企業が定めるべき在宅勤務のガイドラインとは?

 2022.01.28  Microsoft 365チャネル編集部

新型コロナウイルスの感染予防対策として急激に社会に普及したテレワークですが、その導入や運用に課題を抱えている企業は多いようです。そこで、本記事では厚生労働省などの資料を参考に、企業が定めるべき在宅勤務のガイドラインについて解説します。

企業が定めるべき在宅勤務のガイドラインとは?

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在宅勤務=テレワーク?

そもそもテレワークとはどのような働き方を意味するのでしょうか。テレワークと言うと、最初に従業員が自宅で働く「在宅勤務」という勤務形態を思い起こす人が多いと思います。しかし、テレワークという概念は在宅勤務以外にも「サテライトオフィス勤務」や「モバイル勤務」なども含んだものであるため、在宅勤務とテレワークは完全に同じものではありません。イメージで混同されがちですが、働き方という点においてテレワークは在宅勤務よりも広い概念なのです。

テレワークの種類

テレワークは主に、「在宅勤務」、「サテライトオフィス勤務」、「モバイル勤務」の3種類に分かれます。それぞれの特徴は以下の通りです。

  • 在宅勤務
    従業員が自宅で業務を行う勤務形態です。出退勤の労を要さないので、従業員は個々の家庭の事情などにも対応しやすくなり、ワークライフバランスの向上が期待できます。企業にとってもオフィス費用の抑制や離職率の低下、地方人材の活用といったメリットがあります。
  • サテライトオフィス勤務
    メインのオフィス以外に設けられたオフィス(サテライトオフィス、シェアオフィス、コワーキングスペース等)から業務を行う勤務形態です。自宅が仕事に適さない環境の従業員にとっては在宅勤務よりも仕事に集中しやすいテレワーク形態であると言えます。
  • モバイル勤務
    ノートパソコンやスマホ等のモバイルデバイスを活用して臨機応変に選択した場所で業務を行う勤務形態です。外回りの多い営業職や出張の多い人に適した方法と言えます。

厚生労働省が策定したテレワークガイドラインとは

上記のように、テレワークは柔軟な働き方を可能にする勤務形態であり、働き方改革やBCP対策の手段としても期待されています。ただし、テレワークの導入や運用に際しては通常のオフィス勤務とは異なる管理方法等が必要であり、そこで多くの企業がつまずいています。「テレワークの適切な導入及び実施の推進のためのガイドライン」は、テレワークの導入・運用に伴うそうした課題の解決の助けになるよう、厚生労働省が企業向けに策定した資料です。このガイドラインには、テレワークにおける労働基準関係法令の留意点や安全衛生の確保などが記載されています。テレワークに伴って就業規則や労務管理の方法等を見直したい企業にとっては非常に有用な資料と言えるでしょう。

在宅勤務向けガイドラインの内容

続いては、前項で紹介した厚生労働省によるテレワークガイドラインについて、主に在宅勤務に関する内容に焦点を当てて解説していきます。

1. 導入に関する留意点

テレワークガイドラインでは、テレワークの導入に際して検討すべき留意点が紹介されています。そこで挙げられている主な事項は以下の通りです。

  • 導入目的
    テレワークを導入する際には、まずその目的を明確化することが大切です。たとえば、感染症や自然災害等に備えたBCP対策としてテレワークを導入するのか、働き方改革として恒常的に導入するのかでは、経営者側の意識も従業員側の意識もまったく変わってきます。
  • 実施形態や実施場所・対象業務等
    先述したように、テレワークには在宅勤務だけでなく、サテライトオフィス勤務や外出先でのモバイル勤務などもあるので、どのような形態・場所でのテレワークを導入するのかをまず明確にすべきです。同時に、テレワークの対象となる業務や従業員の範囲なども、労使関係者を交えてしっかり話し合っておきましょう。
  • 費用負担
    在宅勤務を行う場合、従業員には自宅の電気代や通信費、あるいは使用機器の購入費等が余計にかかる場合があります。ガイドラインでは、テレワークで働く従業員に過度の費用負担が生じないよう、企業に対して合理的配慮を求めています。
  • 管理者側の意識改革
    上司がテレワークや既存業務の見直しに消極的な場合は、職場全体がオフィスに行かざるをえない雰囲気になってしまいます。そのため、テレワークの導入に当たっては、管理者側の意識改革が必要です。できれば、企業の最高責任者である経営者がテレワークの重要性や意義をよく理解し、トップダウンで導入を推進するのが望ましいでしょう。
  • 人事評価
    テレワークの導入に伴っては、出社する人とテレワークする人とで人事評価上の区別をつけてはいけません。出社するかしないかで評価に差が付くようでは、従業員としてはテレワークを選択しづらくなってしまいます。また、上司が部下の勤務態度等を直接見ることができないテレワークにおいては、人事評価の方法や求める水準について事前に明確に示すことが大切です。
  • 人材育成
    テレワーク導入に伴う課題のひとつに、人材育成を如何に行うかがあります。この点についてガイドラインでは、オンライン会議を利用したり、研修用の動画コンテンツを配信したりといった、オンラインで行える有効な育成方法が紹介されています。テレワークで高い作業効率を生み出すには、自律的に働ける人材を育てることが重要です。

2. ルール策定のポイント

先に挙げた人事評価も含め、テレワークの導入に際しては新たにルールを策定したり、既存のルールを改定したりする必要があります。その際のポイントは以下の通りです。

  • 労働基準関係法令
    テレワークにおいても「労働基準法」をはじめとした労働基準関係法令の定めが適用されます。テレワークの導入後も企業はこうした法令を遵守し、従業員の権利や安全性を尊重した就労環境を整える努力が求められます。
  • 就業規則
    ガイドラインでは、テレワークを導入する際に、どのような形態・場所でのテレワークを企業が許可するのか、労使との協議の上で基準を示すことが望ましいとされています。なお、どこでテレワークをするかに関わらず、最低賃金はその従業員が属する事業所の都道府県の定めに従うことになります。
  • 労働条件明示
    上記とも関連しますが、労働基準法第15条に基づき、労働契約に際して使用者は就業場所を労働者に対して明示することが求められます。これにより、新規雇用時にテレワークでの就業が想定されている場合は、テレワークを行う場所を明示することが必要です。また、ガイドラインでは、就業後にテレワークを導入する場合も同様にテレワークをしてよい場所を明示することが望ましいとしています。一様に就業場所を定められない場合は、「使用者が許可する場所」と規定することも可能です。

3. 労働時間に関する留意点

テレワークにおいても、使用者は労働基準関係法等に基づいて、従業員の労働時間を適正に管理する義務があります。しかし、とりわけ在宅勤務においては、従業員がいつ勤務を開始・終了し、休んだのか使用者が直接確認できません。
従業員の労働時間を適正に管理するためには、従来とは異なる管理方法が必要です。その方法のひとつとして、テレワーク用の情報機器の使用時間を記録するといったことが考えられます。あるいは、終業時に従業員自身で始業・終業時刻を報告するといった自己申告制も挙げられます。
また、テレワークの実施に際しては、従来の労働時間制度を維持することも可能ですが、テレワークをより実施しやすくするために、フレックスタイム制や変形労働時間制などを新たに取り入れることも効果的です。いずれにせよ、労働者に過度な負担をかけず、働きやすい環境をつくる配慮が重要と言えます。

4. 安全衛生の確保

テレワークにおいても、使用者は労働安全衛生法等に基づいて、従業員の健康や安全に配慮した就労環境を整備しなければなりません。たとえば定期的な健康診断の実施等がこれに当たります。

また、人によってはテレワークが続くことで孤独感を感じたり、ワークライフバランスがむしろ崩れたりといった悪影響が起きることも考えられます。そのため、テレワークの導入に際しては健康相談をしやすい環境をつくったり、意識的にコミュニケーションを増やしたりといったメンタルヘルス対策も重要です。ガイドラインでは、テレワークを行う労働者の健康や安全を守るためのチェックリストについても記載されているので、ぜひご参考にされてください。
なお、テレワークに際しては、オフィス外での機密情報の取り扱い等、情報セキュリティに関しても対策を講じることが推奨されます。

まとめ

テレワークにおいては通常のオフィス勤務とは異なる管理方法やコミュニケーション方法を用意することが必要です。Microsoft Teamsはチャットやビデオ会議など、テレワーク下における従業員のコラボレーションや情報共有を可能にするクラウドサービスです。テレワークを導入する際には、ぜひご活用ください。

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