Office 365を活用して少子化対策、ダイバーシティに挑戦

 2016.01.28  Office365編集部

少子高齢化による人口の減少は、労働人口の減少につながります。総務省の統計によれば、2010年に23.0%だった65歳以上の人口は、2060年には39.9%になると予測されています。そして、労働力人口においては、2060年までに4,418万人まで減少すると見込まれています。この問題は、あらゆる企業にとって大きな課題であると同時に、事業規模の小さい会社ほど、深刻になっています。その解決に向けたITの活用が求められているのです。

減少する労働人口のトップ5

平成26年版の「我が国の労働力人口における課題」(総務省)によれば、2013年の平均で428万人の就業希望者がいるものの、約315万人の女性が、以下の理由で働けない状況にあります。

  • 出産・育児のため・・・105万人
  • 適当な仕事がありそうにない・・・97万人
  • 健康上の理由・・・38万人
  • 介護・看護のため・・・16万人
  • 近くに仕事がありそうにない・・・29万人

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(男女計)

このトップ5の理由からもわかるように、働きたいのに働けない人たちが、日本には数多くいます。政府も女性の活用を成長戦略の重要課題に掲げていますが、現実の問題として「働く意欲と働く場所のミスマッチ」により、多くの優秀な人財が活躍できない状況にあるのです。もちろん、大手の企業の中には、早くからワークライフバランスに取り組み、働きやすい労働条件や就業規定を整備したり、ITを活用したリモートオフィスやテレワークを推進している事例もあります。しかし、人財不足が深刻な問題になるのは、大手企業よりも、少数精鋭で事業を運営している中堅・中小企業です。大手企業ほど潤沢なIT投資ができず、その反面、1人2人の離職が、事業の推進や業績に大きな影響を与えてしまうため、ワークライフバランスの確立は、とても重要な経営課題なのです。

メールよりも進化したコミュニケーション方法で成功した中堅企業

ワークライフバランスの実現やダイバーシティの活用を目指す上で、何よりも大切な取り組みが、「離れた拠点間のコミュニケーションの強化」です。就業時間という考え方があるのは、決められた時間に指定の場所に社員が在籍していることにより、相互に緊密なコミュニケーションが取れるからです。確かに、現在のようにITが発達していない時代であれば、決められた席に社員が座っていることは、とても大切でした。しかし、携帯電話やメールが発達している現在において、「自席」という固定化された場所の意味は、とても希薄になっています。むしろ、時間や場所に縛られることなく、まるで隣の席にいるかのようなコミュニケーションを実現できるようになれば、ワークライフバランスだけではなく、社員の働き方も変革できます。その鍵を握るITは、メールよりも進化したコミュニケーション方法の実践にあります。それは、Skype for Businessに代表されるコラボレーションツールの活用です。すでに、Skype for Businessを利用している中堅企業の中には、実際に親の介護のために地元に戻らなければならなくなった社員を離職させることなく、その地をサテライトオフィスとして新たな事業開拓のきっかけへと成功させた事例もあります。

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なぜメールではなくコラボレーションツールが必要になるのか

離れた場所と連絡を取り合う方法として、これまでは電話とメールが使われてきました。しかし、電話にもメールにも、それぞれに欠点があります。まず電話の場合は、相手が通話できない場所にいたらコミュニケーションが取れません。誰もがスマートフォンや携帯電話を持つ時代になっても、意外と思うように通話できないほど、多忙な人をつかまえるのは困難になっています。また、時間や場所に関係なく、相手と連絡をとれるメールも、即時性に欠けるために、急ぎの用事や依頼、あるいは会議といった目的には不向きです。

そこで、最近ではLineやMessengerのような、個人向けのSNSを使う人が増えています。メールよりも手軽で即時性があり、相手が読んだかどうかも確認できるSNSは、ちょっとしたコミュニケーションや急ぎの用事などに便利なのです。

Skype for Businessは、このSNSの良さをビジネス用途に進化されたコラボレーションツールです。先の中堅企業が、大切な社員を離職させることなく、地方に戻った先でも仕事を継続できるようになった最大の理由が、Skype for Businessの採用にあります。このコラボレーションツールを使うと、音声やビデオでオンライン会議ができるだけではなく、SNSのような手軽なメッセージを交換したり、現在の就業状態などをリアルタイムで伝えることができます。そのため、どんなに離れた場所で仕事をしていても、お互いに緊密なコミュニケーションが確立できるのです。
そして、このSkype for Businessの活用こそが、大切な人財が育児や介護などで離職してしまうのを守るためのITになるのです。

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