いつまで使う?会議室予約表とマニュアル管理

 2017.11.27  Office365編集部

これを読まれている方の中には、本日会議に参加した、あるいはこれから参加するという方も多いでしょう。ビジネスパーソンが業務全体に費やす時間のうち、会議が占める割合は平均して15.4%もあるので、ほぼ毎日会議を行っていると言っても過言ではないかと思います。

参考:NTTデータ経営研究所「「会議の革新とワークスタイル」に関する調査

しかし、これだけの会議時間を費やしているにも係わらず、残念ながら毎回の会議が有益なもので終わっているわけではありません。さらに会議だけでなく、会議室を予約する際の管理についても、無駄を感じる方が多くいます。

今回お話するのは、そんな会議室予約についてのお話です。

会議室予約にExcelを使用するのはもう古い?

会議というのは、それを開催している時間だけでなく、会議開催を決定し会議室を予約するところから始まる、という考えのもと行動しなければ効率化は成されません。会議開催までの時間の中でも、最も非効率が生まれやすいのが会議室予約です。

例えば皆さんの会社では、会議室予約のためにExcelで作成した管理表を会議室に手貼りしていたり、共有ファイル上にある管理表ファイルを使用して会議室予約を行っていないでしょうか?

こうした予約環境の場合、往々にして非効率が生まれ多くの生産性を下げています。

管理表を会議室に手貼りしている場合、開催者はわざわざ会議室まで足を運び、他の予約時間を確認した上で自身が開催した会議の時間を管理表に記入します。この、わざわざ足を運んで記入する、という行動自体を面倒だと思ったこと誰しもあるでしょう。

実際に、組織規模がある程度の大きさになってくると、会議予約だけのために10分以上の時間を費やすことも少なくありません。さらに言えば、予約作業を後回しにしてしまいがちで、結局希望の時間に会議室の予約が取れなかったという事態も起きます。

管理表ファイルを共有ファイル上に保管している場合がもっと最悪です。他の人が管理表ファイルを開いている際は予約作業ができず、その一つがファイルを閉じることを忘れてしまうと、それ以外の人は一切予約業務が行えなくなります。

このように、Excelで会議室予約を管理している場合、様々な弊害を生んでしまうため会議の生産性が上がりません。

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Googleスプレッドシートも実は非効率…

Excelでの会議室予約がだめなら、複数人での共有や挙動作業が可能なGoogleスプレッドシートならどうかと、活用する企業も多いでしょう。しかし、一見効率的に見えてGoogleスプレッドシートにも非効率はあります。

そもそも、GoogleスプレッドシートというのはExcelの簡易版であり、インターネット経由で共有可能という特長はあるものの、本質はExcelと変わりありません。むしろ、共同作業が可能という点で混乱を生んでしまう可能性があります。

例えばAさんが翌日の13:30からの1時間会議室を使用するために、Googleスプレッドシートに記入したとしてます。それとほぼ同じタイミングでBさんが同じ時間に記入した場合、どちらの予約を優先すべきかという討論が起きます。

もっと最悪なのは、リアルタイム更新が上手くされずAさんもBさんも予約したつもりのなっているケースです。この場合最終的に編集をした方の予約が反映されるので、一方は予約が取れていないことに気づきません。

そうしたケースは稀じゃないか?と思われる方も多いでしょう。確かに、組織規模がまだ小さければ問題ないかもしれません。しかし、規模が50人100人と増えていくと、Googleスプレッドシートでは必ず不都合が発生してしまいます。

会議室予約は何で管理すればいい?

では、効率良く生産性の高い会議室予約のためには、一体何を用いて管理すればいいのでしょうか?こうした疑問を抱いた企業の多くは、会議室予約システムを導入して、予約を管理しようとします。

しかし、そもそもシステム自体が使いづらかったりすると、ExcelやGoogleスプレッドシートなど元の管理表に後戻りしてしまうことが少なくありません。

そこでOffice 365による会議室予約をおすすめします。

Office 365はMicrosoftが提供するクラウドサービスの一つであり、Officeと聞くとExcelやPowerPointといったアプリケーションを想像するかと思います。しかし実際はOfficeアプリケーションに留まらず、様々なコミュニケーションツールを提供するのがOffice 365です。

その機能を一つ紹介しますと、Office 365では会議室や社有車など、モノに対してメールアドレスを付与できます。「モノにメールアドレスを付与する」と聞くと違和感を覚えるかもしれません。

これは、会議室や社有車など組織で共有するモノの予約管理を、スムーズに行うために重要な機能です。

例えば会議室を予約したいAさんが、会議室に付与されたメールアドレス宛に会議時間と参加者のリストを送信します。予約管理機能の方でその申請が承認されれば、Aさんあてに承認メールが届き予約が完了します。もしもほぼ同じタイミングでBさんが同様の予約メールを送信したとしても、先に送信された方の予約が優先されるので、混乱が生じません。

さらに、メールという普段から使い慣れたツールを活用して会議室予約を行うため、開催者はストレスと手間なく会議室を予約できます。ちなみに予約承認メールや参加者にも送信されるので、自動的に会議開催の連絡もできるというわけです。

会議室の予約キャンセルが簡単というのも重要なポイントです。Office 365では会議室のメールアドレス宛に予約キャンセルメールを送信すれば、簡単に予約をキャンセルできます。会議室の空予約が慢性的な問題になっている企業も少なくないので、そうした問題発生も削減できるでしょう。

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Office 365と会議室予約システム、どっちがいいか?

結論から言えば、Office 365の方が会議室予約を適切に管理すると共に、様々なアプリケーションによって組織のコミュニケーションを促進できます。

例えばSkype for Businessを活用すれば、遠方に足を運ばずともオンラインでの会議が可能です。グループ企業との会議で毎度出張などを行っている場合は、大幅な会議コスト削減が期待できるでしょう。

さらにSharePoint Onlineを活用した社内ポータルサイトを作成すれば、情報共有を大きく促進できます。社内報や重要連絡事項もポータルサイトに記載すれば、簡単に組織全体への情報発信が可能です。

こうした様々なアプリケーションを活用できることを考慮すれば、やはりOffice 365を導入する方がメリットは高いと言えるでしょう。

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まとめ

現在、会議室予約にExcelやGoogleスプレッドシートを使用している場合は、ぜひOffice 365など他の代替案を検討してみてください。現状の管理体制にかかっているコストを試算してみれば、いかに無駄が多いかを実感できるでしょう。これを機に、会議からの生産性向上を目指してみてはいかがでしょうか?

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