業務改善を事例にみるITの活用

 2019.05.22  Microsoft 365チャネル編集部

業務改善は「既存の業務プロセスの中からいくつかの問題を見つけて、プロセスや作業手順を組み替えたり、まとめたり、簡素にすることで業務効率をアップさせるもの」と考えが一般的です。確かに、BPM(Business Process Management)をはじめとする業務改善・業務改革の手法の中では、「業務の問題を見つけて、改善する」という基本プロセスがあり、それらはすべて人の手によって行われるものと考えられがちです。

しかしながら、昨今の業務改善の中には、業務プロセスの見直しに着目したものだけではなく、ITの活用によって業務効率のアップに成功し、高い労働生産性を手にしたという事例も数多く存在します。

本稿では、そうしたIT活用によって業務改善に成功した事例を紹介すると共に、業務改善におけるIT活用のポイントについて解説します。

ITの力で業務改善に成功した事例

「IT(Information Technology)」とは非常に幅広い意味を持つ言葉なので、本稿におけるITとは「ビジネスにおいて円滑な業務遂行、コミュニケーションの促進、無駄やムラの排除などを実現するために導入するツールやシステム」と定義しておきます。それでは、ITによって業務改善に成功した事例をいくつか見ていきましょう。

クラウドコンピューティングを採用し管理問題を解消

業務改善におけるIT活用の中で、最も利用されているITといえば「クラウドコンピューティング」でしょう。これは、インターネット上で提供されるサービスの総称であり、現在では多様化されたサービスが存在します。

A社は、社員の貸出し用携帯電話約10,000台をAndroidスマートフォンに機種変更する際に、電話帳管理において重大な問題が発生しました。セキュリティの観点から、個人情報である電話帳データは端末に登録しないという方針を取っていたため、Androidスマートフォンに機種変更するにあたってこの方針に反するということで、プロジェクトが上手く進まなかったのです。

結果として、A社はクラウドコンピューティングを採用し、電話帳データをインターネット上で共有可能な状態で管理し、端末内にデータを残さないという仕組みを手にしました。電話帳にアクセスする際の認証機能も追加したため、電話帳管理における問題を解消し、加えてセキュリティの向上にも成功しています。

クラウド型グループウェアでコミュニケーションを大幅に促進

グループウェアは組織内のコミュニケーションを集約して、情報共有を活発にすることで様々なメリットがあるITです。しかしながら、古くなったレガシーシステムとして、組織のコミュニケーションを逆に阻害してしまっているケースもあります。

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B社では「Notes(ノーツ)」というグループウェアを10年以上にわたって使用しており、組織のコミュニケーション促進を図っていましたが、最新のITではなかったため「スマートフォンからもアクセスして利用したい」という営業パーソン等からの要望に応えられない現状がありました。さらに、経営者から「Notesは我が社のビジネスに適しているのか?」という問題定義から、グループウェアの刷新に取り組みました。

そしてB社は、クラウド型グループウェアを導入します。インターネット上でサービスとして提供されるグループウェアは、スマートフォンなどモバイル端末からのアクセスを可能にし、基幹系システムとの連携を果たすことでコミュニケーション促進だけではなく、グループウェア自体の利便性を大幅にアップさせています。

RPAで複雑な入金消込作業の全自動化に成功

業務改善におけるITの中で、近年特に注目されているのが「RPA(Robotic Process Automation)」という製品です。これは、パソコン上の作業を自動化するロボットソフトウェアを開発して、任意のタイミングでそれを実行することで業務の完全自動化・半自動化を可能にします。

C社では、自社商品の取引における入金情報が日々100件以上発生し、経理部ではこれらの入金情報を確認してから会計システムにて消し込み作業を行うため、膨大な作業時間を必要としていました。もちろん、手作業でもミスは許されず、重い心理的負担が経理担当者にのしかかっていました。

そこでC社はRPAの自動化に着目し、インターネットバンキングからCSVファイルをダウンロードして必要な情報を入力したExcelドキュメントを作成、さらに会計システムへのインポートを実行するというロボットソフトウェアを開発し、入金消込作業の全自動化に成功しました。

この他にも、IT活用によって業務改善に成功した企業は多数存在します。最近では中小企業向けのIT補助金制度などを利用して業務改善に取り組むところも多く、ITによる業務改善の波紋は日本全体に広まっていると言ってよいでしょう。

ITによる業務改善を成功させるポイント

必ずしも、業務改善にITが必要というわけではありません。しかし、ITが持つ影響力が大きいことは確かであり、業務改善にITを取り入れることで業務効率を大幅にアップしたり、労働生産性を向上できたりします。では、ITによる業務改善を成功させるポイントとは一体何でしょうか?

ポイント1. 適切なITを選択する

ビジネスで活用されるITには多様なものがあります。たとえばグループウェアとRPAでは実現できることが全く違いますし、同じカテゴリのITであっても製品によってカバーする範囲や提供する機能などが異なります。そのため、業務改善では「自社にとって適切なITを選択する」ということがとっても大切です。間違ったIT選択は業務改善どころか、従来の業務プロセスをより複雑にしてしまい、問題発生の原因にもなります。

ポイント2. 問題に優先付けを行う

業務改善へ取り組むにあたり、業務プロセスの問題を整理していると本当にたくさんの問題に出くわします。ここで注意していただきたいのが「すべての問題に片端から取り組んではいけない」ということです。まずは重要度の高い問題から解消していき、次第に小さい問題にも取り組んでいくというのがセオリーです。特にIT活用を行う場合は、問題によって必要なITも変わるため、解決需要の少ない問題のためにITを導入しても、次第に使われないITが存在するだけになります。

ポイント3. ただの業務改善で終わらない

ITを使って業務改善に取り組む目的は、業務効率アップや労働生産性によって「新しいリソースを生み出して、それを活用すること」です。よく、業務改善に取り組むこと自体が目的になってしまい、改善に成功してもそれを次に活かせないというケースを見受けます。業務改善とは新たに生み出したリソースを、別の何かに行かしてこそのものです。

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統合型クラウドアプリケーションを検討してみましょう!

業務改善にてITを活用するにあたって、従業員の利便性向上と合わせてセキュリティ対策、運用管理の負担軽減など、それぞれをバランスよく実装する必要があります。

従来は部門ごとに個別最適を図る形で、システム導入やIT活用が進んできましたが、現代においては、共通インフラであったり部門や業務を横断することでより高い成果を目指す動きが高まっています。

Microsoft 365は、Office 365Windows 10、Enterprise Mobility + Security を組み合わせたインテリジェントな統合ソリューションで、業務アプリケーションとしては、Dynamics 365やPowerApp、インフラ面としてはAzureやData Platformなど、フルスタックで企業に求められるIT環境をサポートします。

こちらの「Office 2010のサポート期限は?」も参考にしてください。

業務改善の検討の際には、現在のIT環境を見直すことでも全体の生産性を向上させることができます。最新のITをうまく取り入れて活用することが、業務改善の鍵となります。

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業務改善を事例にみるITの活用

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