業務の標準化にはマニュアルが欠かせません。しかし、紙のマニュアルは作成に時間がかかり、内容も手動で更新する必要があります。もし、このような課題を感じているのであれば、電子化を検討してみてはいかがでしょうか。本記事ではマニュアルを電子化するメリット・デメリット、作成に役立つツールを紹介します。
マニュアルを電子化するメリットとは
マニュアルの電子化に踏み切れない理由のひとつに、移行後のイメージのつかみにくさがあります。移行後の具体的なイメージをつかめるように、ここではマニュアルを電子化するメリットについて解説します。
場所を問わず閲覧できる
電子化したマニュアルは、スマートフォンやタブレット端末、ノートパソコンなどで閲覧できます。そのため、場所を問わず使用できる点がメリットです。ボリュームのあるマニュアルでもデータであれば持ち運びもしやすく、出先でも手軽に閲覧できます。
また、電子化したマニュアルはテレワークにも適しています。どこからでもクラウドストレージに保存されているデータにアクセスできるので、テレワークの導入を検討しているのであれば、併せてマニュアルの電子化も進めるとよいでしょう。
簡単に更新や編集ができる
電子データであれば、更新や編集が簡単です。紙媒体では内容を更新するたびに印刷、製本といった作業が発生し、完成したら従業員に配布しなくてはなりません。データ化しておけば、最新のマニュアルを速やかに配信でき、更新のプロセスを簡略化できます。
また、管理が容易な点もメリットと言えるでしょう。物理的なスペースが不要で、なおかつ汚れて見にくくなる、破けてしまうといったこともありません。アクセス権限を付与しておけば、複数で管理できるため文書管理の負担軽減にもつながります。
必要な情報をすぐに探せる
紙のマニュアルは、必要な情報を見つけにくい点がデメリットです。特定の情報を探すためには、索引や目次を確認して該当のページを探す必要がありますが、項目のページが多いと掲載されている場所を探すのに時間を要します。
一方、電子化したマニュアルは、必要な情報へスピーディーにアクセスできるのがメリットです。目次を設定しておけば、クリックやタップで目的の情報へ即座にアクセスできます。情報検索にかかる時間を短縮できるため、業務効率化にもつながるでしょう。
文字以外の情報も見られる
紙のマニュアルは、文字や写真、イラストなどでしか情報を伝えられません。そのため、内容を理解しづらい、把握できるまで時間がかかるといった問題が発生します。
しかし、電子マニュアルなら文字や写真以外にも、動画や音声のファイルといった理解を補助する資料を添付できます。動画や音声を用いて理解しやすいマニュアルに仕上げれば、新人や一時的なサポートで投入された従業員も、速やかに業務内容や注意点を把握できるでしょう。
マニュアルを電子化するデメリットとは
マニュアルの電子化にはいくつものメリットがありますが、デメリットがあるのも事実です。導入後の運用で失敗しないようにデメリットについても把握しておきましょう。
紙に慣れている人がいる
紙媒体でないと落ち着かない、集中できないといった従業員は一定数います。電子マニュアルは内容を読みつつデバイスを操作する必要があるため、操作しながら読むという2つの行為を同時にすることに違和感を抱いている可能性が考えられます。また、普段からマニュアルに追記する、ペンでアンダーラインを引くといった行為が習慣化している方にとっては要点を押さえることができず、電子マニュアルに慣れるまで時間がかかってしまうかもしれません。
表示範囲は画面サイズに依存する
電子マニュアルの表示範囲は、使用するデバイスの画面サイズに依存します。そのため、使用するデバイスによっては一度に表示される情報が少なく、数ページを参照しないと欲しい情報が得られないケースがあります。
特にスマートフォンは画面が小さいため、必要な情報をすべて閲覧するのに何度もスクロールしなくてはなりません。人によっては、その操作に煩わしさを感じる可能性があります。
デバイスを持っている必要がある
電子マニュアルを閲覧するためにはデバイスが必要です。すべての部署、従業員にデバイスを無料で用意するとなれば、相当な出費が発生する可能性があります。
また、従業員の中には、スマートフォンやタブレット端末の操作が苦手な方もいるでしょう。電子マニュアルを導入しても、現場の従業員が活用できなくては意味がありません。実情に応じてデバイスの操作に関する研修が必要になることもあります。
複数ページを参照できない
紙のマニュアルであれば、2～3冊を使って、同時に別々のページを参照できます。たとえば、10ページと20ページの情報を同時に確認したい、比較したいといったときに役立ちます。
同じことを電子マニュアルで実行するには、複数のデバイスが必要です。ただ、現実的に考えると、1人の従業員に複数のデバイスを配布するのはコスト的に難しく、数人のデバイスを共有する方法はセキュリティ上好ましくないので、控えたいところです。
現場で大活躍の電子マニュアル作成ツール「do! book eX」
「do! book eX」は、さまざまな企業が導入している電子マニュアル作成ツールです。現在では、電子マニュアルの作成ができるフリーソフトもありますが、こちらはフリーソフトにはないさまざまな優れた機能が実装されています。どのようなツールなのか、具体的に見ていきましょう。
do! book eXは現場で生まれたマニュアル作成ツール
「do! book eX」は、大手企業の現場でも活躍しているマニュアル作成ツールです。たとえばトヨタ自動車では、営業活動の効率化を実現するための動画やカタログといったコンテンツを作成し、営業担当者に配信しています。日本貨物鉄道株式会社のメンテナンス現場では、車輛整備マニュアル作成のツールとして活用され、動画や図面を含めたわかりやすいマニュアルが完成しました。また、パナソニックコンシューマーマーケティングでも、出張サービス現場におけるレポートの作成に活用しています。このように多方面の業界のマニュアル作成ツールとして「do! book eX」が活躍しています
「do! book eX」の3つの特徴
「do! book eX」には、3つの大きな特徴があります。1つずつ解説していきましょう。
- ハイブリッドBOOK
既存の図面や動画、資料を使用してスピーディーにマニュアル化できる機能です。officeソフトを使用できるため、マニュアル化のための新たな操作を覚える必要がありません。一冊でマニュアルを管理できるのも魅力でしょう。 - レポート一体マニュアル
通常のツールでは別々に運用されるマニュアルとレポートを1冊にまとめられます。マニュアル閲覧後すぐにレポートを作成でき、現場でも双方をスムーズに切り替えられます。上位版は閲覧秒数が記録されるため、管理者は従業員がきちんとマニュアルを読んだかどうかも確認可能です。 - 高いメンテナンス性
マニュアルの作成は簡単で、officeで編集した資料や動画コンテンツなどをドラッグ＆ドロップするだけです。ボリュームの多いマニュアルも短時間で作成でき、効率化が実現します。誰でも簡単に扱えるため、操作に関する研修も不要でしょう。
現場のペーパーレス化にもつながる
現場のペーパーレス化を進めるにあたっては、マニュアルをスピーディーに作成できる環境が必要です。また、上層部や従業員が全員で取り組み、継続的に運用を行うのがペーパーレス化を成功させるコツです。
ペーパーレス化はコストダウンも実現できますが、移行にあたり莫大なコストをかけてしまうのは本末転倒と言えるでしょう。できるだけ、コストを抑えて進めるのも大切なポイントです。「do! book eX」は、officeソフトなど馴染みのあるツールを利用してマニュアル作成を行えます。現状で使用しているデバイスをそのまま利用でき、教育コストもかかりません。
つまり、「do! book eX」は、ペーパーレス化を成功させるための要件を満たしているツールであると言えます。マニュアルの電子化に伴い、ペーパーレス化も進めたいと考えているのなら、「do! book eX」は強力な武器となるでしょう。
まとめ
マニュアルを電子化すれば、更新や管理の効率化、検索性の向上が期待でき、場所を問わずに利用できます。一方で、デバイスが必要であり、紙に慣れている人が慣れるまで時間を要するなどのデメリットがあるのも事実です。そのため、マニュアルの電子化を進める際は現場の声を聞きつつ、ツールの導入も併せて進めるとよいでしょう。
