オフィス環境を改善するメリットとは?業務効率化の事例を解説

 2021.11.29  Microsoft 365チャネル編集部

業務効率が向上することで企業の生産性は上がり、コストの削減にもつながります。効率向上に向けての施策にもいろいろありますが、オフィス環境の改善はその一つです。ここでは業務効率化に向けて取り組んだ企業や、オフィス環境の改善に関するアイデアを取り上げます。自社に取り入れられそうなものはないか、探してみてください。

オフィス環境を改善するメリットとは?業務効率化の事例を解説

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働き方改革で何が変わったのか

近年の働き方改革によって、より業務効率向上の重要性は高まっています。単に企業の業績を上げる、コストを下げるといった問題だけでなく、コンプライアンスにも関わってくるからです。
働き方改革に関して企業の方が特に注目すべきは「時間外労働の上限規制」です。残業時間の上限が、原則として月に45時間、年に360時間までとされました。特別の事情がなければこれを超えることはできず、大企業は2019年4月から、中小企業でも2020年4月から実施されています。
その他時間外労働に関しては細かくルールが定められ、合意があっても超えることができない労働時間の基準も設けられています。しかも、これらのルールに反した場合罰則として6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金が科されるおそれもあります。
そのため、これまで時間外労働を長く強いてきた企業は労働環境を是正しなければなりません。あらゆる企業で、時間外労働を極力減らし業務効率の向上に努めることが、これまで以上に求められています。

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業務効率化への注目と国内企業の対策

働き方改革に伴い、業務効率化に注目する企業も増えています。以下で国内企業の取り組み例とその成果を一部紹介します。

株式会社白崎コーポレーションの事例

「株式会社白崎コーポレーション」は緑化事業に取り組む企業です。自然を相手にしていることからも、効果的に事業を遂行するには情報の蓄積が欠かせませんでした。そこでナレッジ共有の強化が必要となり、これまでの環境を変えるため、営業支援ツールであるSFAを導入したのです。
これにより営業データを蓄積できるようになり、担当が変わったときでも情報共有がスムーズにできるようになりました。マネージャーが社員の特徴を把握して、教育やフォローするのにも役立ち、結果として営業効率も向上しています。

三井住友海上火災保険株式会社の事例

「三井住友海上火災保険株式会社」は、RPAやエクセルVBAなどの活用により業務の自動化を図り、月1,200時間もの労働時間の削減を実現しています。
働き方改革に即した実践内容になっていることから「働きやすく生産性の高い企業・職場表彰」の大企業部門、厚生労働大臣賞(最優秀賞)を得ています。
ツールによる自動化のほか、人材育成や柔軟な勤務制度を作るなど、さまざまな観点から職場環境を整備しました。
例えば、原則19時前に退社をするルールを設けて残業時間を10%削減、また、全社員に端末を配布して1,800人以上が在宅勤務を実施したという実績も出しています。

オフィス環境を改善して業務効率化は可能?

業務効率化の方法も千差万別です。上のようにITツールを導入したり、勤務ルールを変えたりといった方法もありますが、オフィスの環境を変えるだけでも業務効率化が図れます。
以下でその具体例を挙げていきます。

個人スペースとフリーアドレスを作成

オフィス内では、従業員一人ひとりのデスクを固定させる必要はありません。個人的なスペースがあることで集中できるケースもありますが、フリーアドレスを設けることも効果的です。
日によって好きな場所で作業ができるようにしたり、共有スペースを設けそちらで作業をするのも可としたりすることで、従業員は気分転換ができるようになります。
常に新鮮な気持ちで作業ができ、マンネリ化を防止する効果も期待できます。また、スペースを共有することで整理整頓をするように促され、快適なオフィス環境を維持しやすくなります。

クラウド移行で在宅ワークに対応

オフィス内のスペースに自由度をもたせるだけでなく、オフィス外でも働けるようにするのも効果的です。在宅ワークを取り入れるのです。
ただ、単に自宅で働きさえすれば自動的に業務効率が上がるわけではありません。企業が在宅ワークの効果を高めるよう、クラウドサービスの利用体制を整える必要があります。
在宅ワークではデータ共有やコミュニケーションの面で課題となることが多いため、適切なクラウドサービスを活用しましょう。特にデータ共有に関しては、データをクラウドへ移行することが効果的です。在宅のみならず、オフィス内でも、外出先でもデータにアクセスでき、どこでも仕事を進められるようになります。
なお、クラウドサービスの利用にあたっては、コストやセキュリティ面でよく検討する必要があります。また、セキュアなシステムであったとしても従業員のセキュリティ意識が低いと台無しになる恐れがありますので、在宅ワークを実施する前には一定の教育を施しましょう。

加湿器やエアコンなど室内環境の整備

基本的な取り組みですが、オフィス内の室温や湿度を適切に調整されているか、今一度確認しましょう。
経費削減のためエアコンの利用方法などを厳格に定めている企業もありますが、費用対効果をよく考えてルール化することが大切です。電気代節約のために多くの従業員にとって暑すぎる・寒すぎる温度設定になっていると、作業効率が下がって結果的にはより多くのコストがかかる場合もあるでしょう。
また、湿度も従業員のストレスに大きく影響を与える要因です。適切な温度に調節するとともに、快適な状態で働けるよう加湿器の設置も検討しましょう。作業効率のみならず、室温や湿度は従業員の体調にも関わってくるものです。

仮眠スペースの設置

昼寝など仮眠は、やり方次第では仕事の能率を向上させます。そのため仮眠スペースを設けるという施策も検討してみるとよいでしょう。仮眠を取ることで疲労による集中力低下を防ぎ、生産性の向上が期待できます。また、従業員の職場満足度を高めることも可能です。
なお、仮眠を推進するのであれば、ただスペースを設置するだけでなく制度として昼寝を認め、これを周知させるようにするのが望ましいでしょう。仮眠制度はあまり一般的ではないため、仮眠スペースを設けただけでは利用がなかなか進まない可能性があるからです。

一方で、仮眠スペースの存在が長時間労働を助長するようにはならないよう配慮しましょう。夜通し仕事をすることがないよう、日中のみの利用を認めるといった工夫が必要です。
修正

室内動線やレイアウトの変更

室内のレイアウトも業務効率に影響します。そこで、一度現状のレイアウトを見直し、室内動線に問題はないか検証してみてください。
人がよく通るメインの通路は、接触しなくてもすれ違える程度の幅を確保しておくべきです。コピー機・シュレッダーなど皆が使用する機器や共有キャビネットの配置は、作業効率および従業員のストレスに大きく関わってきます。また、デスク配置は従業員同士のコミュニケーションにも影響を与えるため、距離感も含めて考慮する必要があります。

場合によっては、パーティションを置くことも検討しましょう。人の流れを調整できますし、プライベート空間を演出することで集中しやすくなったり、ちょっとした休憩スペースを設けたりすることも可能です。
レイアウト変更に際しては、現場の管理者のみならず、従業員にヒアリングを行うのも、問題点を見つけるのに役立つでしょう。

まとめ

働き方改革によって時間外労働にも上限が設けられるなど、業務効率を上げる必要性が高まっています。オフィス環境にも注目し、改善できるポイントがないか、一度検討してみましょう。室温・湿度、レイアウトの調整、仮眠や在宅ワークを制度として取り入れることも効果的です。

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