業務効率化の進め方とは?具体的なアイデアや成功例を紹介

 2021.12.28  Microsoft 365チャネル編集部

スムーズかつ無駄のない企業経営を目指すためには、業務効率化をいかに実現していくかが重要なポイントになります。経営陣や現場の管理者にとって、業務効率化は常に考えていくべき課題といえるでしょう。

そのためには業務効率化のわかりやすいアイデアや、実際に成功が見られた事例などをチェックしておくことが大切です。

そこで今回は、業務効率化の進め方や参考にしておきたい手法などを詳しく解説していきたいと思います。

業務効率化の進め方とは?具体的なアイデアや成功例を紹介

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業務効率化とは?促進するメリットを解説

業務効率化とは、あらゆる部門における業務の進め方を見直し、無駄な工程やコストを省いていくことを指します。そして無駄にかさんでしまう時間や人件費をカットし、生産性アップや働きやすい環境の整備につなげていきます。

全体的に生産性アップが実現すれば、利益向上も見込めるでしょう。業績アップを狙うためには
業務効率化は見過ごすことのできない経営課題といえます。

より詳しい方法や例などは後述していきますが、近年はあらゆる業務のデジタル化・IT化がさかんなものとなっています。業務効率化に貢献してくれるソリューションを取り入れれば、自動化やコストカットが実現可能です。

アナログな方法からデジタルな方法に業務のあり方を移すだけでなく、業務フローを見直したり一部を外注化したりするだけでも、効率化には十分につながるといえるでしょう。

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業務効率化を促進する具体的な方法やアイデア9選

業務効率化のための、わかりやすいアイデア・具体的な手法から整理していきましょう。以下では9つをピックアップして解説します。

【① マニュアルを作成して共有する】
業務にマニュアルやわかりやすいルールが存在していないことで、無駄な時間と手間が生まれていることは多いです。フローやその他の取り決め、禁止事項などをまとめてマニュアルを作成し、共有するだけでも効率化の効果は高いといえるでしょう。

【② 業務の優先順位を見直す】
業務をまずリストアップし、優先度の高い順に並び替えて、手をつける順番を変更するのも一つの方法です。優先度を決めて業務を行うことで、優先度の低い業務に多くの時間を費やすようなことを避けられます。

【③作業の無駄をなくす】
本来必要のない二重・三重チェック体制や、手書きが義務化された日報などの無駄を省けば、時間短縮やコスト削減につながる可能性が考えられます。

【④自動化を進める】
ITツールを取り入れて自動化を促進すれば、人件費をカットしたりよりコアな業務に時間を割いたりすることができます。事務的な作業はツールの導入によって自動化できることは多いでしょう。

【⑤担当の業務を分ける】
担当を分けて分業化することも効率化促進になります。従業員一人がさまざまな作業を幅広く担当するよりも、それぞれ担当する作業を割り当てることで作業スピードが上がる可能性があります。

【⑥データベースを活用する】
情報共有の遅延を防ぐには、データベースの活用が欠かせません。データベースを構築して管理しているデータを集約すれば、情報共有が早くなるだけでなく一元管理も可能になります。

【⑦複数の業務を1つにまとめる】
組み合わせることで効率化が可能な作業は、一つの作業にまとめてしまった方が結果として効率化につながる場合があります。フロー的にまとめられるタスクはないかチェックし、時間短縮を実現していきます。

【⑧時間短縮ツールを導入する】
チャットツールやタスク管理ツール、その他自動読み込みツールなど、時間短縮ツールを取り入れることで業務効率化につなげるという手法もあります。近年はDXの流れもありIT活用が著しいものとなっているため、効率化に役立つツールは積極的に導入を検討するべきでしょう。

【⑨外部に依頼する】
アウトソーシングも積極的に検討を進めるべき一手です。例えばコールセンターや営業を外部に依頼すれば、より専門的に業務を行っている会社だからこそ、高い成果にもつながる可能性があります。

業務効率化の目的・目標例や成功例

わかりやすい成功の事例としてチェックしておくべきものとしては、例えば以下があります。

  • チャットボット導入による問い合わせ対応の自動化
  • 営業支援システム導入による情報共有の迅速化
  • オンラインミーティング導入による時間の短縮化

「〇〇はいくら?」「返品方法は?」といった簡単な問い合わせは、チャットボットでの自動化を取り入れることにより、対応時間と人件費のカットを実現できます。

また、営業の効率化には営業支援システムの導入が重要です。システムによる社員同士の情報共有・タスク管理がスムーズになるでしょう。

そして近年はweb会議ツールを利用したオンラインミーティングの実施がさかんなものとなっています。オンラインなら移動時間短縮になり、リモートワークの推進にもつながります。

業務効率化を成功させるためのポイント・注意点

業務効率化を促すためには、主に次のようなポイントを意識することが必要となります。

  • 目的や目標を明らかにする
  • 現場の意見を聞く
  • 一つひとつのアイデアを計画的に実現する
  • 検証を繰り返す
  • 従業員が利用しやすいツールを導入する

まず、目的や目標の設定は欠かせません。何のために効率化が必要で、何を解決したいのか明らかでなければ、具体的な手法や取り入れるべきツールも見えてこないからです。また、経営陣の自己満足で終わらないように、現場の意見を取り入れることも忘れずに行いましょう。

業務効率化を目指す際にはさまざまなアイデアが出ますが、一度に実現を図るのではなく、一つひとつの実現プランを練って実行していくことも重要です。そしてアイデアを実践するうえでは、フィードバックと検証を繰り返すことも忘れないようにしましょう。

ツール導入の際には、基本的に従業員にとって使いやすいものではなくては意味がありません。誰でも簡単に利用しやすく、自社にマッチしたものを見つけることは不可欠です。

業務効率化促進におすすめのツール3選

ここからは、業務効率化を進めるうえでチェックしておきたいITツールを3つ紹介していきます。

チャットツール

素早い情報共有にはチャットツールの導入が有効といえるでしょう。一つのソリューションで社員同士のやり取りやファイル共有、タスク管理、オンラインミーティングなども可能です。

  • Teams
  • Slack
  • Chatwork
  • Typetalk

主流なチャットツールサービスには以上のようなものがあります。Microsoft Teamsでは、チャット、オンラインミーティング、通話、ファイル共有などをスピーディーに行うことが可能です。

RPAツール

単純な事務作業などを自動化するのに大きく役立つのがRPAツールです。システムにロボットが組み込まれており、レポート作成やメール送信などの自動化が可能です。

  • Power Automate Desktop
  • WinActor
  • BizRobo!
  • Asteria Warp Core

利用者の多い代表的なツールといえば以上のサービスがあります。Power Automate DesktopではERPなどのさまざまなシステムとの連携が可能で、単純作業のオートメーション化を促進します。

タスク管理ツール

社員一人ひとりのタスクを、チーム全体でわかりやすく把握していくには、タスク管理ツールの導入が欠かせません。

  • Asana
  • Backlog
  • Trello

名の知れたサービスには以上のようなものがあります。ツールを導入して、それぞれのタスクを見える化につなげましょう。

まとめ

タスク管理ツールやRPAツール、チャットツールといった業務効率化への貢献度が高いツールは、作業の無駄を減らすために導入を積極的に考えるべきものといえます。もちろんその他の業務の改善・見直しも効率化には大きくつながるもののため、業務効率化の手法・アイデアはくまなくチェックしておきましょう。

MicrosoftのTeams、Power Automate Desktopといった効率化実現におすすめのツールなら、さまざまな業務の無駄をなくし、コストカット、そして利益率向上に貢献します。業務効率化にあたってITツールを取り入れたいとお考えの際には、Microsoft製品の導入をぜひご検討ください。

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