システムの障害や人為的なミスにより、現在進行中のデータが破損・消失してしまうことがあります。急なトラブルに備えて、平時にバックアップ・アーカイブを作成し、データを保護しましょう。本記事では、バックアップとアーカイブの概要や必要性、それぞれの違いを紹介します。
バックアップとは？
バックアップとは、システムの障害や誤操作によるデータの破損・消失を防ぐため、既存データをコピーしておくことです。バックアップをしていれば、有事の際に復元作業を行うことで、データがバックアップ時点の内容に置き換えられます。バックアップの対象となるのは日常的に使用しているデータです。メールや書類・画像、経理・財務、商品、顧客データなどが当てはまります。
バックアップは、小さめのサイズであれば簡単に作成できます。例えば、Microsoft365内のサービスに、OneDriveというオンラインストレージがあります。こちらに保存しているデータは、タスクバー内クラウドアイコンをクリックし、[＆ヘルプ]＞[設定]＞[バックアップ]＞[バックアップを管理]から、バックアップの保存・取得が可能です。
こうしたバックアップの多くは自動で更新され、数日から数週間で新しいものに置き換わります。より古いデータを復元できるようにするには、特定の時点でのデータを個別で保存する必要があります。
Microsoft 365のバックアップの必要性
処理中のデータが破損・消失するケースは多々考えられます。例えば、パソコン本体のエラーや利用しているアプリケーションのエラー、あるいはユーザーの過失による削除や上書き、悪意あるデータ削除などです。特に、Microsoft 365などのSaaS環境では、ユーザーによる誤削除がデータ損失の最大の原因といわれています。
こうしたリスクを避けるためにも、日常的なバックアップは必要不可欠です。簡易なバックアップとして、Microsoft 365には「ごみ箱」「ドキュメントのバージョン管理」という2つのオプションが用意されています。
ごみ箱では、ユーザーが最近削除したデータを93日以内であれば復元できます。この期間を過ぎると完全に削除され、復元はできません。
また、OneDrive for Businessでは、ドキュメントのバージョン管理が有効になっている場合、ドキュメントごとに複数の旧バージョンを自動的に保存してくれます。こちらは、タスクバー内のクラウドアイコンより随時確認が可能です。自動で逐一バックアップを作成してくれ便利ですが、1アイテムごとにバックアップが作成されるので、大量のデータの保存・復元には向きません。また、現行のバージョンを削除すると旧バージョンもすべて削除されるので、誤削除の防止にはつながりません。
アーカイブとは？
アーカイブとは、利用頻度は低いものの重要なデータを、安全かつ長期的に保存しておくことです。法的な電子情報開示請求に応えるため、コンプライアンスやコーポレートガバナンスに関わる重要データを保管することが主目的です。ほかにも、システム内でアクセス数は減少したものの、ビッグデータとして価値があると判断されたものなども保管します。
保管先は外部端末やクラウドストレージなど、稼働中のシステム・ストレージとは切り分けます。アーカイブに保管されたデータは、元の場所から削除されても、アーカイブ内に蓄積され続けるのが特徴です。システムのバージョンなどを更新した際も、都度アーカイブに保管しておけば、すべてのバージョンが記録されます。
場合によってはメールのやり取りなども保管するなど、アーカイブ内のデータは膨大なものとなります。そして、ユーザーがこれらを、必要に応じて閲覧・取得できなければなりません。そのため、長期保存だけでなく、必要なときにいつでもデータを引き出せるよう、検索性を持たせておくことが重要です。
Microsoft 365のアーカイブの必要性
安全にデータを管理するには、アーカイブの作成は必須です。しかし、Microsoft 365に標準搭載されているアーカイブサービスは、特定のデータ保存やポリシー適用、電子情報開示要求への対応など、企業の幅広いニーズに対応できない可能性もあります。Microsoft365で利用できるメールサービスを一例に見ていきましょう。
「Exchange Online Archiving」という、メールアーカイブ機能があります。これは、送受信メールを手軽にアーカイブ保管できるというサービスです。重要なメールを各ユーザーの操作で別フォルダに移せて、誤削除してしまうのを防げます。
しかし、セキュリティ面において不安があります。なぜならMicrosoft 365においては、アーカイブ済みデータ含め、すべてのデータが共通して保存されるからです。つまり、あるデータに変更を加えると、すべてのデータが変更されてしまいます。
加えて、管理上の問題もあります。データの保存期間や保存場所に制約があったり、データが共通して変更されたりすることから、完全に正確なメールのコピーを保存していると証明するのが難しいのです。これら課題に対処するため、多くの企業ではサードパーティのアーカイブソリューションを導入しています。
バックアップとアーカイブの違い
それでは、バックアップとアーカイブの役割の違いを、いま一度確認していきましょう。
目的、ビジネスニーズ
バックアップは、データの破損・消失に備えた保存、および保存データを利用した作業内容の復旧を目的とします。アーカイブは、コンプライアンス・ビッグデータビジネスの観点から見た、重要なデータの長期的な保管が主な目的です。
保護するデータの種類
バックアップは、顧客や取引データなど、日常的に使用している業務に必要な書類のコピーを保護します。アーカイブは、コンプライアンスや研究・開発データなど、稼働中の業務に直接は関わらないものの、重要書類のオリジナルを保護します。
保存方法
バックアップは、同じ名前のデータを保存した場合、基本的に古いデータは上書き保存されます。そのため、特定のデータを保存したければ、別途保存が必要です。アーカイブは、逐一新しいデータとして保管します。同じ名前のデータを保存した場合も、古いデータが消えることはありません。
使用頻度
バックアップは、障害発生時にのみ使用します。アーカイブは、必要に応じて使用しますが、利用頻度の低いデータを保管している性質上、使用する機会は少ないでしょう。
バックアップとアーカイブを組み合わせる必要性
上記の通り、バックアップとアーカイブはそれぞれ役割や目的が異なりますが、これらは補完的であり、それぞれの機能は効果的に相互に役立ちます。おそらく、多くの企業ではバックアップ作業は行っているでしょう。これに加えて、古いデータや非アクティブなデータをアーカイブすることで、動作環境が改善したり、バックアップの速度が向上したりします。
「Barracuda Cloud-to-Cloud Backup」は、データの高速・安全なバックアップ、および復元をサポートします。例えば、OneDrive for Businessではライブラリ下すべてのドキュメントを保護、Exchange Onlineでは各ユーザーの全メール・メッセージをバックアップします。バックアップデータはSSL暗号化して通信されるので、セキュリティも安心です。
バックアップに加え、アーカイブの利便性を高めたいなら、きめ細かい保管ポリシーを備えた「Barracuda Essentials for Microsoft 365」の利用はいかがでしょうか。こちらのサービスは、Microsoft 365向けの統合的で多層的なセキュリティ、バックアップ、およびアーカイブソリューションです。上記の「Barracuda Cloud-to-Cloud Backup」に追加して、100％クラウドベースでのインデックス付きアーカイブが構築できます。セキュリティや検索性、コンプライアンス対策に長けています。
まとめ
企業が取り扱うデータは膨大です。すべてをバックアップするのは、容量や労力、管理の面から困難です。アーカイブとバックアップはそれぞれ別のニーズを満たすことができ、補完性があります。両者の違いをよく理解して、古いデータはアーカイブ化するなど、バックアップとアーカイブをうまく組み合わせて活用していきましょう。
