と、リモートワーク専用の勤怠管理ルールが必要となるでしょう。

そのほか、従業員同士が近くにいないことによって、オフィスにいるときと比べ、コミュニケーションが低調になるというデメリットもあります。リモートワーク下でもスムーズにコミュニケーションが行われるように、施策が求められます。

そして特に悩ましい点が、顧客や取引先から、リモートワーク中の従業員へ電話があったときにどう対処すべきかについてです。リモートワーク中の従業員は、オフィスの固定電話への着信対応ができないため、何の対策もしていないと電話の取り次ぎに手間取り、顧客や取引先を待たせてしまうことになります。結果、顧客・取引先の満足度低下を招き、場合によっては会社に対する信用の損失にも発展しかねません。

リモートワーク中のオフィスの電話対応に「Microsoft Teams」

「Microsoft Teams」とは、チャットや会議・ファイル共有などの機能を備えたグループウェアです。Microsoft Teamsはそのほかにも通話機能を搭載しており、リモートワーク中の従業員に対する電話の取り次ぎ問題にも対応が可能です。
ここでは、Microsoft Teamsの通話機能について詳しくご紹介します。

既存の電話番号はそのままで使用可能「Microsoftダイレクトルーティング」

「Microsoftダイレクトルーティング」は、Microsoft Teamsを公衆交換電話網に接続し、Microsoft Teamsを通して既存の電話番号による電話の発着信や通話を可能とする仕組みです。Microsoftダイレクトルーティングを導入することで、Microsoft Teamsのアプリがインストールされているパソコンをはじめ、タブレットやスマートフォンなどから、既存の電話番号による外線通話ができるようになります。

これにより、リモートワーク中の従業員でも、会社の外線番号にかかってきた電話に応答することができるようになります。Microsoft Teamsには通話の転送機能もあるので、オフィスにいる従業員が受けた電話を、リモートワーク中の従業員へ転送することも可能です。

このように、Microsoft TeamsとMicrosoftダイレクトルーティングを利用すれば、リモートワークにまつわる外線通話のデメリットが解消されます。

Microsoft Teamsの機能の特長

前述の通り、Microsoft Teamsは複数の機能を備えたグループウェアです。ここでは、すでにご説明した外線通話の機能以外にも、Microsoft Teamsでどのようなことができるのか、主要な機能の特長についてご紹介します。

また、Microsoft Teamsには有料版のほかに無償版もあるため、両者にどのような違いがあるのかについても見ていきましょう。

サービスの主な機能

Microsoft Teamsには、コミュニケーションをスムーズに進めるための機能が充実しています。主に、一対一もしくは任意のグループ内でのチャット機能やビデオ会議機能、Wikiによる情報共有機能、Office 365の各ツールとの連携機能などがあります。Office 365との連携では、たとえばMicrosoft Teamsの画面からOutlookの予定表を確認したり、会議の予定をメンバーの予定表に追加したりすることが可能です。

  • Microsoft Teamsでは、これらの機能を「チーム」という単位で利用できる仕組みとなっています。チームは部署ごと・プロジェクトチームごとなど任意に作成することができ、1人のユーザーが複数のチームに所属することも可能です。
  • なお、Microsoft Teamsには有償版のほかに無償版もあり、一部の機能は利用できないものの、有償版とほぼ同様の機能が利用できます。無償版と有償版の主な違いは以下となります。
  • Microsoft Teamsにはさまざまな外部アプリとの連携が可能ですが、無償版では一部のアプリとの連携が不可です。たとえば無料版では、ファイル共有アプリ「OneDrive」やタスク管理アプリ「Planner」などとの連携機能が提供されていません。
  • Microsoft Teamsでは、会議を追加する際にほかの従業員と時間調整を行う機能がありますが、無償版では提供されていません。
  • 無償版では会議の録画や録音ができません。
  • ストレージ容量は、有償版では1ユーザーあたり1TB、無償版では1ユーザーあたり2GBと共有ストレージ10GBです。
  • 無償版では電話を使った通話・会議ができません。

なお、チャット機能やOfficeとの連携機能などは無償版でも利用可能です。ただし、ご覧のように電話は利用できないので、残念ながら「リモートワーク中にMicrosoft Teamsで顧客からの電話に出たい」といった使い方はできません。

導入のメリット

Microsoft Teamsのメリットとしてまず挙げられるのは、チャットやビデオ会議、Wikiなどの豊富な機能によって、従業員間のコミュニケーションを円滑化できることです。オフィス内の従業員とリモートワーク中の従業員とのコミュニケーションをスムーズに進めるためにも、Microsoft Teamsの各機能は非常に有効です。

なおビデオ会議につきましては、社内だけでなく社外のユーザーも含めた大人数での開催が可能です。Enterprise版のライセンスを購入することにより、最大で10,000人規模のビデオ会議が開催できます。

また、Officeとの連携機能が充実している点もメリットです。Microsoft TeamsからOutlookの予定表をはじめ、Word・Excel・SharePointなどの各機能とシームレスな連携を実現できます。Microsoft Teamsの画面上でWordのファイルを参照したり、メールチェックしたりすることも可能です。

他社製品との違い

巷ではMicrosoft Teamsと競合するようなコミュニケーション用ツールも数多く存在しますが、それらとMicrosoft Teamsとの違いはどこにあるでしょうか。最も大きな違いとしては、Microsoft Teamsでは同じ画面上で、チャット・電子メール・ビデオ会議などの機能を適宜切り替えて利用できる点が挙げられます。

ビジネスにおけるコミュニケーションは、シーンに応じて使い分けなくてはなりません。たとえば、普段の業務においてちょっとした会話をしたいときにはチャットが、腰を据えて話し合いをするときにはビデオ会議が、フォーマルなコミュニケーションが必要なときにはメールの使用が適しています。その点、Microsoft Teamsを利用すれば、柔軟かつスムーズに各機能の使い分けができるのです。

まとめ

Microsoft Teamsを使えば、リモートワーク中の従業員もオフィスにかかってきた電話に出ることが可能です。Microsoft Teamsには、その他にもチャット機能やビデオ会議機能、Wikiによる情報機能などがそろっており、リモートワーク中の従業員とのコミュニケーションを促進するツールとして非常に有効です。

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