生産性向上に役立つITツールは多々ありますが、それぞれできることが異なるため目的に合わせて選ばなくてはなりません。そのためには、代表的なITツールの特徴を把握しておく必要があります。本記事では、生産性向上を実現するITツールの選び方や、導入で得られるメリットを解説します。
生産性向上のためにツールを導入するメリット
ITツールやサービスを導入して生産性を向上できれば、売上増加やコスト削減などのメリットを得られます。これまでと同じ時間・人員であっても、効率よく業務に取り組めるためです。
また、ITツールの導入により従業員の業務負担が軽減されれば、仕事に対するモチベーションも高まります。残業時間も削減できれば自由に使える時間が増え、ワークライフバランスも整います。
効率よく業務を遂行できる環境や体制が整えば、人手不足にも対応できるでしょう。限られた人員でこれまで同様、もしくはそれ以上の成果を得られるようになれば、新たに人員を補充する必要もありません。このように、生産性の向上は企業だけでなく、従業員にとっても多くのメリットがあるのです。
生産性向上を実現するITツール4選
生産性向上を実現できるITツールとして、ビジネスチャットツールが挙げられます。また、業務自動化に役立つRPAや、円滑なデータ共有を実現するファイル管理ツール、さまざまな機能を利用できるグループウェアなどが代表的です。
コミュニケーションを活性化する「ビジネスチャットツール」
ビジネスチャットツールは、円滑なコミュニケーションを実現できるツールです。テキストを用いてチャット形式でやり取りできるものが一般的ですが、製品によってはビデオ通話や音声通話も可能であるため、Web会議にも利用できます。
リアルタイムでやり取りできることが、ビジネスチャットツールの魅力です。メールのように送受信のタイムラグが少なく、テンポよくやり取りを行えます。部署やプロジェクト、取引先などに分けて複数のグループを作成できます。
さらに、テキストや音声、画像などのさまざまなデータの共有も可能です。そのため、プロジェクトメンバーのもとへわざわざ資料を持って行く手間も必要なくなり、時間を有効に使えます。
業務を自動化する「RPA」
RPAとは「Robotic Process Automation」の略で、さまざまな定型業務を自動化できるシステムです。これまで人間が手作業で行ってきた業務を自動化でき、業務効率化や生産性向上の実現に貢献します。近年のRPAはさらなる進化を遂げ、AIとの連携により、難易度の高いルーチンワークの自動化が可能な製品も登場しています。
ただし、あらゆる業務を自動化できるわけではないため、注意が必要です。対応できる領域としては、インターネット上における口コミの収集や勤怠・在庫管理、データ入力、請求書・領収書などの発行、メール配信、問い合わせ対応などが挙げられます。
スムーズにデータ共有できる「ファイル管理ツール」
近年のファイル管理ツールはクラウド型が主流です。クラウドタイプのツールは、データをクラウド上で管理でき、インターネット環境と端末さえあればどこからでもアクセスできます。
さまざまなファイルの共有が容易であり、リモートワーク環境下でも活躍します。ツールによっては、複数人が同時にファイルを編集することも可能で、より効率よく業務を遂行できるでしょう。
また、データを大切に保管できるのもメリットです。クラウド上で管理されているデータは、どこからでもアクセスできるため、わざわざPCやUSBメモリでデータを持ち歩く必要がありません。PCやUSBメモリでデータを持ち歩き、万が一紛失や盗難に遭い、情報が漏えいしたとなると、企業としての信頼に傷がつきます。クラウドのファイル管理ツールであれば、そのような心配は無用です。
生産性向上に必要な機能を一元化した「グループウェア」
グループウェアは、業務効率化に役立つさまざまな機能を集約したツールです。製品によって実装している機能は異なりますが、スケジュール管理やファイル共有、プロジェクト管理、チャットなどの機能を備えたものが多くを占めています。
ファイル管理やチャットなどの機能もあるため、個別にツールを導入しなくてよいのがメリットです。ひとつのツールでこれらの機能を複合的に利用できるため、ツール導入費用を抑えられる可能性があります。日報や勤怠管理の機能も備えたツールであれば、バックオフィス業務の効率化にも役立つでしょう。
生産性向上につながるITツールの選び方
ITツールは種類も製品の数も多いため、課題の解決や目的の達成に役立つかどうかを見極めたうえで導入しなくてはなりません。導入と運用にかかる費用もチェックし、できるだけ事前にトライアル利用できるものを選ぶとよいでしょう。
課題を把握して生産性を向上させたい作業を決める
ITツールを導入する際は、「導入により何を実現したいのか」を考える必要があります。ツールによって実装している機能は異なり、できることも違ってくるためです。そのため、まずは現状における課題を正確に抽出し、どの作業の生産性を高めたいかを考えましょう。
たとえば、部署内における情報共有がスムーズにできないといった課題があるのなら、ビジネスチャットツールやグループウェアなどが有効です。また、定型作業に費やすリソースが多く、コア業務に人員を回せないのなら、RPAによる自動化が役立つでしょう。
まずは、丁寧に課題を抽出してみましょう。それぞれの業務にどれくらいリソースを費やしているのか、どういったフローで進めているのかなどを可視化すれば、客観的に課題を把握できます。
業務課題の可視化は、アナログな手法でも可能ですが、専用のツールもリリースされています。誰が・いつ・どれくらいPCで操作したのか、どのアプリを利用しているのか、特定の業務にどれくらいの時間がかかっているのかを計測できるツールもあり、課題の可視化が容易です。
導入にかかるコストが予算内に収まるか試算する
同じ種類のツールでも、製品によって価格が大きく異なります。なかには、特定の機能を利用するために別途料金が必要なものや、オプションをつけなくてはいけないものなどもあるため、注意が必要です。
予算が決まっているのなら、それをオーバーしないよう製品の選定を進めましょう。導入費用はもちろん、必要な機能をすべて利用してその価格なのか、ランニングコストはどれくらいかかるのかといった部分もチェックポイントです。
また、費用対効果が見合わない可能性もあるため注意しましょう。あまりにもオーバースペックな製品を導入してしまうと、そのようなことが起こりかねません。効率化によりどの程度コストを削減できるのかシミュレーションし、そのうえで導入の可否を検討するとよいでしょう。
導入する前にテストできるツールを選ぶ
生産性向上に役立つ優れたツールを導入しても、現場の従業員が使いこなせない可能性があります。このような状況では育成に時間がかかり、かえって業務に支障をきたすかもしれません。
そのため、ITツールを選ぶときは、できるだけトライアルの利用ができるものを選びましょう。製品によっては期間限定で試用できるものもあるため、導入前に機能性や操作性などをチェックできます。仮導入して実際に運用し、現場の声も聞きつつ判断材料にするとよいでしょう。
トライアル利用により、課題の解決や目的の達成を実現できると判断したら、スモールスタートで取り組みを始めます。いきなり組織全体に導入してしまうと、現場が混乱しかねません。まずは限られた部署やグループで導入・運用し、少しずつ範囲を広げていくとよいでしょう。
まとめ
ITツールを導入して生産性を向上させれば、売上増加やコスト削減などさまざまなメリットが得られます。ツール選定時は目的を明確にしたうえで、コストも意識しながら検討しましょう。優れたグループウェアである「Microsoft 365」なら、多彩な機能を利用でき、業務効率化に役立つためおすすめです。
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