情報漏えいのリスクに鑑みて、企業にとって、メールの誤送信対策は大きな課題となっています。ヒューマンエラーとしてのメール誤送信対策には、専用ツールの導入がおすすめです。そこで本記事では、OWAに対応したCoo Kaiの誤送信防止ツール機能や、利用料金について解説します。
Coo Kai誤送信防止ツール for Outlook on the Webとは
メールの誤送信は、どれだけ気をつけていても100%完全に防ぐことは難しいでしょう。
「BCCにすべきところを、うっかりCCで送ってしまった」「個人宛に返信したつもりが、グループメンバー全員へ返信してしまった」。こうしたヒューマンエラーは、多くの社員によって生じる恐れがあります。
特に社外宛のメールで合った場合は、深刻なリスクにつながり得ます。当然、宛先の受信フォルダに届いてしまメールは、もう送信側から削除することはできません。万一、重要な機密情報を漏えいさせた場合、多方面に損害を生じさせないとも限りません。
しかし、多くのメールアプリやメールサービスのシステムには、メール送信時のチェック機能が搭載されておらず、ビジネスユースでは極めて脆弱であると言わざるを得ません。日々、社内宛・社外宛問わず、メール送信業務を行う社員たちにも、心的負担がかかっていることが想定されます。
そのような現状を踏まえて登場したのが、「Coo Kai」の誤送信防止ツールです。「株式会社ピーエスシー」が提供するCoo Kaiは、Microsoft Office 365を十分に活用できるよう導入から運用まで広く支援しているサービスです。
本記事で紹介する誤送信防止ツールは、このCoo Kaiに備わっているアプリで、メール送信時のヒューマンエラーを未然に防ぐことを目的としています。例えば、「宛先確認・件名漏れ・添付ファイル漏れ」など、誤送信防止用のチェックを設定しておくことが可能となります。メール送信時にこうしたチェック項目がポップアップで表示されるため、最終確認を済ませた後に、メール送信が行えるのです。
OWAに対応した誤送信防止ツールCoo Kai Outlookでできること
Coo Kaiのメール誤送信防止ツールの主な機能について、概要を紹介します。「誤送信防止ツール for Outlook」では、「Outlook Web App（OWA）」やクライアント版のOutlookでの利用時に、ミスを防止する機能が二重三重に盛り込まれています。
Outlookにアドオンアプリをインストールした後に、カスタマイズすることで、自社にあった活用が可能です。
前述したメール送信前の宛先確認・件名漏れ・添付ファイル漏れなどに対するポップアップ表示のほかにも、「指定ドメイン以外への送信チェック」「送信先数のチェック」「添付ファイルのチェック」なども行えます。
加えてメール送信時には、一定の送信ホールド時間を設定しておくことも可能。これにより、送信後に誤りに気がついた場合でも、ホールド時間内であれば、送信を取り消せるようになります。
Coo Kai Outlook の主な機能
Coo Kaiの誤送信防止ツールfor Outlook on the Webに搭載されている主な機能について、具体的な特徴を紹介します。
送信時にポップアップが表示され内容を確認
誤送信を防ぐメールチェック機能の1つに、送信時にポップアップで注意を促す機能があります。例えば、指定ドメイン以外の宛先が含まれる場合は、登録名とアドレスが表示されるため、ダイアログボックスに1つずつ確認のチェックを入れなければ送信できません。その際に、TO・CC・BCCの種類も確認可能です。
また、件名が未入力の場合も「件名の確認」欄に赤字で「件名が未入力です」と表示されるため、誤ってそのままメールを送信してしまう恐れが大幅に軽減されます。
件名がないメールは、送信先に迷惑がかかります。また返信があった際も「何のメールに対する返信内容なのか」が、ひと目で判断できなくなってしまうでしょう。その結果、ほかのメールなどに埋もれてしまい、必要な情報を得られなくなってしまう危険性もあります。
こうした事態を防ぐため、ポップアップにより注意喚起してくれる機能はたいへん有用です。最終チェック用のダイアログボックスにチェックを入れることで、社員は初めてそのメールを送信可能になります。誤送信を防ぐ最適な手段の1つと言えるでしょう。
送信を一時的に待機して改めて内容を確認
先述しましたが、送信ホールド機能とは、メール送信ボタンが押されてから実際に送信されるまでワンクッションおくものです。送信決定してしまってから、内容や宛先の間違いなどに気づいた場合に、その送信を取り消せようになるのです。
待機中にはポップアップで宛先や本文が表示され、再確認できます。メールが長文となる場合は、あらかじめホールドの設定時間を長くしておけば安心して見直せるでしょう。設定は秒単位で細かく設定可能。もし間違いに気がついた場合は、すぐに「送信をキャンセル」をクリックして、内容修正へ移れます。
ユーザーごとに柔軟なルール設定
メールチェッカーの設定画面は、ユーザーが独自に細かく設定できるよう作られています。宛先ドメインそれぞれについて、送信ホールド時間や宛先件数の確認などをマイルールとして設定し、保存しておくことが可能です。ドメインによって、送信確認を行わないよう設定しておける点も、業務迅速化に貢献するでしょう。
反対に管理者がルールを設定することで、ユーザーが個別に指定した数値を変更できないようにロックをかけることも可能です。大切な取引相手や重要文書を送信する相手などには管理者が厳格な指定を設定することにより、社員の意識付けにも役立ち、誤変換などの入力ミスも減らせるでしょう。
管理者がインストールできるのでユーザーの手間が省ける
Coo Kaiのメールチェッカー機能をインストール先は、管理者がさまざまに選べます。すべてのユーザーに対する一括インストールだけでなく、特定の部門やグループチーム、特定の社員だけを指定してインストールも可能です。
社員個人によるインストール忘れを防止でき、また、個別にインストール状況を確認する手間もかかりません。
Coo Kai Outlook の利用料金
Coo KaiはMicrosoft Office 365を徹底的に活用できる手厚い機能を盛り込んだサービスを多数提供しています。メール誤送信防止ツール for Outlook on the Webも、その多彩なサービスの1つです。どのツールも初期費用無料で、月額料金はツールごとに設定されているため、最適なものを選択することをおすすめします。
なお、メール誤送信防止ツール for Outlook on the Webの月額費用は、IDごとに税抜150円です。基本的には250名以上からの利用となっていますが、契約ID数に応じて金額調整が可能ですので、チェックしてみてください。
まとめ
過去にはメールの誤送信が原因で、大きな情報漏えい事故が起こったケースもあります。顧客や企業内のプライバシーを守り重大な事故を防ぐことは、企業にとっての使命と言えるでしょう。企業の信用を失墜させないためにも、OWAに対応したCoo Kai の誤送信防止ツール for Outlookの導入をおすすめします。
