Office 365の 電子メールで成功する企業は、ソコが違う

 2016.01.13  Office365編集部

はじめに

Office 365の電子メールを採用して、これまで実現するのが難しかったメールの活用を通して、ビジネスの競争力を強化したり、社内の意思疎通を円滑にした成功例が、数多く生まれています。

そうしたサクセスストーリーは、企業の規模や業態に限らずに、あらゆるビジネスで効果を発揮しています。そこで、マイクロソフトのウェブサイトに公開されている事例の中から、Office 365の電子メールで成功した企業の秘訣について、探っていきましょう。

100〜999人の製造業が電子メールをOffice 365に切り替える理由

Office 365は、クラウドサービスなので社員が数名の小規模な会社から、数千人以上の大企業まで、等しく柔軟に導入できます。その中で、日本を代表する100〜999人の規模で製造業を中心に事業を推進している5社に注目してみましょう。この5社が、なぜOffice 365を選んだのか、その理由を知ることは、次に自社が成功する秘訣となるでしょう。

赤城乳業株式会社

商品企画が Skype for Business のビデオ会議から生まれるなど、クラウドを軸としたマイクロソフトのプラットフォーム上で、コミュニケーションが活性化
https://www.microsoft.com/ja-jp/casestudies/akagi.aspx

株式会社YAMAGIWA

複数のクラウド サービスを比較検討し、新たな情報基盤への 4 つの要件を全て満たしている Office 365 を導入
https://www.microsoft.com/ja-jp/casestudies/yamagiwa.aspx

株式会社サカタ製作所

多忙な営業員の情報共有をスムーズにするためにクラウドサービスの利用を決断。Google Apps など複数のサービスを比較検討した結果、Microsoft Office 365 を採用
https://www.microsoft.com/ja-jp/casestudies/sakata-s.aspx

株式会社明光商会

スケジュールの全社公開などを実践する「全員参加のコミュニケーション経営」を、さらに効率するための最適なツールとして、Office 365 を選択
https://www.microsoft.com/ja-jp/casestudies/meikoshokai.aspx

本田金属技術株式会社

情報共有基盤を Lotus Notes から Microsoft Office 365 へと移行。グローバルな拠点連携をスピードアップ、TCO 半減も可能に
https://www.microsoft.com/ja-jp/casestudies/hondakinzoku.aspx

赤城乳業株式会社

同社がOffice 365の電子メールを使おうと決めた背景には、2002 年からバージョンアップをしていない Notes が情報共有の足かせに、なっていたといいます。

「当社の情報化への取り組みは、食品メーカーとしては早い方だったと思います。まだ売上の規模が 100 数十億だった 20 年以上も前から、現場が中心となって生産管理や販売管理などのシステムを導入してきました。その中で、各部門や部署のコミュニケーションを促進するために、1996 年に Notes を導入しました。当時はまだ、社内のネットワークをインターネットに接続していなかったので、主に社員どうしのメール交換や議事録の共有のために利用していました」。

というコメントが、事例では紹介されています。そして、Office アプリケーションとの高い親和性をユーザーが評価、9 製品から Office 365 を選定、したといいます。

「最終的な決め手は、今 (Notes) を選ぶのか、10 年後を見据えた将来 (Office 365) を選ぶのか、という判断でした。もちろん、Notes にしておけば、現場の混乱もなく我々の手間もかからないと思われました。しかし、Notes では、機能的な面でも、これからの 10 年先までを託していいのか不安がありました。また、現場からは『テレビ会議が欲しい』と言われ続けていたこともあり、我々は Skype for Business のビデオ会議機能を持つ Office 365 に注目したのです」

電子メールだけではなく、Office 365で提供されるその他のサービスにも注目し、その活用を促進することが、社内の活性化やコミュケーションの強化になると判断したのです。具体的な成功例としては、「Office 365 によって、社内に共通のプラットフォームができたことも、大きな成果となっています。

Microsoft製品関連お役立ち資料

これまで、社内で会議の日程を決めようとすると、電話やメールで確認しなければならず、何度も日にちや時間を問い合わせて、返事をもらってまた確かめてと、調整に時間と手間がかかっていました。それが Office 365 の予定表を使うようになって、各自のスケジュールがオンラインでリアルタイムに確認できるので、すぐに会議の日程を決められるようになりました」と評価されています。

株式会社YAMAGIWA

同社では、チーム プレイを重視する事業を推進していましたが、情報基盤の刷新が重要課題になっていました。そこで、以下の4つの要件を満たすサービスを探したといいます。

まず第 1 は、場所を問わずに使えることです。第 2 は、メールの保管をサーバー側で行うことができ、その容量も十分に確保できることです。第 3 は、クライアント PC 上の Office の管理が可能なことです。そして第 4 の要件が、企業ユースに相応しい機能が装備されていることです。

これらの要件をすべて満たせるサービスとして、Office 365が採用されました。そして、Office 365 の導入で最も大きなメリットとなったのは、社外でもメール サーバーにアクセス可能になったことです。

しかもメール ボックス容量が 25 GB と大きく、過去にやり取りした全てのメールを参照できます。「インターネットに接続できるノート PC を持ち歩けば、社内と同じように利用できます。これはユーザーから非常に便利だと評価されています。また OWA を使用すれば、自宅の PC から Web でメール確認することも可能です」という評価が得られました。

「コミュニケーションやコラボレーションのあり方が変われば、社員の意識やワーク スタイルも変化していきます」と、同社では捉えています。今後は、「Office 365 の存在は、チーム プレイ強化に欠かせない基盤として、これからさらに重要な役割を担うようになるはずです」との期待を寄せています。

株式会社サカタ製作所

同社では、メール システムに Exchange Online を活用。Microsoft Outlook と OWA (Outlook Web App) を併せて活用することで、インターネットさえあれば、いつ、どこにいてもメールとスケジュールを確認できる環境を実現。

予定確認のために外出先からオフィスに頻繁に電話をかけたり、遠方から時間をかけてオフィスに戻るといった手間が不要になり、営業員の業務効率が大幅に向上したと言います。15 名の営業員が外出後に帰社して平均 2 時間残務作業をする時間が削減できているため、1 か月あたりの効果を金額に換算すると約 80 万円にもなります。

さらに、スマートフォンとの同期も可能なことから、BYOD (Bring Your Own Device : 私物端末活用) まで推奨するなど、自由度の高いメール活用が実践されています。

株式会社明光商会

同社は、スケジュールの全社公開などを実践する「全員参加のコミュニケーション経営」を、さらに効率化するための最適なツールとして、Office 365 を選択。クラウドの利点を活かし、今後の海外戦略へ向けた基盤を整備しました。

「当社のビジネス規模は、それほど大きくはありません。IT の専任担当も 4 名しかおりません。ですから、IT については "抱え込むべき長大なシステム" ではなく、"柔軟に活用できるツール" であるべきだと割り切っています。サーバーを抱えこめば、その運用保守に時間を取られてしまい、先に進むための戦略立案に時間が使えなくなりますから」という理由から、「全員参加のコミュニケーション経営」を支えるツールとして、複数のクラウド サービスを比較検討した結果、明光商会が採用したのがマイクロソフトのビジネス用クラウド サービス、Microsoft Office 365 でした。

「当社は営業中心の会社ですから、メールなどのコミュニケーション環境は重要です。加えて、全員参加の経営をよりスムーズに進めたいという思いがありました。そこで、グループウェアの機能として、全社員必読の『社長日記』および『スケジュール共有』、そして『メールの使い勝手』の 3 点を中心にして、細かく比較検討を行いました」。

そして、公開された全社員のスケジュール確認や決裁のスピード化など、日常業務をよりスムーズにできるクラウド サービスを選択したのです。

導入した結果、「Office 365 を使うことで、『全員参加のコミュニケーション経営』も、今までよりスムーズに回るようになってきました。やはり、毎日使うツールであればこそ、ほんの少しのユーザビリティーの違いが積み重なって、より大きな利点として見えてくるものです」という評価が得られています。

本田金属技術株式会社

同社では、ビジネスのボーダーレス化に対応するため情報共有基盤刷新でグローバル連携を強化したいと考えていました。その背景には、従来型のグループウェアの中には拠点ごとに導入するタイプのものが多く、拠点間の情報共有が難しいことも少なくありません。

特に海外拠点との間では、古いグループウェアの存在が、円滑な情報共有のハードルになっているケースが増えています。そこで、旧システムからの刷新を図るために、同社では次世代の情報共有基盤に対して、4つの要件を提示したのです。

まず第 1 は、災害や停電が発生してもビジネスが継続できること。第 2 はこれまで使ってきた Notes の機能を継承できること。第 3 は海外拠点やグループ会社をカバーしたグローバルな情報共有が可能なこと。そして第 4 が、メールやドキュメント共有だけではなく、リアルタイムの Web 会議が可能なことです。

この要件を満たすために、同社では最初に 5 種類のクラウド サービスを取り上げ、比較検討を実施。最終的に Office 365 が採用されています。「ミッション クリティカルな業務での採用など、マイクロソフトが他社に比べ、エンタープライズ分野での実績を持っていたことです」という選択の理由もありました。導入の結果、拠点コミュニケーションのスピードが向上、TCO も半分以下に削減、環境面でも大きな効果、などが得られました。

「メールボックスのサイズも、以前はサーバーの制約で 1 人あたり 150 MB に限定されていましたが、今では 25 GB まで使えます。頻繁にアーカイブして保存する必要がなくなったので、ユーザーの利便性は高まっています」といいます。

加えて、IT 部門の運用負荷も軽減しています。以前は年間延べ 1,460 時間がメールおよびグループウェアの運用に費やされていましたが、これがほとんど不要になりました。またシステム導入の初期費も大幅に低減しています。その結果、6 年間のトータル コストは半分以下に減少。

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成果をあげる企業に共通したポイント

100〜999人規模の製造業が、Office 365の電子メールを導入して成果をあげているポイントは、大きく分けて3つあります。一つは、全社規模のメールを短期間に導入できる点です。二つ目は、クラウドによるコスト効果です。そして三つ目は、働き方の変革につながるコミュケーションの促進にあります。

まず第一の全社規模での短期間の導入は、クラウドならではメリットです。自社でハードウェアを購入したり、外部に依頼してシステムを構築してもらう必要がないので、メールのアカウントを登録するだけで、その日からOffice 365は使えるようになります。そのメリットを活用して、複数の拠点を持つ製造業などでは、導入から短期間で効果を出しているのです。

二番目のコスト効果は、ハードウェアやソフトウェアの初期投資が不要になるだけではなく、メールサーバーなどを運用管理する人件費なども削減できるため、長期に渡って安価な利用が可能になります。そして、運用や管理に使われていたIT人材の時間を、生産性の高い仕事に割り振ったり、より経営や業務に貢献できる作業に従事できるようになるのです。

そして三番目のメリットは、クラウドとモバイルを活用することで、社員がいつでもどこからでもメールを使えるようになるので、ワークスタイルの革新へとつながります。先の事例でも、すでに実践している企業がありましたが、スマートフォンやタブレットからもOffice 365のメールは利用できるので、会社のデスクに縛られない働き方が実現するのです。

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