Teamsで変わるビデオ会議の新スタイル

 2019.04.10  Microsoft 365チャネル編集部

Microsoft Teams(以下Teams)は、2017年3月から提供されているOffice 365の新しいチャットツールです。それまではSkype for Businessがチャットツールとしての役割を担っていましたが、Teamsのリリースによりチャットスペース中心の、本格亭なコミュニケーションが実現した、といったところでしょう。Office 365内で提供されているSlack等のようなもの、と考えると分かりやすいかと思います。

ちなみにTeamsは現在、フリーミアムプランが提供されており、一部機能が制限された状態ではあるものの、Teamsを最大300ユーザーで利用することができます。ここまで組織的に無料で使えるチャットツールもなかなかないので、お試しにTeamsのフリーミアムプランを利用する企業が増えています。

本稿で紹介するのは、Teamsで変わるビデオ会議の新スタイルです。ビデオ会議(Web会議)といえば、オンラインでの対面コミュニケーションを可能にするツールであり、今やビジネスシーンには欠かせません。Teamsは、ビデオ会議ツールとしてどんなスタイルを提案してくれるのでしょうか?

Teamsってどんなチャットツールなの?

まだTeamsの全容について把握していいない方も多いかと思いますので、最初にTeamsを理解するためのポイントから解説していきます。

TeamsはOffice 365専用のチャットツールです

前述の通り、TeamsはOffice 365に含まれているチャットツールであり、Office 365を契約していないユーザーが使用することはできません。ただし、フリーミアムプランに関してはMicrosoftアカウントに登録することで使用できるので、Office 365の契約は不要です。「Office 365ユーザーしか使えない」というのが実はメリットであり、同じビジネスユースを想定した企業や人しか使用していないので、皆セキュリティに気を配っているということもあり、Office 365全体のセキュリティ性が高まっています。

Skype for Businessでできたことは大体できます

MicrosoftはSkype for Businessを徐々にTeamsに移行していくためのロードマップを発表しており、現在Teamsには様々な機能が継続的に追加されています。1対1のビデオ会議はもちろん、最大250人でのビデオ会議などSkype for Businessでできたことは大体できます。その上でTeams独自の機能も提供しているので、すでにSkype for Businessを使っていないという企業も多いでしょう。ただし、最大10,000人に向けたブロードキャスト配信など一部の機能はまだSkype for Businessでしか使用できないので注意しましょう。

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オリジナルのチャットボットが作成できます

Teamsのチャットスペースには「チャットボット(Chatbot)」を組み込むことが可能であり、その方法も簡単です。ストアから目的に沿ったチャットボットを選択して組み込むこともできますし、オリジナルのチャットボットも作成できます。近年のビジネスシーンに欠かせないと言われているチャットボットを追加できるのは、Teamsの大きな利点です。

モバイルアプリもあります

Teamsは専用のモバイルアプリが提供されているので、スマートフォンからわざわざブラウザを使用しなくても、瞬時にコミュニケーションが取れるようになっています。もちろん、モバイルアプリのインストールは無料です。

 あらゆるコミュニケーションが集約されています

Teams最大の特徴は、チャットツールでありながらOffice 365の各種サービスで提供されている、主要機能を集約した「ハブ」でもあるということです。従来のOffice 365では、様々なサービスが提供されているものの、それぞれの機能を使うには個別のインターフェースを開く必要がありました。それがTeamsの登場により主要機能が一ヵ所に集約されたため、コミュニケーション効率が格段に上がっています。

Teamsが提案する新スタイルとは?

ここまで解説したTeamsの特徴を知っただけでも、ビジネスシーンにおける様々なアイディアが浮かんだという方も多いでしょう。Teamsはそれほど魅力的なチャットツールであり、皆さんのビジネスコミュニケーションを根底から支える存在です。そんなTeamsが提案する新スタイルとは何でしょうか?

会議(ミーティング)の完全Web化を実現する

日常のビジネスの中では会議やミーティングを実施する機会が非常に多いかと思います。関係者が一堂に集まって意見を交わし合い、プロジェクトを最良の方向へと導いていくことは、当たり前の光景です。ただし、ビデオ会議ツールが多数提供されている現代において、従来の会議のやり方に疑問を抱く方も多くなりました。

そうした方の多くは「会議室に集まって会議をするのは時間の無駄ではないか?」と考えています。確かに、ビデオ会議がある現代において、一同が一室に集まって会議を行う理由はありません。たとえばTeamsのビデオ会議ならば最大250人で開催できますし、実際に250人が集まって会議をすることは稀中の稀かと思います。

そこでTeamsが提案してくれる新スタイルが、「会議(ミーティング)の完全Web化」」です。今まで会議室で開催していた会議やミーティングをすべてTeamsで行えば、そこに発生する時間削減効果は計り知れません。Teamsがあれば関係者全員の今後のスケジュールを把握できますし、適切な会議時間を簡単に設定できます。会議への参加はワンクリックなので、わざわざ移動する必要もありません。

さらにビデオ会議中はPowerPointのスライドは、その他のアプリケーション画面を共有しながら会議を行うことができるため、一緒になって資料を確認したり、共有画面から議事録を取ったりなども可能です。手元に持っておくべき資料に関しては、事前に共有しておく会議開催までに印刷してもらうと会議準備の手間も省けます。

「会議室に集まって会議やミーティングをする」ということが当たり前すぎて盲点だったかもしれませんが、Teamsで完全Web化を実現することで、企業が得る労働生産性は今までの倍以上になるかもしれませんね。

Teamsの可能性は無限に広がっている

なおも継続的な機能追加がされているTeams。上記の新スタイル提案はあくまで1例であり、Teamsはアイディア次第でどんな使い方もでき、どんなビジネスシーンにもマッチします。もちろん、SlackやChatworkなどの主要チャットツールにも劣らない機能性を持ち、開発者も快適に使用できるチャットツールです。まずはフリーミアムプランから利用してみて、必要に応じて順次Office 365を契約するなどの計画を立ててみましょう。

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