Workplace Analyticsを使った「コラボレーションスタイル診断」

 2021.02.15  Microsoft 365チャネル編集部

働き方改革が進む昨今、社員やチームが実践している働き方について、実行力や効率性を正確に診断することが重要になってきています。「Microsoft Workplace Analytics」を活用することで、社員の働き方を診断してくれる「コラボレーションスタイル診断」は、働き方改革に取り組む企業にとって欠かせないサービスではないでしょうか。本記事ではJBSの提供するこのサービスについて、概要・内容を詳しく解説していきます。

Workplace Analyticsのコラボレーションスタイル診断とは

「コラボレーションスタイル診断」とは、JBS(日本ビジネスシステムズ株式会社)によって提供されている働き方診断サービスです。コラボレーションスタイル診断では「Microsoft Workplace Analytics」(以下:Workplace Analytics)を活用し、メール・インスタントメッセージ・予定表・Web会議など、Microsoft 365上に蓄積されたメタデータや組織的ナレッジを収集します。そして収集した膨大なデータを基に社員または組織の働き方の傾向を分析して可視化します。

企業は可視化されたデータを基に傾向と対策を練り、社員の満足度アップや生産性の向上を目指します。さらに、働き方の傾向を把握することで、組織改革だけでなく組織としての強みや活かすべき点もわかりやすくなります。組織の傾向と強みを把握することで、既存の製品またはサービスを改良したり、新規企画を立案したりといった、自社製品やサービス品質向上のために役立てられるでしょう。

また、働き方改革の取り組みによってリモートワークが急速に普及する今だからこそ、社員が業務を確実に遂行しているかをしっかり把握することが重要です。リモートワーク最大の利点は、社員が会社に出社せずとも業務遂行可能となる点です。通勤時間が削減されることで、社員はより効率的に業務へ集中してくれるため、企業全体の生産性も向上すると期待されています。

しかし一方で、出勤しないことで上層部が社員の勤務状況を把握できないといった課題も発生しています。社員の勤務状況や仕事の進歩状況がわからないと、上司が仕事を振り分けられずチーム全体の生産性が低下するだけでなく、社員の適切な評価もできなくなってしまいます。

その結果、企業全体まで生産性が低下する恐れもあるため、企業にとってリモートワーク時の社員管理は対策しなければなりません。だからこそ、コラボレーションスタイル診断のようなクラウドサービスが注目されています。

コラボレーションスタイル診断の特徴は、分析結果が出るまでに要する時間がわずか6週間という点でしょう。短期間で結果がわかるため、組織改善を急務とする企業や KPI(重要業績評価指標)の設定を急ぎたい場合などに有効です。

コラボレーションスタイル診断の主なサービス

コラボレーションスタイル診断のサービスは、3段階のステップに分かれています。ここからは、コラボレーションスタイル診断のサービス内容について紹介します。

働き方の改善機会とインパクトを試算

社員の働き方が効率的かどうか気になっている経営陣のために、コラボレーションスタイル診断ではまず「洞察(Insight)」を行います。洞察では、Workplace Analyticsを活用し、働き方の傾向と対策を導き出し、対策の施行が企業に与える影響を試算します。

そして試算結果やアドバイスを基に、企業は実際の働き方改善について、具体的な対策を検討できるようになります。このように、洞察からは、社員たちの働き方改善を考えるための軸が得られるのです。

4つの分析から働き方を可視化

さまざまな働き方が容認されるなか、社員に対する新たな評価方法に頭を悩ませている人事部の方も多いことでしょう。特にリモートワークでは、社員の勤怠状況を把握することが難しいでしょう。実際、多くの企業においてリモートワーク環境での社員管理が課題となっています。

そこで重要なステップが、分析(Analysis)です。分析では、コラボレーション過多(仕事量が多すぎないか)、業務負荷・拘束時間の偏り(働きすぎていないか)、実効性の高いマネージメント(経営管理における改善策の提案)、組織のサイロ化・硬直化(組織の柔軟性を分析)、といった4つのテーマから社員の働き方を分析し可視化します。可視化したデータを基に改善策と、対策が与える影響を試算します。

ワークショップ形式で分析ナレッジを提供

コラボレーションスタイル診断の最終ステップはトレーニング(Training)です。トレーニングでは、上記2つのサービスで得た分析ナレッジをワークショップ形式で提供し、IT部門担当者に対してWorkplace Analyticsの使い方もレクチャーします。そして将来的に担当者自身で情報収集や保存、共有といった分析作業が行えるように支援することを目指します。

コラボレーションスタイル診断のサービスフロー

先述のようなコラボレーションスタイル診断は、簡略化すると以下のような4つのサービスフローとして実行されていきます。

01.環境準備

Workplace Analyticsのライセンスの割り当て・基本設定・権限設定を行います。

02.抽出条件の調節

除外ルールの作成・組織データアップロード・クエリの作成を行います。

03.分析実施

Workplace Analyticsクリエ結果の取り込み・データの分析と見直し・詳細分析を行います。

04.分析結果

分析結果の報告・改善機会の優先付け・ビジネス価値の確認を行います。

上記、サービスフローを6週間で提供します。その後にワークスタイル変革の提案やPower Platformの活用支援、会議の効率化施策などを提案します。

コラボレーションスタイル診断の利用価格

最後に、コラボレーションスタイル診断の利用価格を紹介します。なお、これらの価格には上記で紹介したサービスフローのすべてが含まれています。

  • 提供価格:300万円

※Microsoftへ支払うための、Workplace Analyticsのライセンス費用は別途請求

  • 対象ユーザー数:999名

※対象ユーザー数が999名を超える場合は別途見積もりが必要

  • 契約形態:契約形態は、準委任契約(金額固定)

対象ユーザー数 1,000 名以上の場合は別途見積もりが必要になるため相談

まとめ

リモートワークの普及により企業の生産性向上が期待されています。しかし、社員の働き方をきちんと把握していなければ、生産性が低下するリスクもあります。

そんなときに活用したいのが、コラボレーションスタイル診断のようなクラウドサービスです。各チームや社員の働き方を分析し、その実効性や効率性を可視化して示します。分析結果へのアドバイスも受けられるため、企業全体の生産性向上へつなげていくことができるでしょう。加えて、社員一人ひとりの満足度アップを実現させられるよう、それぞれの働か方を適切に応援していけるようになるでしょう。

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