Microsoft Teamsで営業活動を劇的に変革する方法論

 2020.12.21  Microsoft 365チャネル編集部

リモートワーク下では、訪問による商談数が減少するなど、企業の営業活動も大きく制約を受けています。そうしたリモートワーク中の営業課題を解決する上で活用したいのが「Microsoft Teams」です。本記事では、リモート営業で生じる課題に対し、Microsoft Teamsで実現できるソリューションをご紹介します。

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リモートワークでの営業活動の課題

営業職の業務を大きく分けると、クライアント先に出向いて商談や打ち合わせを行う「社外活動」と、アポ入れやプレゼン資料の作成といった「社内活動」の2種類があります。リモートワークの導入が広がる中、特に制約を受けているのが社外活動です。対面による訪問を自粛する動きから商談をオンラインで行う機会も多くなっていますが、以前と比べるとクライアントとの意思疎通の難しさや、商談機会の減少が課題となっています。また、社内でのコミュニケーション機会も少なくなっているため、営業活動の不透明さを懸念する声も聞かれます。

意思疎通の難しさ

リモートワーク中の営業活動ではWeb会議ツールを使ったオンライン商談が中心です。オンライン商談ではこれまで当たり前に行われていた「相手のリアクションに合わせて話を進める」、「折を見て顔を出す」といったことが困難になるため、意思疎通のハードルが上がります。

商談機会の減少

リモートワーク環境下では会社のオフィスに人が少なく、従来のような電話という手段では商談のアポイントが取りづらくなりました。また、これまでのようにセミナーや展示会など新規顧客を開拓する機会が大きく減少しているので、商談を提案する見込み客を確保することも難しくなっています。実際、マツリカが2020年4月に実施した「営業活動のリモートワーク調査」によれば、リモートワークの普及によって商談の機会が「減ってきている」と答えた人が8割以上という結果が出ています。

活動内容が不透明

リモートワークにおいて、社員は自宅やカフェ、サテライトオフィスなどそれぞれの場所で業務を行います。オフィス勤務をしている時ほど気軽にコミュニケーションが取れないため、誰がどの案件を担当しているのか、営業活動の進捗状況や成果などが不透明になりがちです。特に商談などの社外業務は成果物が形に残らず、上司が部下の商談状況を把握するのが困難です。万が一、商談でトラブルが発生した際に迅速にサポートに入るためにも、社内で営業活動の進み具合や結果を共有する仕組みを整備する必要があります。

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JBSのmetis for リモートセールスがおすすめ

このようなリモートワーク下における営業課題を解決する際に活用したいのが、JBS「metis for リモートセールス」です。metis for リモートセールスとは、Microsoft Teamsと連携し、リモートワークにおける営業活動を最適化できるサービスです。また、JBSの個別サービスと組み合わせれば、商談の事前準備から商談のアフターフォローまでを総合的なサポートが可能です。

JBSのmetis for リモートセールスのメリット

metis for リモートセールスは、営業に必要な情報を一元管理して情報共有をスムーズにし、タスクの漏れを防止してオンライン商談を成功に結びつける便利な機能を搭載しています。metis for リモートセールスの機能や導入するメリットをご紹介します。

リモート営業の品質向上

metis for リモートセールスでは、「社員の進めている商談内容の把握や指導がしづらい」「画面越しに顧客対応をしながら商談をスムーズに進められるか不安」といった営業担当者の悩みを解決し、リモート営業の品質を大きく向上できるサービスです。

「metis sofie」というファシリテーションサポートアプリをMicrosoft Teamsと連携させれば、商談の進め方や記録方法を定形化できるため、個人のファシリテーション能力に左右されず、商談のクオリティを一定に保てます。

Teams上で営業活動を完結

metis sofieをMicrosoft Teamsと連携させると、Teams上で全ての営業活動を完結することも可能になります。例えば商談前には、商談のゴールやアジェンダ、使用するファイル、カンニングペーパーなどを登録しておけるので、上司や同僚との情報共有が可能です。商談の開始時刻には通知が届き、ワンクリックで会議画面に遷移できます。

さらに商談中は、アジェンダを確認しながら進行できるほか、登録しておいたファイルを簡単にクライアントとも共有できるので、話の脱線や準備不足や不手際で商談を中断させることを防止できるでしょう。必要であれば過去の商談記録を一覧で参照できます。商談後も、トークスクリプトや決定事項、発生したタスクをTeamsで共有できるため、商談から間を開けることなく素早いフォローアップができるでしょう。

送りたいファイルの容量が大きい場合でも、Teamsにセキュアファイル転送アプリ「metis fiebie」を連携させれば、安全にファイルの送受信ができます。 Teams上のファイルを選んで宛先を指定するだけで済むので、相手にメールでファイルを送り、そこからダウンロードさせる手間もかかりません。パスワードの自動送付によって、暗号化のし忘れや脆弱なパスワードを設定したことによる情報漏れのリスクを防げるほか、ファイルの送信ログをチームで共有できるので、重複してファイルを送るような事態の防止につながります。

定着化支援で安心利用

オンライン商談を実施する上で、システムトラブルを懸念する方も多いのではないでしょうか。そこで本ソフトでは、サービスデスクやトラブル対応サービスによる定着化支援を実施しています。

「リモートサービスデスク」では、操作に関する問い合わせにJBSのサポートエンジニアが回答します。また、Microsoft製品に関する専門エンジニアで構成されたサポートチーム「Ambient Office Live Support 」と連携し、システム面についてのトラブル対応やカスタマイズの相談も受け付けているため、長期的に安心してリモート営業に取り組めるでしょう。

まとめ

Microsoft TeamsにJBSの「metis for リモートセールス」を連携させれば、リモート営業の全プロセスをオンラインで完結できます。商談に関する資料もTems上で簡単に共有できるため、商談内容のブラックボックス化も防止できます。リモート営業の効率化をお考えの方は、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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