会議にMicrosoft Teamsを使っている企業は多くありますが、Microsoft Teams Roomsも利用すると、会議の効率や質の向上が期待できます。特にハイブリッドな職場環境や、複数人での会議を行うことが多い企業にはメリットが多いでしょう。そこで本記事では、Microsoft Teams Roomsのメリットや導入に必要なものなどをご紹介します。
Microsoft Teams Rooms とは？
「Microsoft Teams Rooms」(以下Teams Rooms)とは、Microsoftが提供しているMicrosoft Teams(以下Teams)の会議に接続するための会議室向けソリューションです。会議室内にカメラやマイク、モニターなどの設備を配置することで、会議室から簡単に会議に参加できる環境を構築します。
Teams Roomsの主な機能として、専用コントローラーの使用で情報共有と画面共有、外線発信などが1台で操作できるようになります。デバイスの検知で自動参加する機能もあります。
TeamsとTeams Roomsの大きな違いは、ライセンスの紐づけ先です。Teamsの場合は各ユーザーのアカウントにライセンスを紐づけますが、それゆえその個人のアカウントでしかTeams会議に参加できず、参加者全員がTeamsのライセンスを取得している必要があります。一方、Teams Roomsは会議室に設置するデバイスにライセンスを紐づけるため、デバイスを設置した会議室を利用する全員が簡単に会議に参加できます。個々人のアカウントやパソコンの状況は関係ありません。
そのほかの違いも挙げると、Teamsはオンライン上で顔を合わせて打ち合わせを行いますが、Teams Roomsはリモートと対面ミーティング両方での利用が想定されています。現場に来られない人と、会議室に集まれる人との円滑なコラボレーションを実現するツールでもあるのです。
Microsoft Teams Rooms を導入するメリット
ここでは、企業にTeams Roomsを導入することで得られる主なメリットについて解説します。
ハイブリットワークの実現
Teams Roomsの導入は、ハイブリッドワーク環境の実現に貢献します。
ハイブリッドワークを実施するには、リモートワークに従来のオフィスワークをただ足すだけでは不十分です。リモートワーカーとオフィスワーカーの間にはコミュニケーションの課題が発生することが多く、思うようなパフォーマンス効果が得られないことがあるためです。
そこでTeams Roomsを利用し、コミュニケーションの課題解消を図ることで、情報共有がしやすくなり、両ワーカーの円滑なコミュニケーションが実現します。会議室に参加者が集まるだけでビデオ会議を開始できるようになり、誰もが適切なカメラやマイクなどの機材を利用した会議を行えます。参加者がそれぞれでパソコンを占有する必要もありません。
会議が始まるまでの時間短縮
オンライン会議を開くときは、機材などさまざまな準備が必要であり、すぐに始めようと思ってもなかなか難しいところがあります。操作に手間取って開始時間が遅れたり、参加者を待たせてしまったりすることもあるでしょう。
しかし、Teams Roomsの場合は直感的な操作ができ、ワンタッチで会議の開始が可能です。これにより、ITツールに不慣れな人でも迷わず簡単に会議を始めらます。
また、Teamsと同じ感覚で利用できる点もメリットです。新しいツールを導入すると、使い方を覚える手間がどうしても発生します。しかしTeams Roomsの場合、Teamsと操作感がほとんど変わらないため、Teamsをすでに利用している企業ならあまり抵抗なく社内で受け入れられるでしょう。
コミュニケーションの多様化
たくさんのコミュニケーション手段が用意されているのも、Teams Roomsの利点です。ビデオ会議以外ではホワイトボードやテキストチャット、音声だけの会議などの機能があり、状況に合わせて情報共有の手段を選べます。Teams Roomsの1台で済むため、複数のサービスを使い分ける手間も不要です。
ホワイトボードには透過機能があるため、記入者がボード前に立っていても透過処理されます。これにより、ホワイトボードの内容が記入者の影になって見えず、会議の内容を把握しづらくなる状態を防止することが可能です。
環境に合わせた設置が可能
社内の会議室環境に合わせた設備の設置が可能です。小～大規模までさまざまな会議室に対応するパッケージが用意されているため、自社の会議室に適したプランを選んで導入できます。モジュール化されたキットを選ぶこともできますし、広い会議室に最適なビームフォーミングマイクと組み合わせられる「Teams Rooms AVシステムパッケージ」のようなソリューションもあります。このように認定デバイスの種類が豊富なため、環境に応じて選択できるのが魅力です。
すでに会議室にモニターなどの設備が整っている場合は、Teams Roomsのデバイスと接続するだけで導入を完了させることも可能です。工事費用などのコストを抑えながらハイブリッドワーク環境の構築を目指す場合でも、Teams Roomsがおすすめです。
Microsoft 365 管理センターで管理が可能
Microsoft 365のビジネスプランを利用している場合、Teams Roomsは管理センターを使って管理できます。Microsoft 365管理センターのサイドバーからリソースの項目を選択し、会議室と備品の画面でリソースの追加を行うことで、会議室アカウントを作成できます。ほかには、再起動などのデバイス管理の実行や、カメラ・モニター・マイクなど周辺機器の正常性チェック、現在や過去のミーティングアクティビティの確認、接続中の機器の表示なども管理センターで行えます。
Microsoft Teams Rooms の導入に必要なもの
導入の際には、Microsoft 365導入後環境と、Teams Rooms用のミーティングライセンスおよび認定デバイスの3つが必要です。認定デバイスはカメラ・マイク、制御用小型パソコン、操作用タッチコンソールを用意します。さらにモニターやホワイトボード用のコンテンツカメラもあると、より快適な会議環境が実現します。
ライセンスには月額1,630円の「スタンダード」と、月額5,440円の「プレミアム」の2種類がありますが、会議に必要な基本機能はどちらもそろっています。プレミアムのほうは、会議室を24時間年中監視するマネージドサービスが付属する点が主な違いです。
Microsoft Teams Rooms の導入がおすすめな企業
会議や打ち合わせにTeamsをよく利用している企業は、Teams Rooms導入により準備の手間の削減につなげられます。リモートワーカーとオフィスワーカーの両方がいるハイブリッドな環境の場合は、導入により会議進行や双方のコミュニケーションの円滑化が期待できるでしょう。
ほかには、会議を複数人で行うためにパソコンや機材を会議室に持ち込んでいる場合や、オンライン会議の導入にコストや高いハードルを感じている企業にもおすすめです。Teams Roomsを導入するときは、すでにある機材を利用できるうえ、1人1台ではなく会議室に1台あればよいため、導入・運用コストを抑えることが可能です。
また導入後は、設置した機材を利用するだけで会議を始められるため、セッティングの手間も省けます。Teams Roomsを導入することで、企業の会議環境が時代に合ったよりよいものへと変化するでしょう。
まとめ
Microsoft Teams Roomsを利用することで、社内外のワーカーが混ざる会議の質と効率が向上します。会議室に集まるだけで会議を始められるため、準備の手間もかかりません。Microsoft 365を利用する企業なら簡単に導入可能です。社内の既存機材を利用できるため、コストも小さく抑えられます。
