本記事では、Microsoft 365環境におけるガバナンス上の課題を解説すると共に、ガバナンスの自動化を促進する「AvePoint Cloud Governance」のサービスをご紹介します。
Microsoft 365をより効率的かつ安全に活用する方法をご検討中の企業の方は、ぜひ一読ください。
そもそもガバナンスとは？
ガバナンスは、あらゆる組織をはじめ、権力やITシステムなどの制度・仕組みについても重視される概念で、日本語で統治や支配、管理を示す言葉です。企業においては特に「管理体制を整えて健全経営を目指すこと」を意味します。ガバナンスがしっかりしていない企業は、資産運用や労務管理、情報管理、商品販売など、様々な活動におけるトラブルの発生リスクが高くなります。逆に言えば、ガバナンスを強化することは企業の信頼性や継続的な成長に繋がるとも言えるでしょう。
Microsoft 365 環境で頻発するガバナンス上の課題
多くの企業が何らかの形でコンピューターやシステムを活用して経営をしている中、組織運営だけではなく、ITシステムの運用に対してのガバナンスを強化する取り組みは必須だと言えます。以下では、Microsoft 365 環境におけるガバナンス課題について解説していきます。
作成・展開に関する課題
Microsoft 365 の利用においては、グループの作成・展開を行う段階からガバナンスを遵守する体制が重要です。たとえば、適切なポリシーが適用されない状態でオブジェクトの作成を許可すると、コンテンツがまとまりなく分散してしまったり、情報管理リスクが増加したりしてしまいます。
また、Microsoft 365では、グループの新規作成時、パブリックとプライベートの2つのモードを選択できますが、パブリックの場合は誰でもファイルの表示・変更・削除をできてしまう点にも注意が必要です。外部アクセスの場合、誰に情報開示や編集の権限を与えるかは慎重に検討しなければなりません。Microsoft 365の情報共有のしやすさは、情報漏洩の容易さも意味する諸刃の剣でもあります。したがって、事前にポリシーをしっかり定めた上でグループ作成しないと、最初の時点でガバナンスにリスクを抱えることになってしまいます。
運用管理に関する課題
グループの作成をちゃんと行っても、その後の継続的な運用管理がおざなりになってしまえばガバナンスリスクは次第に増大していきます。グループの継続的な管理には、権限とメタデータの棚卸しが必要です。ここで言う「棚卸し」とは簡単に言うと、各ユーザーの権限が適切かどうかの確認など、グループが当初定めたポリシーに従って効率的に管理されているかチェックする作業を指します。情報管理ポリシーの違反を発見した場合は、設定や権限の修正が求められます。さらに、こうした作業の過程では、現場のユーザーから確認を取ったり、記録・報告用にレポートを残したりする業務も必要です。
ライフサイクル管理に関する課題
常に変化していくグループの変化をシステム上に反映していく「ライフサイクル管理」も重要です。例えば、プロジェクトの終了などで不要になったチームの情報管理は、ガバナンスの維持における大きな課題です。不要になったファイルがいつまでもシステム上にあると、情報検索時のノイズになるほか、ストレージ容量を無駄に圧迫する原因になってしまいます。また、そうしたデータ内にも個人情報等の重要なものが含まれる場合、情報管理自体は継続しなければなりません。こうした不要なデータへの対処は放置されがちですが、ガバナンスの維持のためにはしっかりポリシーを定めて対処していくことが大切です。
ガバナンス自動化を促進する「AvePoint Cloud Governance」
ガバナンスをしっかり維持しつつMicrosoft 365を活用するには、上記をはじめとする様々なリスクを予防する必要があります。しかし、IT担当者にとって適切な運用管理は負担が大きく煩雑な業務の連続になります。そこでおすすめしたいのが、ガバナンスの自動化を促進するSaaSツール「AvePoint Cloud Governance」の導入です。
AvePoint Cloud Governanceとは、Microsoft 365ワークスペースの払い出しリクエストをサービスカタログ式で提供するツールです。このツールを使えば、上述したガバナンス課題を多面的なアプローチから解決し、運用管理の改善、リスクの抑制など、Microsoft 365 環境で問題となりがちな 「ガバナンスの効いた環境の維持」 を効率的に実現できます。ここからAvePoint Cloud Governanceの特長について詳しく解説していきます。
AvePoint Cloud Governanceの特長
AvePoint Cloud Governanceの特長を一言で言えば、「ユーザーに不便を感じさせない適切な強度のガバナンス維持を自動で可能にしてくれること」にあると言えます。AvePoint Cloud Governanceは、エンドユーザーにセルフサービスカタログをリスト形式で提供する機能を持っています。各エンドユーザーの属性や希望に応じて適切なサービスに誘導するシステムで、Microsoft 365 環境のガバナンス維持に貢献します。
また、ガバナンスの維持はたしかに重要なことですが、ルールで締めつけすぎても組織はうまく動きません。その点、AvePoint Cloud Governanceは「ちょうどよい」レベルの制御を行ってくれるので、ガバナンスを維持しつつもユーザーに不便さを感じさせません。
特筆すべきは、AvePoint Cloud Governance は、Microsoft 365 で発生する単純なアクションの自動化が可能である点です。自動化の中には、サイトやグループ、チームに対するライフサイクル管理も含まれます。これらの機能によって業務効率はアップし、企業のIT担当者の負担が大きく軽減されます。この他にも更新タスクの自動生成やレポートの生成機能なども備えており、様々な面からMicrosoft 365環境のガバナンス維持をサポートします。
AvePoint Cloud Governanceの主な機能
AvePoint Cloud Governanceの主要の機能としては、「サービスカタログ」や「削除アクションの自動化」、「条件付き承認」などが挙げられます。
まず、サービスカタログとは、サイトの払い出しをはじめとする IT サービスのリストを、ユーザーの希望に応じて提供してくれる機能です。特にシステムに詳しくないエンドユーザーの適切なシステム利用に貢献します。
削除アクションの自動化は、サイトやチームの削除や廃棄を自動で行ってくれる機能です。上記でも説明した通り、不要なコンテンツを削除する作業は様々なコストを削減する上で重要ですが、必要なコンテンツの運用と比較すると優先順位が低くなりがちです。そのため、システム側で自動削除してくれる機能はIT担当者の作業の大きな助けになります。もちろん、必要な情報については延長利用を申請して残すこともできます。
また、「条件付き承認」とはユーザーのリクエストの種類に応じた承認フローを設定できる機能です。これによって各事案に応じた適切なレベルでのガバナンス維持が可能になります。その他、エンドユーザー用のリクエストフォームや、責任者・所有者の定期的な再確認アクションなど、様々な機能でAvePoint Cloud GovernanceはMicrosoft 365のガバナンス維持をサポートします。
ガバナンスの効いた環境を自動化で維持するメリット
AvePoint Cloud Governanceによる自動的なガバナンス維持は、企業やIT担当者にとって様々なメリットを提供します。例えば、IT担当者は、定期的なデータ削除やユーザー権限の確認など、煩雑なルーティン作業から解放されます。
また、エンドユーザーからの簡単な質問やリクエストに対しても、AvePoint Cloud Governanceがサービスカタログなどの提供を通して対応してくれるので、その分の時間節約も可能です。IT担当者は雑務から解放され、より戦略的な問題の解決に注力できるでしょう。さらに、AvePoint Cloud Governanceによって自動化されたガバナンスは、情報セキュリティリスクの軽減や、コンテンツの検索のしやすさなど利便性の向上などにも貢献し、企業・IT担当者・エンドユーザーそれぞれに利益をもたらします。
まとめ
「AvePoint Cloud Governance」は、Microsoft 365環境におけるガバナンス課題解決と、ガバナンスの自動化によって企業の発展をサポートしてくれるサービスです。自社のガバナンスを効率的に維持するためにもAvePoint Cloud Governanceの導入を検討してみてください。
