グループウェア徹底比較、国内主要ベンダーを調査！

グループウェアとは、組織間のコミュニケーションや情報共有に必要な機能を包括的に備えたソフトウェアです。1990年代後半に普及が始まり、現在では大企業を始め、半数以上の企業が導入していると言われています。

組織のコミュニケーションを円滑に進めるために必要なツールと言えば、もちろんグループウェアですよね。

最近ではチャットツールなどを中心にコミュニケーションを取るケースも増えていますが、メーラーやスケジュール管理などをワンストップで提供するグループウェアの方がコミュニケーションツールとしてはまだまだ優れています。

そんなグループウェアですが、導入にあたり一体何を比較すればいいのか？こんな悩みを持っている方が多いのではないでしょうか。
確かにグループウェアは多機能が故に比較が難しいツールです。

そこで今回は、Office 365を始めとした国内外の主要グループウェアを4つまとめて比較してみました。

ちなみに以下のようなラインナップで比較していきます。

1. Office 365 Business Essencial
2. Office 365 Business
3. Office 365 Business Premium
4. Google Apps For Work
5. Google Apps with unlimited storage and Vault
6. サイボウズ Office10
7. サイボウズGaroon4
8. desknet's NEO

それではいってみましょう。

Office機能で比較

ビジネスにおける必須ツールと言えばOfficeアプリです。この機能に関して最も優位性が高いのはやはりOffice 365系グループウェアです。

Microsoft Officeとの互換性100％なので、日頃使用しているWord/Excel/Power Pointファイルをそのまま利用できるのは大きなメリットでしょう。

Google Apps系グルーウェアに関してもOfficeアプリを利用できますが、Microsoft Officeとの互換性は100％ではありません。

クライアントから受信したファイルを開く際や、クライアントに合わせてフォーマットを変換する際にレイアウトが崩れたりフォントが変わってしまったりするので注意が必要です。

毎日使用するツールだからこそ、細かい効率化に着目して比較したいポイントです。

ファイル機能で比較

ファイル機能は組織内の情報共有を行う上では欠かせないツールであり、重視すべきポイントはやはり"使いやすさ”ですね。

容量で言えばGoogle Apps with unlimited storage and Vaultが無制限でNo.1ですが、ここでもOffice 365の使いやすさが際立ちます。

というのもOffice 365ではファイル機能にオンラインストレージサービスであるOneDriveを提供しているのですが、Windowsのファイルエクスプローラーライクに使用できるのです。

こちらもビジネス・プライベートで日頃触れているファイル管理アプリなので、使いやすさは抜群でしょう。

コミュニケーション機能で比較

コミュニケーション機能で注目したいのはWeb会議とワークフローです。

社内外問わずフェイスtoフェイスで会議を行うことができるWeb会議は、現代ビジネスにおける必須ツールです。

Office 365ではSkype for Businessを、Google Appsではハングアウトを提供しています。

Officeアプリを併用すればリアルタイムで議事録を取ることも可能ですね。

ワークフローに関してはサイボウズとdesknet'sで利用できる機能です。

承認プロセスを予め構築できることで業務効率化に繋げることができるので、多くの企業で活用されています。

Office 365はShare Pointでワークフローを作成可能ですが、少々難易度が高いのでパートナーのサービス導入の際に依頼するのが無難でしょう。

管理機能で比較

管理機能は各グループウェアで違いはあまり見られませんがサイボウズとdesknet'sではタイムカード機能がありますね。

従業員の勤怠管理をExcelや紙で行っている企業でメリットが高いと言えます。

ここで注意して欲しいのが、機能の有無だけでグループウェアを決めないことです。

「この機能があるからこのグループウェアにしよう！」といった具合に選択するケースがよくありますが、導入に失敗する原因の一つです。

グループウェアで重要なのはあくまで"使いやすさ”なので、目ぼしいグループウェアをピックアップしたらまずはデモや無料トライアルで実際に触れてみましょう。

機能の有無ももちろん重要ですが、"使いやすさ”にこだわる事がグループウェア導入成功の秘訣です。

グローバル機能で比較

さすが世界的にビジネスを展開しているだけありOffice 365とGoogle Appsはバッチリです。

サイボウズGaroon4とdesknet'sも対応していますが、対応言語が少ないのが気になりますね。

もしも自社でグローバル展開の動きがあれば、これらのポイントも重視しておきたいところです。

スマートフォン対応で比較

今やスマートフォンやタブレットをビジネスシーンで利用するのは当たり前で、スマートフォンアプリの提供は要チェックですね。

Office 365、Google Apps、サイボウズに関しては対応プラットフォームまで文句なしです。

また、Office 365とGoogle AppsはOfficeアプリをスマートフォンで利用することもできるので、社外でもちょっとしたファイルの編集ができますね。

価格で比較

最後は価格ですが、最も低コストなのがdesknet's、次いでサイボウズOffice10、Google Apps For Work、Office 365 Business Essentialsと続きます。

いずれも僅差ですがユーザー数が多ければ多いほどこの差が顕著に現れてきます。

ただ注意すべきは単純な価格比較だけで選択しないことですね。

グループウェアに限らず、どんなツールにおいても価格だけで導入を決めると失敗する可能性が高まります。

ですので、しっかりと費用対効果を算出した上で各グループウェアを比較しましょう。

「このグループウェアではどんな効率化ができるか？」

「他にはないメリットは何があるか？

などなど、各グループウェアにフォーカスしてそれぞれの特徴をしっかりと理解することが大切です。

まとめ

いかがでしょうか？今回は国内外の主要グループウェアを単純に機能と価格で比較してみましたが、大切なのはまず実際に触れてみること。

グループウェアは全従業員が使用するツールなので、みんなにとって使いやすいものでなければなりません。

ですので、検討する際は不特定多数の社員にデモや無料トライアルで触れてもらうのも一つの手段かと思います。

また、グループウェアではシステムに貴重な資料やナレッジが蓄積されていくものなので、リプレースが難しいツールでもあります。

なおさら導入は慎重さを持って行いたいところですね。

こちら「グループウェア導入8つのポイント – 6つの失敗事例からの学び」の記事では、導入事例をもとにグループウェア導入のポイントを紹介しています。

グループウェア導入で失敗しないためにも、ツール選定前に是非参考にしてみてください。