仕事の管理が変わる!?社員の活動見える化と分析手法とは

 2021.05.27  Microsoft 365 チャンネル編集部

新型コロナウイルス感染拡大の影響で、リモートワークが導入され始めていますが、社員の稼働状況が見えないことから、業務の生産性の低下が問題視されています。業績改善のために、業務内容を見える化して、生産性の低下を招く問題点を見つけましょう。この記事では、リモートワークでも、社員の活動を見える化できるツールをご紹介します。

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リモートワークによる社員の活動の見える化が求められる

パーソル総合研究所の調査結果によると、2020年12月時点でリモートワークを実施している企業の割合は25.7%とされています。新型コロナウイルスの感染拡大によって急速に普及しているものの、約7割の企業がリモートワークを行えていない状況です。

リモートワークの懸念点としては、社員の活動量が分かりづらいことや、公平・公正な評価がしにくいこと、社員が業務をさぼっていないか不安になることなどが挙げられています。

また、対策を行わずにリモートワークを導入した場合、チャットやメール、日報などのコミュニケーションツールでしか業務内容が確認できません。業務をさぼる社員がいる一方で、バーンアウト(働き過ぎ)する社員もいるため、各自の活動量を見える化して、マネジメントしていく必要があります。

リモートワークを健全に運営するためにも、社員の活動の見える化が求められているのです。

社員の活動を見える化する目的

リモートワークの導入にあたって、社員の活動を見える化することで、どのような効果が得られるのでしょうか。具体的な見える化の目的について解説します。

業務効率化

社員の活動を見える化することで、業務を非効率化している要因を特定できます。要因の仮設検証や改善策の検討を行うことで、業務改善が行えるのです。

例えば、社内会議に過剰に時間を充てているケースを想定してみましょう。生産効率の低い業務を見える化し、これらの時間を商談に充当できれば、営業成績を伸ばせます。

ビジネスチャットツールを導入して情報共有を図り、社内会議の頻度を減らせば、商談回数も増やせるでしょう。このように、各自の活動を見える化すれば、改善箇所を把握でき生産性向上が図れます。

企業の業績アップのためにも、社員の活動の見える化は必要不可欠なのです。

勤務実態把握

社員の勤務時間を客観的に把握することができれば、サービス残業や仕事をさぼっている社員を検知することができます。勤務実態を適切に把握することで、稼働の最適化に繋げられるのです。

リモートワークの勤務時間を自己申告制にしてしまうと、管理が曖昧になりがちですが、見える化することでこれらの問題は解決できます。

組織力向上

社員の活動の見える化だけではなく、チーム単位の活動の可視化が実現できれば、組織力の向上も期待できます。

各自の業務内容や活動量を把握することで、余裕のあるメンバーに仕事を割り振ったり、大量のタスクに追われているメンバーのサポートが行えたりします。リモートワーク環境下ではコミュニケーションが取りづらく、気軽に相談ができない風潮もあるため、社員の活動を可視化してバランス良くサポートしていく必要があるのです。

Coo Kai 活動分析で社員の働き方を見える化を実現

リモートワークの導入には、社員の活動量の見える化が重要であることを解説しました。社員の活動分析を行う場合は、「Coo Kai 活動分析」がおすすめです。ここでは、Coo Kai 活動分析の主な機能や特徴、料金について分かりやすく解説します。

機能

Coo Kai 活動分析の主な機能は、2つあります。

(1) 組織階層型カレンダー

組織階層型カレンダー機能とは、上司・同僚の予定を一覧で表示でき、空き時間を比較しながら予定を登録できる機能です。階層構造型のため、対象メンバーの予定の比較がしやすく、週表示や日表示の切替えも簡単に行えます。

また、Microsoft社のOffice365と連携できるアプリケーションであり、Office365の個人の連絡先もワンタッチで確認できる仕様となっているため、操作が非常に簡単です。

(2) 活動分析

活動分析機能とは、日頃利用しているカレンダーに区分を登録するだけで、「会議時間」「移動時間」「商談時間」などの各業務時間を集計できる機能です。集計結果は、Power BI用テンプレートで出力することができ、一定期間の活動をまとめて表示できます。

客観的に業務活動を振り返ることで、改善点を捉え、生産性向上につなげることができるでしょう。

特徴

ここからは、Coo Kai 活動分析ならではの特徴を紹介します。

(1) らくらく導入

社員の活動を見える化するためには、業務活動を記録していく必要がありますが、日報の作成業務は大きな負荷となります。業務活動の記録に大きな負荷がかかると、組織全体の生産性は落ちてしまうでしょう。

Coo Kai 活動分析では、日頃から使用しているカレンダーに区分を登録するだけで、活動量を自動集計できます。そのため、社員に大きな負荷がかかる心配はありません。日報作成に時間を割かずに社員の活動量を集計できます。

また、Coo Kai 活動分析の申し込み後、最短3営業日で導入できるスピード納期も魅力となっています。

(2) 個人・チーム単位で集計

Coo Kai 活動分析は、社員各自の活動量の見える化だけではなく、チーム単位の活動量の見える化を実現します。幅広く業務活動データを解析することができるため、組織マネジメントやセルフマネジマントなど多岐にデータを役立てることができます。

リモートワークでは、公平な人事評価が行われているか不安に感じる社員も少なくありません。しかし、活動量を見える化して情報共有しておけば、社員の人事評価に対する不安も解消できるでしょう。

(3) データの再利用が可能

活動データはCSVで出力できるため、ExcelやBIツールを活用して分析ができます。また、他システムと連携して、利用用途に応じたデータの再利用が行えます。

料金

Coo Kai 活動分析は、リーズナブルな価格で導入できます。初期費用は0円で、月額費用は300円/IDとなっています。また、契約ID数に応じた金額調整も受け付けているため、導入時に相談をしてみましょう。

Coo Kai 活動分析の料金はリーズナブルですが、ご利用マニュアルや障害時のサポートも受けられるため、安心して利用できるツールです。

まとめ

リモートワークで生産効率性を維持するためには、業務全体の見える化が欠かせません。Coo Kai活動分析を導入すれば、大きな負荷をかけずに社員の活動量の見える化が実現でき、非効率的な業務を見直せるだけでなく、メンバーに均等に業務を割り振ることができます。導入をぜひご検討されてみてはいかがでしょうか。

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