ビジネスマンの生産性向上を支援するクラウドサービス「ディスカバリーズ」

 2021.09.28  Microsoft 365チャネル編集部

企業の事業活動における利益を最大化するには、生産性向上の取り組みが欠かせません。少子高齢化や働き方改革に対応するためにも、生産性向上の取り組みは必要です。本記事では、ビジネスマンの生産性を向上させる必要性や、実現する方法を解説します。あわせて、生産性向上を支援するサービスも紹介しましょう。

ビジネスマンの生産性向上を支援するクラウドサービス「ディスカバリーズ」

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ビジネスマンの生産性向上が重要な理由

ビジネスマンの生産性向上は、人材不足に対応するために必要です。日本は少子高齢化が著しく進み、今後労働力の確保がますます難しくなるといわれています。

人材不足が続けば、業務に割ける人員も限られるでしょう。そのような状態で、従来と同じか、それ以上の成果を得るには、ビジネスマン個々の生産性を向上させる必要があるのです。

また、企業としての競争力を高め、日本社会を発展させるためにも生産性向上の取り組みが求められています。主要先進国の中で、日本の労働生産性が低いことはよく知られています。

このような状況が続くと、日本は国際社会との競争に負けてしまい、国家としての評価も下がってしまうでしょう。国際社会との競争に打ち勝ち、豊かな国家であり続けるために企業には生産性向上が求められているのです。

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ビジネスマンの生産性向上を実現する方法

個人単位であれば、仕事の進め方を変える、新たなスキルや知識を身につけるといった方法が考えられます。従来における業務の流れや作業方法などを見直し、無駄を可能な限り減らし効率化を進めるのです。また、新たなスキルや知識の習得により、作業スピードが速くなる、確実性が高くなりミスが減るといった効果が期待できます。

ただ、個々の社員に上記のような方法で生産性向上に努めさせても、個人差が大きくなる可能性があります。企業全体で考えるのなら、DXの推進でトータルでの生産性向上を考えなくてはなりません。

しかし、DXを推進するといっても、何から取り組めばよいのかわからない、と頭を抱える企業経営者や担当者が多いのも事実です。もしそのような悩みを抱えているのなら、次の章でお伝えする内容が解決に導いてくれるかもしれません。

ビジネスマンの生産性向上を支援するクラウドサービス「ディスカバリーズ」

ディスカバリーズは、ビジネスマンの生産性向上を実現できるクラウドサービスです。生産性を向上させるにあたっては、DXを進めなくてはなりません。ディスカバリーズは、企業のDX推進にも力を発揮してくれるのです。ここからは、ディスカバリーズInSiteの概要や特徴、実現できることを解説しましょう。

ディスカバリーズとは

ディスカバリーズInSiteは、Microsoft365をベースに、社内サイトを簡単に構築できるサービスです。クラウドで提供されるサービスであるため導入がスピーディーで、すぐに運用を開始できます。

業務効率化により、従来よりも業務スピードがアップし、生産性の向上が可能です。これまでよりも業務に取り組みやすくなり、快適に作業できることから、従業員のエンゲージメント向上効果も期待できるでしょう。

ディスカバリーズの運用にあたり、気になるのは社員が使いこなせるか、ではないでしょうか。その点に関しても問題ありません。優れた操作性を備えており、専門スキルや知識不要で誰もが簡単に扱えます。

大手を含むさまざまな企業での導入実績があるのも特徴です。多くの企業が導入しているのは、それだけディスカバリーズの運用で得られる効果、メリットが大きいからだと考えられます。

ディスカバリーズで実現できること

ディスカバリーズの導入により、ファイルの一元管理が可能です。専用の文書管理サイトを短時間で作成でき、あらゆるファイルをひとつの場所で管理できます。従来のように、必要なファイルがなかなか見つからない、ファイルを探せる人が限られてしまう、といった課題も解決できるのです。

わずか15分で社内ヘルプデスクサイトを立ち上げられ、ボットによる自動回答機能を利用できます。よくある質問と回答を設定しておけば、ボットが回答してくれるため社員の負担を軽減でき、業務効率も向上するのです。

また、ディスカバリーズを用いれば、情報共有が容易です。スマートフォンにも対応した社内ポータルサイトを作成すれば、部門間の垣根を越えた成果発信など、さまざまな情報を共有できます。時間をかけずに必要な情報へアクセスできるため、生産性の向上につながるのです。

ディスカバリーズの特長

生産性の向上だけでなく、管理コストの低下を実現できるのが特長です。社員は、必要なときに情報をスピーディーに取り出せ、ボットで自分が次に何をすべきかもわかります。これまでのように、上役が社員に指示を出さずとも、社員が自らアクションを起こしやすい環境も構築できるのです。

また、ディスカバリーズはシンプルなインターフェースを採用しており、操作性にも優れています。どれほど優れたシステムやツールを導入しても、使いこなせないようでは意味がありません。その点も、ディスカバリーズなら心配がないのです。

万が一、運用が難しいと感じたとしても、サポート体制が充実しているため安心です。導入時のアカウント設定代行や運用時のテクニカルサポート、トレーニングをはじめ、活用支援コンサルティングなど、安心して利用できるサポート体制が整っています。

常に品質向上に取り組んでいることもあり、企業として高い顧客満足度を得ているのも特長といえるでしょう。同社のサービス導入企業総社員数は100万人以上で、顧客満足度も93%を誇っています。

ディスカバリーズの活用例

たとえば、ある企業はディスカバリーズの導入により、ペーパーレス化に成功しています。それまでFAXで運用していた業務が、ペーパーレス化により大幅な業務効率化とコスト削減につながりました。

またある企業では、外出の多い社員が外から社内の情報にアクセスできるよう、ディスカバリーズを導入しました。外出時にスマートフォンから手軽に情報へアクセスできるため、業務効率がアップしたとのことです。

ほかにも、社内ポータルサイトの作成や、社員間での情報共有に活用した事例もあります。散らばった情報の一元管理や、コミュニケーションを活性化させるために導入した事例も見受けられます。

このように、ディスカバリーズが活用できるシーンは多々あります。業界や業種を問わず、あらゆる企業や教育機関で活用されていることからも、ディスカバリーズがいかに生産性向上に効果的なのかがうかがえるでしょう。

ディスカバリーズの料金プラン

サービスの導入で気になるのはコスト面ではないでしょうか。ディスカバリーズInSite、スイートi3なら、基本料金が月額48,360円で、これに人数課金として年額1,800円にユーザー数をかけた金額を合計します。

たとえば、社員100名の企業で導入するのなら、63,360円が1ヶ月あたりのコストです。年額1,800×100=180,000円となり、180,000÷12ヶ月=15,000円です。これに、月額48,360円を加えることで算出できます。

i3には、文書管理やヘルプデスク、ポータルなども含まれており、単体で契約するときより基本料金が35%リーズナブルです。

ディスカバリーズを導入する流れ

導入のステップは、申し込みとトライアル、契約、導入と4段階で進みます。申し込みにおいては、製品の提案からトライアルの申し込み、設定情報連絡、設定と進み、トライアルではキックオフ、トライアル、フォローアップの流れで進行します。

契約ステップでは、見積もりを提出してもらい、納得できれば決裁、発注を行います。導入は、導入キックオフから導入、フォローアップ、本番リリース、活用支援といった流れです。

どのステップにおいても、丁寧なフォローを受けられるため、初めて導入する企業でも安心できるでしょう。トライアルもあるため、操作性や機能性を確認したうえで本格導入の可否を検討できます。

まとめ

人材不足の課題をクリアし、競争力を高めるためにビジネスマンの生産性向上は欠かせません。ディスカバリーズの導入でDX化を進められれば、生産性向上にもつながります。たしかな実績があり、満足度も高いディスカバリーズの導入を、この機会に検討してみませんか?

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