社内コラボレーションが大きく変わるMicrosoft Teams使い方

 2019.05.15  Microsoft 365チャネル編集部

社内コラボレーションがビジネス目標を達成するために重要ということを認識しつつも、その促進が課題になっているところが少なくありません。そもそも、なぜ社内コラボレーションが重要なのか?その理由を整理してみましょう。

  • 会社のビジネス目標や将来的なビジョンを共有する
  • 経営や事業に関する情報をすばやく共有する
  • 社員同士の交流を活発にしてスキルを高めあう
  • より良い企業文化を創る
  • 社員の定着や離職率の低下を達成する

このように、社内コラボレーションは会社が健全な経営をしていく上でとても大切な要素であり、ビジネス目標の達成やそれに応じた売上拡大・事業拡大なども、社内コラボレーションの質によって左右されます。

本稿では、そんな社内コラボレーションを阻害している原因を整理しつつ、社内コラボレーションを大きく変える「Microsoft Teams(以下Teams)」の使い方についてご紹介します。

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社内コラボレーションを阻害する原因

それではさっそく、社内コラボレーションを阻害している原因から整理していきましょう!

1日のメール対応時間が長い

ビジネスパーソンが1日のうちメールに費やす時間はどれくらいかをご存知でしょうか?このデータは、一般社団法人ビジネスメール協会が発表している「ビジネスメール実態調査2018」で確認できます。

それによると、1日のメール送信数は平均11.59通であり、受信数は平均34.30となっています。メール1通を作成するのにかかる時間は平均6分なので、そこから算出するに1日あたり約69分をメール作成に費やしていることになります。あくまでメールを作成する時間ですので、受信メールを確認したり、受信ボックスを整理したりする時間まで含めると1日2時間程度をメール対応に費やしているビジネスパーソンもいるでしょう。

社内コラボレーションの基本は現在でもメールが主流です。しかし、いくら情報交換や情報共有のためとはいえ、1日に2時間もかけて対応する価値はあるのでしょうか?

コラボレーションツールが乱立している

昨今の社内コラボレーションをさらに複雑にしている原因が、メールに加えて様々なコラボレーションツールが乱立していることです。電話やFAXなど従来通りのコラボレーション手段は残しつつ、ビジネスチャットやWeb会議、クラウドストレージなどコラボレーションツールが多様化しています。

特に問題なのは、それらのコラボレーションツールが別々で提供され、乱立していることです。社員は都度最適なコラボレーションツールを選択するのに思考を削り、各ツールにアクセスするために時間を費やしています。

部署内グループごとの一体感が不足している

会社という組織には、多様な知識・スキル・意見を持った人材が存在し、それぞれが違うからこそイノベーションが起きたり、ビジネスの最適化が図れたりします。しかしながら、組織として、部署として、グループとして一体感を持つことは非常に重要であり、人材の多様性を認めつつも互いに協力し合う体制がとしても大切です。

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社内コラボレーションが活発ではない企業の多くは、部署内のグループごとの一体感が不足しています。各グループはそれぞれのビジネス目標を達成するのに精いっぱいであり、他を考える余地が無いのです。

もしも社内コラボレーションが活発になれば、互いの仕事内容や目標などを共有でき、互いの必要性を認識したり、協力の重要性に気づくことができます。そうすれば、社内コラボレーションはより促進されます。

部門・役職を越えた「横・縦のコラボレーション」が無い

社員にとって部門を越えた横のコラボレーション手段が無い状況は、組織全体としてのコラボレーションを減少させる原因になります。さらに、役職を越えた縦のコラボレーションが無かったり、情報伝達が適切にされない状況では社員の意見が通りにくくなったり、上司からの一方的な情報伝達になりやすかったりしてコラボレーションへの意欲をそがれてしまいます。

情報が集約されていない

社員によってビジネス上で必要な情報というのは違います。そこで大切なのは、すべての社員が必要な情報を必要な時に取得できるように、情報を集約することです。しかしながら、社員によって必要な情報が違う状況で、すべてを集約することができません。

そのため社内にさまざまな情報が乱立し、必要な情報がどこにあるのか分からないという状況も少なくありません。コラボレーションに必要な情報が不足されば、当然コラボレーション効率が下がります。

社外からのコミュニケーション手段が確立されていない

営業などのビジネスパーソンは、必要に応じて社外から情報を取得したり、社内の人間とコミュニケーションが取れるようにしておくと、コラボレーションが活発化しますし、営業活動も効率化できます。しかしながら、多くの企業にとってそうしたコラボレーション手段が確立されていないため、社内コラボレーション促進が実現しない原因になっています。

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社内コラボレーションを促進するMicrosoft Teamsの使い方

では、上記の社内コラボレーションを阻害している原因に対して、Teamsはどういった形で社内コラボレーション促進を図れるでしょうか?

1日のメール対応時間が長い

⇒ビジネスチャットで素早いやり取り

Teamsのビジネスチャットを活用すれば、メッセージの確認や送信のスピードは数倍加速します。メンション機能を使って個別の注意を引くことができるため、コラボレーション効率がアップします。

コラボレーションツールが乱立している

⇒すべてのツールをTeamsに統合

Teamsには社内コラボレーションに必要なツールがすべて統合されています。ビジネスチャット、Web会議、音声会議、ファイル共同編集などでコラボレーションを促進しましょう。

部署内グループごとの一体感が不足している

⇒チーム・チャネルごとのコラボレーション

Teamsは「チーム」と「チャネル」で構成されており、社員は自分が属するチームや浄法が必要なチャネルに登録することで、グループごとに個別のコラボレーションを取ることができます。それによって部署内グループごとの一体感が増し、社内コラボレーションが活発になります。

部門・役職を越えた「横・縦のコラボレーション」が無い

⇒気軽なコラボレーション

Teamsでは気軽なコラボレーションができるように、誰でも参加できるチャネルなどを作成することが多くあります。そこで部門・役職を越えた横・縦のコラボレーションを実現することができ、社員はコラボレーションへの意欲がより湧いてきます。

情報が集約されていない

⇒必要な情報をTeamsに集約

Teamsでは社員ごとに必要なツールを個別に統合したり、必要なチームやチャネルに登録することができます。そのため、必要な情報をTeamsに集約でき、情報交換や情報共有が活発になります。

社外からのコラボレーション手段が確立されていない

⇒スマートフォンアプリで社外からも

Teamsはスマートフォンで使用できるアプリケーションを提供しており、社外からでもTeamsの各機能を活用できます。営業など社外での活動が多いビジネスパーソンも社内コラボレーションに参加でき、業務効率アップにもつながります。

いかがでしょうか?社内コラボレーションの促進を図りたいという場合は、この機会にMicrosoft Teamsをぜひご検討ください。

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