Microsoft Flowを使いこなす!便利な活用事例のご紹介

 2019.06.17  Microsoft 365チャネル編集部

Microsoftが提供するタスク自動化ツール「Microsoft Flow」は、2016年11月にリリースされたサービスです。現在は無料プランと有料プラン2つ、それとOffice 365に付帯するプランの全4プランで構成されており、近年はタスク自動化ツールの有用な選択肢として注目されています。

その理由の1つが、昨年からExcelが自動化対象としてサポートされるようになったことです。このアップデートによってMicrosoft Flow活用の幅が大きく広がったとして、続々とMicrosoft Flowを活用する企業が増えています。

本稿では、Microsoft Flowを使いこなしていただくための、便利な活用事例についてご紹介します。

Microsoft Flowってどんなツール?

一口にタスクツールといっても様々なものがあります。特に最近では、RPA(Robotic Process Automation)が多方面で活躍していることから、Microsoft FlowをRPAのようなタスク自動化ツールとイメージされる方が多いかもしれません。ただし、Microsoft FlowとRPAとでは異なる点がいくつかあります。

  • Microsoft Flowはクラウドサービスであり、RPAはソフトウェアである
  • Microsoft Flowの自動化処理範囲は基本的にRPAよりも狭い
  • Microsoft Flowの料金はユーザー単位、RPAはライセンス単位

まず、クラウドサービスかソフトウェアかというのが大きな違いです。クラウドサービスとして提供されているMicrosoft Flowは、ブラウザ上で主な操作を行うので、パソコンにソフトウェアをインストールする必要はありません。インターネット接続環境さえ整っていればOKです。

一方RPAはパソコンまたはサーバーにインストールするソフトウェアタイプの製品なので、RPAを利用するパソコンに直接インストールするか、ネットワーク上に新しいサーバーを設置する必要があります。従ってMicrosoft Flowに比べて初期投資が多いというのが特徴です。

Microsoft製品関連お役立ち資料

ただし、RPAはプログラミングを用いて自動化処理の定義が行えるため、接続するアプリケーションを問わなかったり、Microsoft Flowに比べてより広範囲な自動化処理を実行できたりという特徴もあります。

ランニングコストに関しては、Microsoft Flowはユーザーごとに、RPAはライセンスごとに発生します。そのためユーザー数によってはRPAの方がランニングコストが安く済むケースもありますが、ほとんどの場合はMicrosoft Flowの方が低コストに利用できます。

Microsoft Flowの活用事例

では、実際にMicrosoft Flowはどのようなシーンで使われているでしょうか?ここでは3つの活用事例をご紹介します。

受信したメールの添付ファイルをクラウドストレージに保存する

Microsoft Flowの最もスタンダードな活用事例は、受信したメールから添付ファイルをクラウドストレージに自動的に保存するというものです。たとえばOutlookで受信したメールにファイルが添付されている場合、それを特定のクラウドストレージに保存するようフローを作成することで、1日のうち何分かの作業時間短縮になります。ちなみにMicrosoft Flowではビジネスチャットツールも多数サポートしているため、メールだけでなくSlackやChatterなどから添付ファイルを保存することも可能です。

YouTubeにアップした動画コンテンツをソーシャルで投稿する

昨今では動画コンテンツを活用したインバウンドマーケティングを実施している企業が増えています。その中心になるのが、最大級の動画配信プラットフォームのYouTubeです。動画マーケティングにおいて大切なポイントは、特定のプラットフォームだけではなくソーシャルメディア上でも動画コンテンツを配信し、より多くのユーザーの目に触れるよう戦略を組むことです。しかし、動画コンテンツをYouTubeにアップしてソーシャルメディアにも投稿するという作業は案外手間がかかるものです。それもMicrosoft Flowなら簡単に自動化処理できます。YouTubeをはじめ、TwitterやFacebookといった各種ソーシャルメディアもコネクタとしてサポートされているため、YouTubeにアップした動画コンテンツを各ソーシャルメディアに投稿することも可能です。動画マーケティングを実施している場合は、かなりの作業時間短縮に繋がるのではないでしょうか。

OutlookのスケジュールをGoogleカレンダーに同期する

ビジネスツールとしてOutlookを、プライベートツールとしてGoogleカレンダーを予定表管理で使用しているというユーザーも多いでしょう。WebサービスではGoogleカレンダーではなくOutlook.comを利用すれば簡単に同期できますが、日ごろからGoogleカレンダーを使い慣れている場合は簡単にサービスを移行できないでしょう。そうしたケースではMicrosoft Flowを活用して、Outlookで管理している予定表をGoogleカレンダーに同期するよう設定すれば問題ありません。また、Outlookで受信したメールをGmailに転送するといったフローを作成することも可能なので、日常的なコミュニケーションを促進することができます。

いかがでしょうか?このように、Microsoft Flowを活用することでさまざまな自働化処理を実行できるため、使い方によっては作業時間を大幅に短縮できます。Microsoft Flowの良い点は、利用するユーザーごとにフローを作成でき、かつ自働化実行回数などが定められている点です。従って、各ユーザーが自分好みのフローを作成し自動化処理を実行できるため、組織全体で業務効率がアップしていきます。

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Microsoft Flowを利用するためには?

Microsoft Flowを利用するには4つのプランから選択し、サービスに登録する必要があります。4つのプランの月額料金と、簡単な機能比較を以下にご紹介します。

<Microsoft Flow各プランの価格>

 

Flow Free

Microsoft Flow for Office 365

Flow プラン1

Flow プラン2

初期費用

無料

月額料金

無料

Office 36

各プランの

料金に準ずる

$5.00

$15.00

 

<Microsoft Flow各プランの機能>

 

Flow Free

Microsoft Flow for Office 365

Flow プラン1

Flow プラン2

全般

ワークフロー作成

無制限

無制限

無制限

無制限

1ヵ月あたりの最大実行数

750回

2,000回

4,500回

15,000回

フローの最大頻度

15分ごと

5分ごと

3分ごと

1分ごと

テンプレートからのフロー作成

可能

可能

可能

可能

業務プロセスフローの使用

×

×

×

最適なフローパフォーマンス

×

×

×

SLA

使用不可

99.9%

99.9%

99.9%

※Microsoft Flow for Office 365はMicrosoftが提供するコラボレーションツールのOffice 365を利用すると付帯するサービスです

以上のように、プランごとに特徴は大きく異なるため、まずはMicrosoft Flowを利用する目的を明確にした上で、最適なプランを選びましょう!

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