失敗したと言わせないためのテレワークの進め方とは

 2021.07.30  Microsoft 365チャネル編集部

新型コロナウイルス感染症の世界的な流行によって、海外はもちろん日本でもいつも通りの日常にさまざまな変化があらわれました。特に多くの人に変化をもたらしたのが「テレワーク」です。

日本でも政府からの要請でテレワークをすすめる声が上がっており、通勤ラッシュの満員電車での感染リスクを下げるとともに、職場での感染対策としてテレワークが有効とされています。

これを受けて多くの企業がテレワーク化に乗り出しています。今回はテレワークの課題について触れながら、テレワークをどのように進めていけばいいかをご紹介します。

失敗したと言わせないためのテレワークの進め方とは

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コロナ下のテレワークの7つの課題

コロナ禍でテレワークを進めるにあたり、企業はさまざまな課題をクリアしなければなりません。「わが社も今日からテレワークを始める」と言って、すぐに始められるわけではないからです。

コロナ禍のテレワーク化に向けて考えられる、7つの課題についてそれぞれ見てみましょう。

1.物理的・技術的・制度的インフラの遅れ

まず1つ目の課題は、テレワークを進めるための「物理的・技術的・制度的インフラの遅れ」が挙げられます。

そもそもなぜテレワークがうまくいかないのか、それはテレワークを進めるための土台が整っていないからです。テレワークは会社内で準備をするのに加え、実際に自宅や会社以外の場所で仕事をする従業員側のインフラ整備・準備が必要になります。

たとえば、すべての書類が紙のままであったり、FAXや書類を用いてやり取りをしていたりするような企業が、果たしてすぐにテレワークに移行できるでしょうか。テレワークを導入するためには、まず企業内でのデジタル化やペーパーレスの徹底をすることに加え、Web会議ができるようなシステムを導入し、テレワークを行うための環境を整備しなければなりません。

従業員側も、自宅で仕事をするにあたって通信環境は整備されているのか、仕事は支障なくできそうなのかなど、あらかじめ考えておくべきです。

2.従業員のテレワーク環境への適応コスト

2つ目は「コスト」の問題です。

テレワークができるようなインフラが整ったとしても、すぐにテレワークで結果が出るということはありません。従業員はこれまでと違う環境で仕事をしなければならないため、少なくとも1か月程度はテレワークをして、新たな環境での仕事に慣れる必要があります。

また、緊急事態宣言が発出されたことを機に、テレワーク導入・移行する企業も少なくありませんが、緊急事態宣言が解除された場合、再び会社に出社する従来のスタイルを取ってしまうと、従業員は振り回された形になってしまいます。

従業員にとっては大きな負担となりますし、加えて、元の環境に戻るためのコストもかかります。これを適応コストと呼びます。大切なことは、実際にテレワークに取り組む従業員のことを考えることです。企業の独断で強制的にテレワークを導入した場合、インフラ不足と適応コストの二重苦となる可能性があります。その結果、「テレワークは機能しない」という結論に達してしまう恐れがあります。

3.コミュニケーションの量的・質的不足

3つ目は「コミュニケーションの量的・質的不足」についてです。

コロナ禍の影響によって、そもそも会社に出社しないというスタイルや、出社して顔を合わせる人の数を減らすという取り組みがなされている企業もあります。また、テレワークを導入してWeb会議で顔を合わせる機会があったとしても、やはり直接顔を合わせて会話をするのとはコミュニケーションのレベルが違います。

特にWeb会議の場合、会議に参加する人それぞれがうまくチャットツールなどのツールを使いこなし、円滑なやり取りをしていく必要があります。ツールを使いこなせていなかったり、感情が伝わりにくかったりすることで、コロナ禍のテレワークがうまくいかないという場面も多々見られるため注意が必要です。

対策の具体例としては、Web会議中はビデオ会議につなぎっぱなしにすること、社員同士でコミュニケーションを取れる雑談会の開催することなどが挙げられます。積極的に社員同士が会話ややり取りをする機会を作ることが大切です。

4.信頼感・一体感の不足

4つ目は、「信頼感・一体感の不足」についてです。

コロナ禍のテレワークという特殊な環境下において、これまでのように仕事を進めていくためには、メンバー同士での信頼感や組織としての一体感の形成が必要不可欠と言えます。大切な内容をメンバーに伝えるため、また自分の持っている情報をうまく共有するためには、相手への信頼性を高めておく必要があります。

円滑なコミュニケーションを生み出すためにも、ここまででご紹介した方法を用いてコミュニケーションの量的・質的充実を達成するようにしましょう。そうすれば、お互いの信頼感・一体感の形成も可能です。職場という場所で同じ時間を共有していたにも関わらず、テレワークになったとたん、メンバー同士でのやり取りが途絶えてしまったということがないよう、コミュニケーションが途切れない工夫をしていきましょう。

5.雇用管理制度の不適合

5つ目は、「雇用管理制度の不適合」についてです。

雇用管理制度が「テレワーク」という特殊な働き方に合わないため、これまでの既存の制度や仕組みなどを変える必要があります。もちろんこれは法的なものだけでなく、企業が定めて取り組んできたルールにも大きく関わっています。

ジョブ型・成果主義にすべきという声も少なくありませんが、そもそも日本で多くの企業が抱えているテレワークの課題は、テクノロジーの活用をさらに進めるべきというように、インフラの問題であることが多く見られます。そのため、まずは自社でどうすれば従業員が働きやすい・テレワークしやすい環境になるかを考え、従業員の負担・不満になるような事柄を解消することに力を入れて取り組みましょう。

6.インフォーマルな親近感とソーシャリゼーションの形式困難

6つ目の課題は「インフォーマルな親近感とソーシャリゼーションの形成困難」についてです。

少し難しく感じるかもしれませんが、日本では昔から年功序列という言葉があり、上司や先輩という立場が絶対的であるというイメージが残っています。しかし、海外ではこうした関係を超え、能力を持つ人を評価し、素直にコミュニケーションを取る「インフォーマルな親近感」が形成されています。これに対し、日本はメール1つとっても丁寧なビジネス単語を取り入れるような、形式的なやり取りが多くなされています。こうした形式は大切である一方、ビジネスにおいては上司・部下・先輩・後輩といった関係性の大きな壁になっていると言えるでしょう。

コロナ禍のテレワークにおいては、こうした表面上のやり取りだけでなく、お互いのことを知り、信頼性を築いていくことが大切です。

7.日本的雇用システムに潜む「大部屋主義」「対面主義」のバイアス

7つ目の課題は日本の雇用システムでよくある制度のバイアスについてです。

まず1つ目は、同じ場所(職場)で同じ時間を共有して従業員同士が顔を合わせる「大部屋主義」、2つ目は、従業員がやり取りをする際、電話ではなく「対面主義」であるということです。日本は古くから仕事をするにあたり、情報共有や伝達を行う際、「人力」でやってきました。

人力で行うメリットもありますが、当然デメリットもあります。このやり方は業務の効率性を下げてしまうケースも多く、それが今テレワークという新しい働き方が登場したことで浮き彫りになっていると言えるでしょう。特に、50代以上の管理職の方にこうしたバイアスがかかっていることが多く、テレワークやリモートワークでは仕事にならないと考えている方も多いのが実情です。

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テレワークの課題を解消する方法

ここまではテレワークの課題についてご紹介しましたが、ここからはこれらの課題をどのように解消すれば良いのかについて見ていきましょう。

さまざまな課題を解決すべく、新たなシステムの導入や方法を思い切って変えることが必要とされています。

コミュニケーション機会を増やす

1つ目は、従業員のコミュニケーション機会を増やすことです。

リモートワークでも、従来のような出社して、従業員同士が対面で仕事にあたっていたときのように、生産性をキープすることがカギとなります。テレワークになってもコミュニケーションを密に取れる仕組みを導入することで、これまで以上に生産性が向上する可能性もあるでしょう。

Web会議システムを日常的に使うことや、ビジネスチャットツールを用いることなど、コミュニケーションに使える手段を多く取り入れてみましょう。Web会議システムの導入を検討しているのであれば、Microsoft社が提供する「Microsoft Teams」がおすすめです。Microsoft Teamsはすでに世界中の多くの企業で導入されているWeb会議システムで、企業で使われることが多いMicrosoftアプリとの連携も可能となっています。

タスク管理ツールの導入

2つ目は、タスク管理ツールの導入です。

テレワークになると、誰がどのような仕事を担当しているのか、そしてその仕事がどこまで進んでいるのかを把握しづらくなってしまいます。この課題を解消し、メンバーや部署全体の業務・タスクを可視化してくれるのが、タスク管理ツールです。

これは従業員同士がお互いの仕事の進捗状況を確認できるとともに、テレワーク環境で社員がどのように働いているかといった、勤務状況をリアルタイムで把握できる仕組みです。タスク管理ツールを導入することで、これまでに「対面での仕事」や「出社が絶対」というバイアスがかかっていた世代にも、テレワークの導入を支持してもらうことができるでしょう。

テレワークは、仕事の成果がこれまでと変わらないにも関わらず、業務時間を短縮して自分の時間を持つことを可能にします。勤怠管理ツールやタスク管理ツールを導入し、従業員の生産性向上を図りましょう。

まとめ

テレワークを進めることは難しいことではありません。実際にテレワークに取り組む従業員は慣れるまで時間がかかることもあります。従業員をサポートするためにも、企業側は、従業員がやる気を持ってテレワークに取り組める環境作りに努めましょう。

ディスカバリーズ株式会社が提供する「生産性に効くテレワーク・ガイド」は、多くの企業がどのようにテレワーク化に向けて取り組んできたかをまとめたガイドブックです。こうしたところからヒントを得て、テレワーク化をぜひ進めていきましょう。

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