Skype for Businessなどのオンライン会議システムを導入する目的は何でしょうか？ワークスタイルの変革？コミュニケーションコストの削減？企業が抱える経営課題によって、導入課題は多種多様かと思います。
しかし、いずれの導入目的を持っているにしろ、大切なのは「システムをどう活用し、目的を達するか」です。
目的に沿った活用方法を予め理解していれば、いざ導入した時もスムーズにシステムを使いこなし、高い導入効果を得ることができます。
そこで今回は、Skype for Businessの導入事例と共に具体的な活用方法を紹介していきます。事例内の活用方法に着目し、自社で導入する際のヒントにしていただければ幸いです。
ダイバーシティ経営を目指した野村不動産ホールディングス
ダイバーシティとは年齢、性別、性格、価値観などの多様性を受け入れ、人材を広く活用することで生産性を高めようというマネジメント手法の一つです。
平たく言えば「多様な人材が、その能力を最大限発揮できる環境を提供する」ということでもあります。
近年では経済産業省による「ダイバーシティ経営企業100選」が発表されるなど、経済界全体で注目されているマネジメントです。
野村不動産ホールディングス株式会社(以下野村不動産ホールディングス)は、Skype for Businessの導入により、ダイバーシティ経営の実現を目指した企業の一つです。
日常業務の非効率性を排除するために
野村不動産ホールディングスがダイバーシティ経営を推進するためにまず取った行動は、日常業務の非効率性を排除することでした。
例えば移動時間です。住宅分譲の営業拠点は基本的に商品の近くに配置されるため、本社で会議を行うとなると各拠点から3時間～半日の往復時間を費やす社員も少なくありません。
また、各社員は会議や外出でデスクにいないことが多く、内線を別の社員が受け要件をメモするなど、かなりの非効率性が横行していました。
そこで野村不動産ホールティングスでは、「プレゼンス (在席情報) 表示などの機能の充実」と「Outlookなどマイクロソフト製品との親和性の高さ」の2つの決め手から、Skype for Businessの導入を決定しています。
社員の約8割が利便性を実感するという高い効果
導入効果としては、実際にSkype for Businessを導入してから約1ヵ月で、高い利便性を感じた社員が約8割にも上っています。
具体的には「内線が繋がりやすくなった」や「電話に振り回されることが無くなった」といった意見が多く、コミュニケーションが円滑化しました。
また、Skype for Businessを導入したことで数百人規模の会議が可能となり、本社会議に参加できなかった営業拠点も会議に参加できるようになりました。
ワークスタイル変革に取り組んだ東京都豊島区
在宅ワークやスマートデバイスの導入によるワークスタイル変革は、今や多くの企業が検討する取り組みです。
ワークスタイル変革に成功すれば、従業員に多様な勤務形態を提供できるだけでなく、サービスの質向上など様々な効果があります。
そしてSkype for Businessでワークスタイル変革に取り組んだのが、一般企業ではなく東京都豊島区の自治体(以下豊島区)です。
区民サービスの向上と業務効率化を目的に
豊島区が目指したワークスタイル変革とは、場所にとらわれないワークスタイルを構築することで、区民サービスの向上と業務効率化を目的としたものです。
池袋や巣鴨など日本のカルチャーを発信する豊島区では、13.01平方キロメートルの面積内に28万人以上もの区民が暮らす、日本一の人口密度を誇る区でもあります。
約2,000人の職員が区民の快適な暮らしをサポートするためには、区民の要望に応える窓口業務だけでなく、職員同士が円滑なコミュニケーションを取れる環境が必要でした。
そこで豊島区では、2015年5月の新庁舎移転をきっかけに、Skype for Business導入によるワークスタイル変革に取り組み出しました。
業務効率化や年間千数百万円のコスト圧縮に成功
既にExchangeとSharePointを運用していたことで、連携性の高いSkype for Businessを導入システムとして選んだ豊島区では、年間千数百万円のものコスト圧縮に成功しています。
社員が最も高い効果を感じたのはコミュニケーションコストの削減です。以前ならば在席確認のためにも電話をかけなければならなかった状況から、Skype for Business上で在席ステータスを確認するだけで良く、外出の多い管理職ともコミュニケーションが取りやすくなりました。
また、豊島区では新庁舎移転とSkype for Business導入により、アナログ電話をBCP(事業継続計画)に最低限必要な数まで圧縮してほとんどをIP電話に移行したことで、年間千数百万円のコスト圧縮に成功しました。
業務効率化だけでなく、コスト削減効果もあり
Skype for Businessを導入することで得られる効果として、ワークスタイルの変革をイメージする企業は多いかと思います。事実多様なワークスタイルを提供できるようになるため、その認識は間違っていません。
しかしそれ以外にも、豊島区の事例のように高いコスト削減効果を生むこともあるのです。
例えば遠方で定期的な会議を行うために、年間数百万円の出張費がかかっているとします。Skype for Businessを導入することで、遠隔地でも顔を見ながら会議を行うことができるため、出張費の大幅な削減が可能です。
もちろん、この例で言えば実際に集まらなければならない重要な会議などもありますが、それを考慮しても出張費が削減されるのは確実です。
また、豊島区のようにアナログ電話を最小限にしたことで、管理コストが大幅に減少し、大きなコスト削減を生む可能性もあります。
従ってSkype for Businessを導入することで、コスト削減効果を狙うこともできます。
コミュニケーションの促進をまず前提に
とはいえ、Skype for Businessはそもそもコミュニケーションを効率化するためのシステムであるため、コスト削減ばかりを狙って導入することは推奨しません。
やはり、組織内外のコミュニケーションを促進し、二次的にコスト削減効果が発生するというのが理想形です。
これを実現するために、まずは組織内のコミュニケーション課題を洗い出し、Skype for Businessを導入することでどれほどの効果があるのかを推測していただきたいと思います。
そうすることで、二次的なコストメリットはあるかなど、Skype for Business導入効果の全体像を掴むことができるでしょう。
最後になりますが、今回紹介したSkype for Businessの導入事例はあくまで一つの例であり、企業によって多種多様なニーズは導入効果が存在します。
このため今回紹介した導入事例に縛られず、柔軟な発想でSkype for Businessを活用してください。
