テレワーク利用で顕在化した課題とは? 解決のためのポイント

 2021.05.20  Microsoft 365チャネル編集部

ブログ記事のコンテテレワーク利用によって生じる課題にはどのようなものがあるのでしょうか。テレワークとは何か改めて確認し、それが急速に普及している背景を見たうえで、テレワーク利用時に生じる課題について、詳しい内容や解決方法まで解説します。

急速に普及するテレワーク

現在の日本ではテレワークの普及が急速に拡大を続けています。

時間や場所を選ばない柔軟な働き方を可能にするのがテレワークです。まずはテレワークの特徴や普及が進んでいる背景について解説します。

テレワークとは

テレワークとは英語の「tele(離れたところ)」と「work(働く)」を合わせた言葉で、情報通信技術の活用により、会社内だけではなく場所を選ばず

仕事ができる働き方のことです。テレワークは、主に在宅勤務やモバイルワーク、サテライトオフィスワークの3つの種類に分類されています。

在宅勤務は自宅にいながら家庭のインターネット環境を利用して働く勤務形態で、従業員のワーク・ライフ・バランス実現に有効とされています。

モバイルワークは、移動中の新幹線や飛行機の中、顧客先、カフェなどで仕事をする働き方で、営業先からオフィスに戻る移動の手間を削減できるなどのメリットがあります。サテライトオフィスは、勤務先のオフィスではなく他の地域など遠隔地に就業用施設を設けてオフィス代わりに活用する方法です。顧客の所在地、従業員住所の近くに施設を設置することで、業務の効率化や人材確保につながります。

テレワークの急速な普及

総務省の「令和元年通信利用動向調査」では、現在テレワークを導入している企業は20.2%との調査結果が出ています。

参照元:https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/statistics/data/200529_1.pdf

また、令和2年に産業労働局が都内の企業10,000社に対して行ったアンケート「テレワーク導入実態調査結果」によると、令和元年には25.1%だった導入企業が令和2年に57.8%まで急増しました。

参照元:https://www.metro.tokyo.lg.jp/tosei/hodohappyo/press/2020/09/14/documents/10_01.pdf

政府によるテレワーク導入の推進がなされた根底には、通勤時間の削減、少子高齢化による労働力不足解消、育児・介護期間の従業員の勤務継続などを目的とする働き方改革がありました。

テレワーク導入企業は徐々に増加していましたが、2020年からは新型コロナウイルス対策によってテレワークの必要性が高まったため普及が急激に拡大し、現在も広まりつつあります。 また、厚生労働省による「働き方改革推進支援助成金(テレワークコース)」制度も、普及を進める原因のひとつです。

テレワーク普及で生まれた課題

テレワークの普及に伴い、テレワーク環境でのコミュニケーション不足、労務管理・タスク管理の障害、セキュリティリスクなどさまざまな課題も発生しています。ここからはテレワークの普及によりどんな課題が生じるのかを詳しく説明していきます。

コミュニケーションの不足

オフィス勤務の場合、従業員が集まって働いていたため自然と顔を合わせてコミュニケーションをとることができていました。テレワークで在宅勤務に切り替わった場合、基本的にオンラインのグループウェアなどで連絡を取り合うため、必要なとき以外の会話や情報交換などコミュニケーションの機会が減少します。それまでオフィスでは気軽に伝えられていた情報も、やり取りをする機会がないため共有が難しいケースが多くなるかもしれません。

静かな環境でも行えるテレワークは、レポートや資料、論文作成時などに集中できるメリットがあります。一方、オンラインでは相手の「顔」が見えないため、業務の上でチームプレーが難しい、業務の成果がしっかり把握できず人事育成が大変、人事評価に支障が出るなどの問題も生じやすいので注意が必要です。

労務管理・タスク管理の障害

柔軟性のある働き方が特徴のテレワークでは、勤務時間が決まっているオフィス勤務とは異なり、タイムカードのような労務管理手段が利用できません。

在宅勤務では、社員が自宅で家族の介護や育児などを行いながら働く場合もあり、単純に勤務時間を計算できないという問題があります。

管理者が勤務中の各社員を確認できないため、勤務状況が把握できずタスク管理も難しいでしょう。

ペーパーレス化が障壁となる

テレワークを導入・運用するためには、オフィスでしかできない作業を遠隔地でも行えるよう、環境を整える必要があります。作業環境の変化には、オンラインで作業ができるネットワーク環境の構築だけではなく、これまで「紙」ベースで行ってきた作業をペーパーレス化することも含まれます。

紙の資料が必要な作業が多いと、在宅勤務をしていても書類を取りに行くため、あるいは完成後の書類の提出や上司からハンコをもらうだけのために出社しなければなりません。 作業に必要な資料の閲覧もオンラインで行えるように、膨大な資料を格納できるサーバーの構築や運用も大切です。

スキルにかかわらず従業員全員が使用できる使いやすいシステムの導入など、ペーパーレス化に向けた準備がテレワーク運用の課題になるケースもあります。

セキュリティリスクが生まれる

テレワークでは在宅勤務やモバイルワークなど、社員がノートパソコンやタブレットを持ち運んで仕事を行うケースが多いため、セキュリティ面での問題も生じます。ノートパソコンの盗難や紛失などの物理的な問題があり、社外ネットワークを使用した際やウイルスに感染した際などに第三者へ情報が漏えいしてしまうおそれもあります。

会社の機密情報が盗まれる事態を避けるためにも、利用する端末はセキュリティ対策を万全にしておかねばなりません。

コストが発生する

テレワークを導入する際には、在宅勤務に使用するツールや専用ソフトの購入といったコストが必要です。

まず社員のパソコンから社内システムへ安全にアクセスできるシステム環境の整備を行います。それから各社員とコミュニケーションをとるためのWeb会議ツール、チャットツール、Web勤怠管理ツール、プレゼンツールなどを導入しなければいけません。

このように、テレワークに必要な環境を整えるためにはそれなりの初期費用がかかります。ただしテレワーク導入は、オフィスの規模を縮小したり交通費が削減されたりするなど、後々のコスト削減につながるメリットもあります。 また、小規模のサテライトオフィスを設置する場合、賃貸費用や水道高熱、椅子やデスクなどの費用も必要です。セキュリティリスクを解決できるなら、他社とのシェアオフィスを活用することもできます。

テレワークの課題を乗り越えるには

テレワークには、ペーパーレス化への切り替えやコミュニケーションの促進、労務管理などさまざまな課題があります。

必要なシステムやツールの利用など解決策を用いることで作業効率の向上が図られ、それらの課題を乗り越えることも可能となるでしょう。

以下に、テレワークの課題を乗り越えるための方法について解説していきます。

ペーパーレス化と情報共有の合理化

テレワーク導入と共に行いたい、業務に使用する書類のペーパーレス化は、パソコンなどの端末上でデータをやり取りできるクラウドシステムの導入により解決できます。クラウド上でデータの共有・編集が可能になると、ペーパーレス化を促進でき、作業の効率アップにもつながります。デジタル化した情報を一元管理できる「InSite」なら、テレワーク中どこからでも必要な書類を見つけて閲覧し、作業に取り組むことが可能です。

「InSite」を利用すると文書を管理、効果的に活用できるため、紙ベースの書類や資料が不要となり、ペーパーレス化をスムーズに進められます。

従業員のコミュニケーション促進

テレワーク中には、従業員のコミュニケーションがチャットやWeb会議ツールなどで行われるのが一般的です。

しかし、Web会議ツールなどではやり取りにも限界があり、コミュニケーション不足に陥りやすいとの問題点があります。そこでコミュニケーション不足を解消するには、テレワークに特化したコミュニケーションツールの利用がおすすめです。 「engauge.works」は、お互いの顔が見えにくいテレワーク環境でも、従業員同士が共有し情報交換の場として活用できるツールです。従業員が自身の業務に関係するトピックや成果を社内で気軽に発信したり、人の発信にコメントができたりするため、他の人との情報を共有しやすいメリットがあります。

また、自身のキャリアや得意分野などを公開できるプロフィールもあり、希望するプロジェクトへのアピールにもつながります。

従業員の状況の可視化

テレワークで従業員の勤務状況が把握できないと、チームのパフォーマンス向上に向けたマネジメントは難しいでしょう。

そこで、作業時間に問題はないか、チーム間のコミュニケーションが充分かなど、従業員の稼働状況をモニターする際に使えるのが「IntelliReport」です。テレワーク下における従業員やチームの状況把握という課題に対して、稼働時間やコミュニケーション量を自動測定により数値化し分析可能にすることで解決します。

業務の稼働時間から仕事の負荷バランスを判断、チームのつながりの強さを把握し、アドバイスやマネジメントでの改善が期待できます。

「課題」を「メリット」に転化

テレワークで生じる課題は、ツールにより管理・改善を図ることが可能です。「DISCOVERIES」を導入して文書管理やコミュニケーションツール等を活用すると、会議時間やメール作成時間を削減できるなど業務の効率化が進み、作業時間が増加するでしょう。実際に40名規模の会社で導入した事例では、月々65.6万円の人件費削減が実現しています。

参照元:https://www.biz2cloud.com/hubfs/pdf/discoveries/productive-telework-guide.pdf

IntelliReportはoffice365とも連動していて、office365監査ログレポートデータを制限なく取得可能。強力なセキュリティ監査体制も備えています。

こうしたツールの導入により、課題を逆に管理可能なものとしてメリットに変えることができるでしょう。

まとめ

「DISCOVERIES」では、文書管理システム「InSite」、エンゲージメント経営プラットフォーム「engauge.works」、チームマネージメントツール「IntelliReport」が活用できます。効果的なテレワークで働き方を変えられるDISCOVERIESのサービスを検討してみてはいかがでしょうか。

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