Microsoft Teamsの機能と活用方法

 2019.02.21  Office365編集部

Office 365」は世界で1億人のアクティブユーザーが使用しているクラウドサービスです。Exchange OnlineSharePoint Online、「Skype for Business」など複数のコミュニケーションツールをOfficeライセンスを提供することで大幅な生産性向上を組織にもたらします。その中で2017年3月にリリースされたMicrosoft Teamsというサービスをご存知でしょうか?

Microsoft Teamsは組織やチームのハブとして、チャットツールベースのワークスペースを提供します。具体的にはOffice 365が提供する様々なコミュニケーション機能を一か所に統合して、Microsoft Teamsだけでメッセージのやり取りやWeb会議、ファイル共有などを完結させるものです。

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リリースからまだ1年程度しか経過していないことから、Office 365ユーザーの中でもこのMicrosoft Teamsをどう使えばよいのか分からないという方も多いでしょう。そこで今回は、Microsoft Teamsの基本機能を整理しつつ使い方をご紹介します。

Microsoft Teamsで何ができる?

従来Office 365ではSkype for Businessがチャットツールとして役割を果たしていました。インスタントメッセージと音声通話およびビデオ通話にてコミュニケーションを取りつつ、ファイル共有はSharePoint Onlineを使用たりプロジェクト管理はMicrosoft Plannerを使用したりと、それぞれのサービスが独立していたのが特徴です。

SharePoint Online」について詳しくご覧ください!

これがMicrosoft Teamsの登場により、一ヵ所から様々なコミュニケーション機能を使用できるようになりました。なのでMicrosoft Teamsにはスタンドアロンサービスとしての提供は無く、Office 365ユーザーだけが使えます。

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具体的に何ができるかというと次のような機能が使用できます。

Microsoft製品関連お役立ち資料

≪Microsoft Teamsで使用できる機能≫

  • チーム作成
  • チーム設定
  • メンバー追加
  • チャットメッセージ
  • @メンション
  • 音声通話会議
  • ビデオ通話会議
  • ダイヤルイン会議
  • ファイル共有
  • ファイル共同編集
  • プロジェクト管理
  • 外部ユーザー招待
  • Wiki
  • ツール連携

これらの機能を使いこなせば組織やチームのコミュニケーションをすべてMicrosoft Teamsでまとめることも可能です。もちろん、取引先など社外の人間とのフォーマルコミュニケーションとしてはこれまでどおりメールを使用し、使い分けるのがよいでしょう。

簡単なMicrosoft Teamsの使い方

ここではMicrosoft Teamsの基本操作についてご紹介します。まず前提として、Microsoft Teamsを使用するために以下いずれかのプランを契約していることをご確認ください。

≪Microsoft Teamsが利用できるOffice 365プラン≫

  • Business Essentials
  • Business Premium
  • Enterprise E1
  • Enterprise E3
  • Enterprise E5

チームを作成する

Office 365よりMicrosoft Teamsにアクセスしたら画面左下にあるチームをクリックしチームを作成を選択します。次にチーム名に説明文を入力しましょう。チームが何のために存在しているか分かりやすく説明を入力してください。チームを作成をクリックし、ダイアログにチームメンバー、グループ、あるいは連絡先全体を追加します。完了をクリックしましょう。

チームのチャネルと作成する

チャネルとはチームごとに存在する話題やトピックをまとめたものです。チャネルを作成するとチーム内での情報整理が進み利活用が促進されます。チーム名の横にあるアイコンをクリックし、チャネルの追加を選びます。チャネル名と説明文を入力しましょう。最後に追加を入力して完了です。

チームメンバーを追加する

チーム作成後に新しいメンバーを追加する際は、チーム名横のその他のオプションをクリックしてメンバーを追加を選択します。ユーザー名、グループ名などを入力してメンバーを追加しましょう。ちなみにチームメンバーは最大2,500名まで追加できます。

@メンションを使用する

@メンションは特定のメンバーやチャネルの注意を引くための機能です。メッセージ入力欄の冒頭に「@ユーザー名」か「@チャネル名」あるいは「@チーム名」を入力することで、該当するユーザーにメッセージの通知が届きます。@メンションを使用すれば重要メッセージの確認漏れが無くなります。

Teams メンション」について調べてみよう!

チームの所有者を追加する

チームの所有者はチームに対して設定を変更することができます。これはチーム作成者だけでなく後から追加可能です。チーム名に移動しその他のオプションをクリックしてチームを管理を選択しましょう。役割列でどのユーザーがチーム所有者であるか確認できます。他のユーザーを所有者にする場合はメンバーをクリックして所有者を選択しましょう。

Outlookからチーム会議を予約する

Microsoft TeamsとOffice 2013およびOffice 2016をインストールしたWindowsパソコンであればOutlookからチーム会議を予約できます。Outlookで予定表に移動しホームタブにてTeams会議セクションの新しいTeams会議をクリックします。宛先に出席依頼するユーザーのメールアドレスを入力し、件名に会議の名前を入力します。開始時刻と終了時刻を選び送信をクリックしましょう。Outlookで予約したチーム会議はMicrosoft Teamsの会議セクションでも確認できます。

Outlook 会議室予約 」について調べてみよう!

外部ユーザーを招待する

今年3月にリリースされた新機能にて外部ユーザー(ゲスト)招待機能が追加されました。これにより有効なメールアドレス(OutlookやGmail)を所持する外部ユーザーをMicrosoft Teamsのチームに招待できます。ただし、ゲストはすべての機能を使用できるわけではありません。チーム名に移動してその他のオプションをクリックしユーザーを追加を選択しましょう。ゲストのメールアドレスを入力しゲスト情報を編集します。

パブリックとプライベートを変更する

Microsoft Teamsで作成するチームは全体に公開されるパブリックと特定のメンバーのみが閲覧でいるプライベートがあります。これらの設定は変更可能であり、パブリックからプライベートに、プライベートからパブリックに変更できます。チーム名に移動してその他のオプションをクリックしてチームを編集を選択します。ダイアログボックスのプライバシーにてパブリックまたはプライベートのいずれかを選択しましょう。

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Microsoft Teamsで今日からコミュニケーションを促進

いかがでしょうか?「何だか難しそう…」と感じていたMicrosoft Teamsも、実は簡単な操作で様々なコミュニケーションを促進できます。Office 365ユーザーなら必ず使っていただきたいサービスの一つです。すでの多くの新機能がリリースされており、人気のチャットツール製品と変わらない性能を持つまでに進化しました。組織やチームのコミュニケーションに悩んでいるという方は、この機会にぜひご利用ください。

Microsoft Teamsの概要やメリットやソリューションなどに関しては「スマートスタート for Microsoft Teams」をご覧ください。
Office 365の定義やケース別Q&Aなどという「Microsoft OfficeユーザーのためのOffice 365まるわかりガイド」をご参考ください。
Office 365 で極める社内コラボレーションのポイント
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