Office 365で社内コラボレーションはどこまで出来るのか?

 2021.03.31  Microsoft 365チャネル編集部

Office 365では、企業経営に役立つ多くのツールを提供しています。本記事では、Office 365を活用することで、どのような社内コラボレーションが可能になるかを解説していきます。Office 365を業務に導入したい方、もっと有効活用したい方はぜひご覧ください。

Office 365で社内コラボレーションはどこまで出来るのか?

社内コラボレーション体制を強化すべき理由

社内のコラボレーション体制を強化することで、企業や社員にどのような利益がもたらされるのでしょうか。以下では、Office 365を活用することで得られるメリットについて解説していきます。

無駄な時間の削減

『ハーバード・ビジネス・レビュー』が過去20年にわたって集めた調査結果によると、経営者や管理職がコラボレーション活動に要する業務時間は50%以上も膨れ上がっているそうです。
社内コラボレーション体制を見直して効率化することで、この肥大化した時間の削減を見込めます。

生産性向上

コラボレーション体制を強化することで、管理者はそのマネジメント業務の効率性を向上させ、社員も適切な管理とサポートの下で、労働生産性の高い業務が可能になります。

従業員のエンゲージメント向上

社員間のコラボレーションを強化することによって、良質な人間関係やサポート体制の構築が期待できます。これらは社員の自社に対するエンゲージメントを高めるのに寄与します。

システムの安全性確保

Office 365のようなクラウド型のコラボレーションツールは、提供しているベンダー側がセキュリティ対策を万全に構築しているので、企業が独自にセキュリティ対策を敷かなくても安全です。

コスト削減

拠点間で会議や打ち合わせをする際、その都度対面で集まるのでは、移動時間や交通費といったコストがかかります。Web会議システムのようなコミュニケーションツールは、国を越えてリアルタイムで繋がることすら可能にし、不要なコストを削減できます。

Office 365で利用可能なコラボレーションツール

Office 365では、様々なツールを提供しており、用途に応じたツールを使いこなすことで、社内コラボレーションが促進されます。以下では、Office 365の提供するツールを一覧にしてご紹介します。

コミュニケーション及びコラボレーション

Office 365の提供するコミュニケーション及びコラボレーションツールとしては、以下のものがあります。

業務管理

業務管理などに使えるOffice 365のツールは以下のものがあります。
  • Microsoft To Do
  • Bookings

パワーユーザー

社内システムの管理などを担当するパワーユーザー向けのツールとしては、以下のものがあります。
  • Power Apps for Office 365
  • Power Automate
  • Power Automate for Office 365
  • Power BI Pro

行動分析

社員の行動管理や、業務の効率化に繋がるOffice 365の行動分析ツールには、以下のものがあります。
  • Microsoft MyAnalytics
  • Workplace Analytics

Office 365で社内コラボレーションを作り出すパターン

以下では、Office 365を活用して企業が抱える課題を克服し、良質な社内コラボレーションを作り出す3つのパターンについて解説します。

情報共有を極める

どのくらいの範囲の人に、どの程度詳しい情報を伝えればいいのか、ふさわしい情報共有の仕方はまちまちです。こうした課題に対してOffice 365は、成果物などの情報はSharePointを利用し、フロー型の情報共有は共有範囲や内容によって、メール、Microsoft Teams(以下、Teams)、Yammerなどを使い分けるといったように、様々な状況に対応できる情報共有用ツールを万全に取りそろえています。

プロジェクト情報共有

とりわけ大きなプロジェクトは、組織を超えた単位で動くため、情報共有の管理が難しくなりがちです。その点、Teamsを活用すれば、プロジェクト単位で関係者に素早い情報共有を行うことも容易です。

コミュニケーションを極める

組織やチームを円滑に運用管理していくには、チームレベルのコミュニケーションと、個別のコミュニケーションを必要に応じて使い分けていく必要があります。Office 365のTeamsならば、メールやチャット、音声での会話、いずれにも対応が可能です。

社内コラボレーションが活性化するアイデア

活発な社内コラボレーションは、どのような環境で生まれてくるのでしょうか。以下では、社内コラボレーションを活性化する3つのアイデアをご紹介します。

社内でのコミュニケーションツールを統一

各部門、あるいは各チームで使用するコミュニケーションツールが違っていると、ツールを切り替えるのに手間がかかったり、情報量に差が出てしまったりします。社内コラボレーションを高めるためには、こうした情報共有の垣根をなくすべく、情報共有に使う社内ツールを統一することが大切です。

非同期的なコミュニケーションを基本にする

部署や立場を超えて多様なコラボレーションを可能にするためには、無理に全員が足並みをそろえるのではなく、非同期的なコミュニケーションを基本にした方がかえって有効です。

意思決定のスピードを早くする

部署を超えたコラボレーションによって、従来にはない新鮮なインスピレーションが得られる可能性があります。こうしたクリエイティブな発想を最大限に生かすためには、その鮮度が落ちないうちに、迅速に意思決定していくことが大切です。

まとめ

本記事では、Office 365が提供する様々なツールが、企業の業務運用や社内コラボレーションにどのように役立つかを解説しました。
社内コラボレーションを効果的に促進するためには、これらのツールを用途に応じて適切に使い分けていくことが大切です。Office 365を使いこなして、ぜひ社内コラボレーションをうまく活性化してください。

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