会議の生産性を劇的に上げる方法について

 2017.11.06  Microsoft 365チャネル編集部

生産性とは、投入した資源(インプット)とそれに対して得られる成果物(アウトプット)との割合を占める言葉です。生産性が高い、ということは投入したインプットに対してより多くのアウトプットを得ている状態を指します。

ここで考えていただきたいことは、日々の会議に高い生産性を実感できているか、ということです。これを考えるにはまず、会議に対して投入しているインプットを知る必要があります。

x会議に投入するインプットというのはもちろん「人」です。会議を行うのは人であり、そこで議論するのも人であるため、会議のインプットは「人」なのです。

企業で働く人には給与が発生しているわけですから、会議中も人件費は発生します。従って、会議に投入するインプットとして最も分かりやすいものが、「人件費」ということになります。

例えば、年収300万円の社員が10人集まって2時間会議した場合、1回の会議にかかる人件費は合計で3万612円です。この会議が週次の定例会議なら月間コストは12万2,448円、年間コストは146万9,367円になります。

※会議コストは一般的な営業日数(245日間)と労働時間(8時間)から算出しています

このように会議に投入しているインプットを計算してみると、想像以上にコストがかかっていることがわかります。果たして皆さんの会社では、そのコストに見合ったアウトプットを得られているでしょうか?

恐らく多くの方が、高い生産性を実感していないと感じているのではないでしょうか。

今回はそうした方に向けて、日々の会議の生産性を上げ、より意義のある会議を開催できる方法を紹介していきます。

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生産性の高い会議にするために最も重要なのは「事前準備」

会議の生産性というのは、そこに行き着くまでの事前準備が7割を占めるといっても過言ではありません。

生産性の低い会議の特徴として、当日までに何の準備もしていない行き当たりばったりな状況というのをよく目にします。こうした会議は往々にして無駄に時間だけが長く、結果として有効な結論や意思決定に至らないことが大半です。

この原因はやはり準備不足にあると言えましょう。

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では、具体的にどのような事前準備が大切なのでしょうか?

まず大切なのは会議の目的とゴールを決めることです。会議というのは、一つひとつに開催する目的とゴールが必ずあります。しかし、その目的とゴール設定を行っていないがために、会議中に本題からずれてしまったり、最終的に検討違いな結論に行き着くことが少なくありません。

特に定例会議のようなルーティンとして行っている会議の場合、その目的とゴールを都度設定しなければ、意義のない会議を繰り返していることになります。

目的とゴールが決まったら、次に会議に参加すべき人・参加して欲しい人を決めることも大切です。参加すべき人とは「その人がいないと会議が進まない」という人材で、プロジェクトの当事者や意思決定者を指します。参加して欲しい人とは「出来れば情報共有のため参加を呼び掛けたい」という人材で、当事者ではない関係者などが該当します。

こうして参加者の強制・自由を決める理由は、会議にかかるコストを削減し各人の生産性を高めるためです。

例えば、関係者は全員参加という会議では参加人数が多くなりそこにかかるコストも大きくなります。さらに、参加者の中には出席しなくても問題なく、むしろ本来業務に取り掛かった方がよほど生産性が高いという人が数名は必ずいます。

そうした人に参加の自由を与えることで、会議コストの削減と組織としての生産性を高められるというわけです。

事前準備として最後に大切なことは、関連資料や会議内容を事前に共有することです。参加者全員が会議に出席してから資料に目を通すのと、事前に目を通しているのとでは、会議への集中度がかなり違います。事前に関連資料と会議内容を頭に入れていれば、当日の会議はスムーズに進むでしょう。

こうした共有は最低でも会議前日の17時までには行っておくとよいでしょう。

会議を意義あるものにするための「進行ポイント」と「会議ツール」

会議の事前準備を徹底してもまだ気は抜けません。当日の会議をどのように進行するかで、生産性の高さが決まります。ここでは、そのための進行ポイントと活用して欲しい会議ツールを紹介します。

まず会議の進行ポイントとして大切なのは進行役を決めることです。会議というのは複数人が寄り集まって様々な議論を交わすわけですから、議題がずれてしまうことが往々にしてあります。進行役を決める理由は、そうした議題の脱線を防ぎ、効率良く議論を交わしていくためです。

次に、参加者全員に時間を意識させることも大切です。会議が長引くほどそこにかかるコストは大きくなっていきます。そのため、会議時間は短いほど生産性が高くなり、短時間の会議ほど良い結論に至ることが少なくありません。そこで、普段よりも会議時間を短く設定して、会議室にタイマーを持ち込むと、参加者全員が時間を意識しつつ議論を交わせます。

もう一つ大切なポイントは内職をさせないということです。会議室でよく見る光景が、参加者のうち数名は会議に集中せず、何らかの作業を持ち込んで参加しているというものです。そもそも会議に別の仕事を持ち込む人が問題です。しかし、それを良しとしている会社の規則も、大いに問題があります。

会議中に内職者が一人でもいると、その会議時間は長引いてしまいます。長引くだけでなく、良い結論が出なかったり意思決定が出来ないといった事態にまで発展します。そうなると会議を開催した意義が無くなってしまうため、会議中は内職を禁止すべきでしょう。

会議の生産性を高めるためには、それを実現するツールを活用することも大切です。例えばMicrosoftが提供するOffice365は、クラウドサービス型のグループウェアであり、様々な機能で円滑な会議準備と開催を助けます。

Office365 とは」について詳しくご覧ください!

サーバ型メールシステムとして多くの企業が活用するExchange。オンライン版であるExchange Onlineでは、Outlook上から会議室予約や会議への招待を行えたり、各人のスケジュールを共有することで適切な会議時間を設定できます。

オンライン会議のSkype for Businessを活用すれば、そもそも会議室を押さえる必要さえ無くなります。ちょっとした会議であればパソコンの画面越しで議論を交わせるため、デスクを立たずに会議を開催できます。もちろん、会議中は画面上で資料の共有も可能なので、会議資料のペーパーレス化を実現したり、その場で議事録を作成することも可能です。

このように、ツールを活用することで会議の生産性を高めることは、今や多くの企業が当たり前のように行っています。

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まとめ

会議の生産性は組織全体の生産性です。現在、無駄な会議が多いと感じている場合は、即座に会議のやり方を見直し、事前準備の徹底と進行ポイントの徹底、それとツールの導入を検討していただきたいと思います。

会議の生産性を高めれば、自然と組織の生産性も高まります。そうすれば、経営の意思決定も迅速化し企業全体にとって様々な良い影響が発生します。ここで紹介した会議の生産性向上の方法を参考に、生産性の高い会議を目指していきましょう。

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