活動分析における業務改善|業務量を見える化するには?

 2021.04.23  Microsoft 365 チャンネル編集部

本記事では、企業の業務改善において重要な業務量調査の概要と、その実施に役立つ便利なITツール「Coo Kai 活動分析」のご紹介をします。

業務量調査をしたいけれどやり方が分からない方、または業務量調査にかかる様々なコストを軽減し、効率的に行なう方法をお探しの方はぜひ本記事をご参考ください。

働き方改革!企業における「業務改善」とは

日本では現在、国を挙げて「働き方改革」が推進されています。働き方改革の主な目的は、労働者の多様な働き方を可能にし、就業機会および就業人口を増やして、少子高齢化に伴う労働力不足に備えることです。そして、この働き方改革の達成のために欠かせない取り組みこそが、本記事の主題である「業務改善」です。

「業務改善」とは、現状の業務における基本的なプロセスを見直して、より効率的な労働生産性を得られるように最適化することをいいます。働き方改革において業務改善が重要になるのは、業務の効率化を通して労働者の負担を減らす一方で、企業の競争力を維持する必要があるためです。

業務改善の核心は「ムリ・ムダ・ムラ」の3Mをなくすことだと言われています。

たとえば短すぎる納期や、多すぎる作業量などのムリは、労働者に過重な負担を与え、製品やサービスの品質にも悪影響を及ぼします。また、作業の合間に不要な待ち時間が生じてしまったり、特に重要ではない作業に労力を投じたりするムダは、労働生産性に悪影響を与えます。そして、ムリやムダが混在していると業務プロセスは不安定(ムラ)になり、計画的な業務遂行を困難にしてしまうのです。

つまり、業務改善とは、現状の業務プロセスのどこかにこれらの3Mが隠れていないか検討及び改善し、常に安定した効率的な労働生産性を確保するための取り組みだといえます。

業務改善で重要なポイント

労働状況の改善は、目先の問題から闇雲に手をつけるだけでは達成できません。というのも、通常、企業における一連の業務は、複数の工程や複数の人間が複雑に絡み合って構成されるため、表面的な理解だけで手を加えると、予想外の箇所で副作用が生じてしまうことがあります。労働改善したことでサービスや製品の質が下がるという事態は、往々にして起こりうることです。

それゆえ、労働改善を行なう際にはその準備作業として、業務全体の流れを詳細に分析し、各従業員・各部署の労働量や労働内容などを「可視化」(見える化)する必要があります。一連の業務において必要な手順や内容、時間、場所、担当者、ツールなどの各要素を可能な限り詳細かつ客観的に書き出すことで、普段当たり前に行なっている作業に潜んでいる問題を明らかにできます。

たとえば順調に回っている作業が実は特定の従業員の過剰な負担に依存していたり、別々の部署が知らずに重複した作業をしていたりするかもしれません。
したがって、業務の可視化にあたっては現場の多くの従業員の協力を得て、複数の観点から業務プロセスを見直すことが大切です。

業務状況を見える化する「業務量調査」とは

業務状況を見える化するにあたって重点的に調査したい項目のひとつが「業務量」です。

勤怠管理表などでも従業員の大枠の労働時間は把握できますが、どんな仕事にどれほどの労力と時間を費やしているのか、詳しい内約は分かりません。それゆえ業務量調査では従業員の業務実態を詳しく「見える化」する必要があります。

業務量調査における可視化の対象となるのは主に、業務の「頻度」「人員数」「作業時間」「ツール」「必要コスト」などです。業務量調査を行う手順としては、まず大枠の業務内容のリスト化から始め、それから個々の細かな作業手順の確認に取り掛かるとスムーズです。また、各作業手順の内容を確認すると同時に、そこで生じている課題などがあれば書き出しておくとその後の分析が効率的にできるでしょう。

業務量調査の特長としては、作業頻度や人員数、時間のように、業務負担を数値化して把握しやすいことです。業務量調査によって各従業員の労働内容や労働負担を「見える化」することで、従業員間で偏っていた労働負担の標準化が可能になります。それは業務の属人化の解決にもつながり、ワークフローの効率化にも寄与します。

企業における業務量調査の方法

業務量調査を行うにあたっては、一定の方法論に従って進めると効率的です。企業における業務量調査の具体的方法としては、「実測法」、「実績記入法」、「推定比率法」の3つが主に挙げられます。続いては、それぞれの内容について解説していきます。

実測法

実測法は直接の観測や、ツールを用いた観測調査などで実際の作業量を確認する手法です。典型的な実測法の例としては、一つあたりの作業に必要な所要時間をストップウォッチなどで計測します。

実測法は定型的な業務の作業量を調査するのに適した方法ですが、観測者が傍にいることで従業員が気負ってしまい、普段通りのデータが取りづらくなる場合があります。それを避けるには、従業員にあらかじめ調査の主旨を伝え、それが従業員個人の人事評価等に用いるものでないことを説明しておくといいでしょう。

実績記入法

実績記入法は、従業員自身に実測した作業時間を記入してもらうアンケート形式の調査方法です。該当業務におけるリーダー等が最初に業務の各項目や質問事項を記載した調査票を作成し、従業員にはそれに回答してもらいます。この場合も実測法と同様、正確なデータを取るためには調査の意義を従業員にしっかり伝えましょう。

実績記入法においては、計測する作業の1ユニットをどのように区切るかがひとつのポイントになってきます。この業務の個別化が曖昧になると、調査時間は間延びしてしまい、一つ当たりの業務の内約が曖昧になり、有意味なデータを取りづらくなってしまうからです。

推定比率法

推定比率法は、全体の業務時間から個別の業務にかかった時間を逆算して推定する方法です。推定比率法は前出の2つの方法とは異なり、実際に個々の業務時間を計測する必要がないため、現場の負担を比較的抑えて業務量調査を実施できます。その反面、推定測定法は回答者の主観が混じりやすくなるので回答にばらつきが出やすいというデメリットも抱えています。

Coo Kai 活動分析で働き方の見える化を実現

業務量調査改善は一度やって終わりではなく、繰り返し継続的に行なってこそ信頼性の高いデータが得られます。

しかし、従業員それぞれが多忙に業務をこなす中、調査のために何度も時間や労力を割いてもらうのはやはり避けたいことです。

そうしたジレンマを解決するためにおすすめしたいのが、従業員の働き方を見える化し、効率的な業務量調査に役立つITソリューション「Coo Kai(クーカイ) 活動分析」です。

「Coo Kai」は、Microsoft 365の利用を機能面と運用面の双方でサポートする、クラウド型の業務支援サービスで、Coo Kai 活動分析もそのサービスの一つです。Coo Kai 活動分析はカレンダー型のアプリケーションで、カレンダーに予定を登録するだけで、チームや各従業員の活動状況を見える化できます。

Coo Kaiに入力する予定は既定のリストから選ぶほか、自分で新しく記入して登録することも可能です。たとえば「資料作成」「打ち合わせ」「事務作業」といったように業務内容別に予定表に登録すれば、どの業務にどれほど時間を割いているか確認できます。

また、こうした予定表をチームのメンバーと共有することで、互いの作業の進捗度などを確認し、テレワーク下でも連携して業務にあたりやすくなります。

このようにCoo Kai 活動分析は組織や各従業員の業務量ないしは活動データを分析し、簡単に業務実態の見える化を可能にします。

Coo Kai 活動分析の3つの特長

Coo Kai 活動分析には3つの大きな特長があります。

第一の特長は、業務の見える化のために必要なデータを手間なく取得できるという点です。Coo Kaiはカレンダーにその日の業務種別を入れて、そのまま予定表としても活用できるので、従業員に負担をかけることなく業務量調査に必要なデータを取得できます。Coo Kai 活動分析は最速で3営業日から利用可能なので、導入も簡単です。

第二の特長は、活動分類のカスタマイズによって、分析したい切り口のデータ収集が自由に可能なことです。Coo Kai 活動分析では最大5項目まで活動分類を設定可能です。リスト形式と手入力のどちらにも対応しているので、多様な観点から分析に役立てられます。

第三の特長は、取得したデータをCSV出力して様々な用途で利用可能なことです。出力した活動データは条件や活動区分などの条件別に抽出可能で、Power BI、Azure Machine LearningやCognitive Servicesなどのツールと連携させて多彩に分析することで、業務の見える化を効率的に進めることを可能にします。

Microsoft 365を活用し活動を分析する

Coo Kai 活動分析で用いるのは、Microsoft 365におけるOutlookのカレンダーです。Microsoft 365ユーザーにとって馴染み深いOutlookのカレンダーをそのまま活用できるので、ユーザーは戸惑うことなく簡単に利用できます。

Coo Kai 活動分析では組織やチームの予定を確認・集計し、分析することが可能です。たとえば、先月の「会議時間」「デスクワーク」「移動時間」など、業務に割いている時間を可視化することで、業務実態が非効率的になっていないか、本当に重要な業務にどれだけ時間を集中できているかなど、業務内容の見直しを図れます。

また、Coo Kai 活動分析では自分の予定だけでなく、他部門やチームのメンバーの予定もまとめて確認できるので、他の従業員とのスケジュール調整などにも活用できます。
Coo Kaiは従業員の日常業務をより効率的にサポートしながら、同時に業務改善のためのデータ取得にも役立てられる優れたITソリューションです。

まとめ

業務改善のために役立つのが業務量調査による業務実態の「見える化」です。業務量調査には多くの従業員の協力が不可欠ですが、便利なITツール「Coo Kai 活動分析」を活用することでその負担を軽くすることができます。
業務改善にあたっては、「Coo Kai 活動分析」の導入を検討してみてはいかがでしょうか?


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