業務効率アップのアイデア大全!難易度別に解説

 2022.06.17  Microsoft 365チャネル編集部

変化が激しいDX時代の中で、各企業が業務効率化の必要性に迫られています。本記事では、業務効率化に向けた基本的なステップや、すぐ実践できる業務効率化の手法を目的別・難易度別に解説します。DX時代を生き抜くための業務効率化に、ぜひ役立ててください。

業務効率アップのアイデア大全!難易度別に解説

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DX時代に業務効率化が重要視される背景

あらゆるビジネスにおいてデータやテクノロジーが活用される中、企業では「DX(デジタルトランスフォーメーション)」の推進が求められています。DXとは、経済産業省により次のように定義されています。

「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること」

DX時代を迎えた今日では、高度なデータ分析が可能で、それを経営判断の材料として活用できるようになりました。また、働き方改革の推進や新型コロナウィルスの影響もあり、リモートワークを採用する企業も増加傾向にあります。このように変化の激しいDX時代だからこそ、スピーディーなビジネスが要求されるため、企業はさまざまなサービスを活用し、データ分析を含め業務効率化できる環境を整える必要があるのです。

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業務効率化の進め方

では実際、DX時代の業務効率化には何が求められ、どのように進めていくべきなのでしょうか。ここからは、業務効率化のノウハウを順序立てて解説していきます。

現状を把握し、業務を「見える化」する

業務効率化を実践するにあたっては、まず現状把握が必要です。このとき意識したいのは、単に現状を俯瞰するだけでなく、業務を「見える化」するところまでやり切ることです。たとえば、図や表といった形に現状をまとめ、どの業務にどれくらい時間を要しているのかなどを可視化した状態にするとよいでしょう。

ムリ・ムダ・ムラを抽出し、業務を標準化する

業務効率化に必要なのは、業務における「ムリ」「ムダ」「ムラ」を極力なくしていくことです。現状を把握すると、「見込みのない顧客とのコミュニケーションに時間をかけすぎている」といったムダや、「業務は同じでも人によって進め方が異なる」といったムラが見えてくるはずです。業務の見える化は、このようなムリ・ムダ・ムラが業務のどこに生じているかを把握し、適切に対処していくための重要なプロセスといえるでしょう。

では、ここでいう適切な対処には、一体どのようなものがあるでしょうか。そのひとつとして挙げられるのが「業務の標準化」です。標準化は、現状の見える化によって得られた情報をもとに進めます。たとえば、同じ業務でもやり方が異なることでムラが生じている場合、業務フローを明文化してクオリティを担保します。その際、誰が担当でも均質になるよう、ルーチンにまで落とし込むことも大切です。また、まとめられそうな業務を集約して、ムダをなくすことも標準化といえるでしょう。

PDCAサイクルを回す

メジャーな継続的改善手法に、「Plan(計画)」「Do(実行)」「Check(評価)」「Action(改善)」からなる「PDCAサイクル」というものがあります。前述したマニュアル作成をはじめとする標準化は、PDCAサイクルのDoに該当します。ただし、Doは1つとは限りません。標準化してもなかなか効率化できない業務は、外注や新たな業務効率ツールの導入といった、新しい方法を検討・策定しながら対応するとよいでしょう。

また、業務効率化のための取り組みが、実際にどの程度有効だったかを検証し、必要に応じてさらに改善することも大切です。そのためには具体的な目標を立て、「KPI(Key Performance Indicator)」を定めて進めることが重要となります。結果だけでなく途中経過も見せていくと、より効率化されたという実感が湧き、従業員のモチベーションにつながりやすくなるでしょう。

いますぐできる業務効率アップ手法【難易度低】

ここからは、すぐ実践できる業務効率化の手法を難易度別にご紹介します。まずは低難度のものから見ていきましょう。

よく使用するメール文章をテンプレート化する

まずご紹介するのが、メールのテンプレート化です。営業や顧客対応でよく使う文章を定型文としてまとめておきましょう。これは業務効率化だけでなく、対応品質を均一にできるというメリットも持ち併せています。個人単位でも効果はありますが、部署単位や業務単位でテンプレートを共有すると、より大きな効果が見込めるでしょう。

注意すべき点として、テンプレートの定期的な見直しを行うことが重要です。内容に間違いはないか、もっと伝わりやすい表現はないか、現在のビジネスシーンにマッチしているかなどをチェックし、都度改善するとよいでしょう。

タスク管理・スケジュール管理アプリを導入する

タスク・スケジュール管理アプリの導入は、管理業務の負担軽減やヒューマンエラーの削減につながります。

GoogleのToDoアプリやカレンダーが気軽に導入しやすいほか、「Microsoft Teams」を使ったタスク管理も、チームで内容を共有して進める際に便利です。進行状況や優先度も選択して共有できるので、チーム内の仕事の回し方も最適化しやすいでしょう。また、Teamsはチームの負担状況をグラフで可視化できるなど、機能性に優れる点も特徴です。

日程調整ツールを導入する

リモートワークの機会が増えたことで、時間や場所を問わずミーティングや商談ができるようになった現在では、自動で日程調整をしてくれるツールも業務効率化に寄与します。

日程調整ツールは、候補日程を相手に提案して選んでもらう「候補提案型」と、自分の空いている日時から予約を受付する「予約受付型」の2種類に大別されます。「調整アポ」「Timerex」「eeasy」といった無料~月額1,000円程度で使えるツールがたくさん提供されており、中にはカレンダーツールと連携できるものもあるため、現在採用しているツールと照らし合わせながら検討するとよいでしょう。

いますぐできる業務効率アップ手法【難易度中】

続いては、中難度の業務効率アップ手法について解説します。

会計ソフトの導入

会計の効率化は、経理をはじめとした会計業務にあたる従業員のコスト削減につながるほか、会計情報のタイムリーな把握にも役立ちます。

たとえば、会計ソフト「弥生会計オンライン」は、入力サポート・会計帳簿作成・決算書作成・レポート作成といった機能を有しています。プランによっては初年度の利用が無料となるので、とりあえず会計ソフトを試してみたい方にもおすすめです。

また「Money Forward 」は、汎用性の高さが特徴です。会計業務に必要な機能を幅広く備えており、見積もりをワンクリックで請求書に変換したり、それを自動でメール送信したりできるなど、機能性に優れた会計ソフトです。

データ分析ソフトの導入

データドリブンな経営を進めるうえで役に立つのが、データ分析ソフトです。膨大なデータから必要な情報を抽出・分析するため、事業規模の大きな会社ほど導入効果が期待できるでしょう。代表的なデータ分析ソフトとしては、「Tableau」や「Power BI」などが挙げられます。

いますぐできる業務効率アップ手法【難易度大】

最後に、難易度は高いものの、導入効果が大きい業務アップ手法をご紹介します。

MAツールやSFA・CRMを導入

「MA(Marketing Automation)ツール」とは、顧客管理や取るべきアクションを自動で実行するツールです。PR用のメールを一斉に送ったり、特定ステータスの顧客に対するターゲティングメールを送ったりといった機能が代表的です。

また、営業を支援する「SFA(Sales Force Automation)」や、顧客管理を効率化する「CRM(Customer Relationship Management)」の導入も有効です。代表的なサービスとしては「HubSpot」や「Salesforce」などがあり、営業・カスタマーサービス・マーケティングに必要な各種アプリケーションを有しています。

RPAを導入

「RPA(Robotic Process Automation)」とは、人がコンピューター上で行っているルーチンワークをロボットで自動化する仕組みです。経費精算のチェック作業や通販業務における在庫状況更新のほか、工場の生産ラインでRPAを導入して生産性向上につなげるといった使い方も可能です。

まとめ

業務効率化への取り組み方はさまざまですが、現状の見える化や無料ツールの導入など、すぐに始められる手法はたくさんあります。事業内容や規模によって、ツール導入の効果は異なります。現状把握など実践しやすい業務効率化を進めることは、最適なツール導入にもつながるはずです。ぜひ実践しやすいところから取り組んでみましょう。

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