Office 365と無料グループウェア4選を比較

 2016.08.09  Office365編集部

これからグループウェアを導入しようと検討している皆さんの中には、無料で利用できるグループウェアを検討されている方が多いと思います。

あまりにユーザー数が多いと機能制限や容量の問題もあり利用できないと思いますが、そうでないなら無料グループウェアは選択肢の一つとして悩んでいることでしょう。 

しかし、果たして無料で導入できるからといって本当に有料グループウェアよりもメリットがあるのでしょうか?これは必ずしも「YES」とは言えません。実は有料グループウェアを使用した方がいいケースも多く存在するのです。

そこで今回は、Microsoftが提供するクラウド型グループウェア「Office365」と4つの代表的な無料グループウェアを比較していきたいと思います。 

Office365と無料グループウェア比較表

まずはOffice365と無料グループウェアの簡単な比較表をご覧ください。 

Office365と無料グループウェア比較表

ファイル・情報共有やインスタントメッセージといった基本的な機能は無料グループウェアでも提供されていますが、ビジネスメールやWeb会議などコミュニケーション及び業務効率化の面で劣るのは否めません。「無料」という言葉のせいで見失いがちですが、グループウェアとしての機能はやはり有料グループウェアの方が圧倒的に利便性が高いですね。

それではそれぞれの比較ポイントを3つに分けて解説していきます。 

無料グループウェアは本当い低コスト?

導入するのが無料なら月額費用がかからないのも無料グループウェアの特徴で、同時に最も魅力的に感じる部分でもあります。では、製品自体は無料でも果たして本当にまったくコストがかからないと言えるのでしょうか? 

ここで1つ、Web会議の有無を例にあげてみましょう。50人規模の企業に在籍する3人のセールスマンが、それぞれ毎月1回ずつ東京⇔大阪間を会議のために出張していると想定してみましょう。

まず東京⇔大阪間の新幹線往復料金は現在32,040円(自由席)です。3人分だと96,120円となるので、往復料金だけで1カ月これだけのコストがかかっていることになります。これに宿泊費が加算されると10万円は有に越えてしまいます。

Microsoft製品関連お役立ち資料

しかしここにWeb会議機能があれば会議のために遠方まで行く必要はなく、迅速かつクリアな映像と音声で会議を行うことが可能です。Web会議の有無だけでも無料グループウェアは有料グループウェアより10万円程度コストがかかっていることになりますね。 

「無料で利用できるWeb会議を別で導入すればいいじゃないか」と考えるかもしれませんが、それではシステム環境が煩雑化して管理者にとってもユーザーにとっても負担が増えてしまいます。 

他にも無料グループウェアには「無料」ならではの“見えないコスト”が発生しており、無料だから低コストとは一概に言えないのです。

Web会議」について調べてみよう!

モバイル対応ありでもセキュリティに不安?

今回取り上げている無料グループウェアの中でもサイボウズLiveとAipo.comはモバイル対応しており、これは嬉しい点でもありますね。

スマートフォンやタブレットのビジネスシーンにおける活用が重要視されている現代ですので、コミュニケーションやビジネスの幅を広げていけることでしょう。

しかしビジネスにおけるモバイル対応で注意しなければならないのがセキュリティです。 

特に最近では機密情報搾取を目的としたビジネスマンのモバイル盗難が多く、社員に注意を呼び掛けるだけでは不十分となっています。また、モバイルは紛失しやすいものでもあるので尚更セキュリティには慎重にならなければなりません。

万が一盗難に遭ったり紛失したモバイルが悪用されれば、会社としての信用を失うだけでなく大きな損失を生むことになります。しかしこうしたリスクに対して無料グループウェアのセキュリティはあまりに不十分です。

各製品SSL暗号化通信には対応しているようですが、より高度なセキュリティを提供しているものはありません。

その点Office365といった有料グループウェアでは標準機能としてモバイルセキュリティ管理や、徹底した管理機能を提供しています。無料グループウェアはタダで利用できるものの、そこにはセキュリティリスクが常にあることを忘れないでください。 

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Officeアプリケーションの提供はやはり大きい?

Microsoftが提供するWord・Excel・PowerPointといったOfficeアプリケーションを提供している無料グループウェアはありません。さらに言えば、有料グループウェアの中でも提供しているのはOffice365だけです。

これはOffice365を利用するユーザーにとってかなり大きなアドバンテージでしょう。

Officeアプリケーションはほとんどの企業で導入されているビジネスツールですが、ライセンスの管理はなかなか容易ではありません。管理者であればその煩雑さを重々感じていることかと思います。

また、アップデートやコンプライアンスの対応を考えると、ライセンス管理だけでもかなりの負担なのではないでしょうか。その点Office365では面倒なライセンス管理がかなり簡素化され、提供される管理画面から組織内のライセンス状況を瞬時に確認することができます。

コンプライアンスは自然と守られ、アップデートに関しても自動で行われるので管理者が対応する必要はないのです。

これは有料グループウェアというよりOffice365特有の優位性となりますが、この点も無料グループウェアより業務効率化や見えないコスト削減につながる部分でしょう。

有料グループウェアの中でもOffice365はかなりおすすめ

ここまで無料グループウェアと有料グループウェアを比較し、後者の優位性を解説してきました。

では有料グループウェアの中でおすすめな製品は何なのか?それはやはり、今回有料グループウェアの代表として挙げたOffice365をおすすめしたいと思います。主要有料グループウェアを総合的に比較した以下の記事も参考までにご確認ください。

参考記事)グループウェア徹底比較、国内主要ベンダーを比較!

まとめ

本稿を読まれて「それでも無料グループウェアがいい」を考えた方は、恐らくそちらのニーズの方が高いのでしょう。ですので無理に有料グループウェアを使いましょうとは言いません。

対して少しでも共感をなされた方なら、改めて「本当に必要なグループウェアは何か?」と整理し直してみてください。現状抱えている課題を解決するためには何が必要か?を考えれば、自然と答えは見えてくるかと思います。

大切なのは表面上の料金ばかりを見るのではなく、導入して解決できる課題や見えないコストに目を向けることです。無料でも有料でも、皆さんにとって最適なグループウェア選びのきっかけになれば幸いです。

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Microsoft Officeユーザーのための Office 365まるわかりガイド
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