会議予約システムでどこまで効率は上がるのか?

 2021.08.20  Microsoft 365チャネル編集部

会議を開催する目的はその都度様々です。問題や活動に対して意思決定を下すために議論することもあれば、単にコミュニケーションの一環で情報共有の場とするケースもあるでしょう。

目的はどうあれ共通して言えることは、参加者全員が「効率良く、意義のある会議にしたい」という願望を持っていることです。2012年10月にNTTデータ経営研究所が行った調査によると、有効回答数1,090人のうち会議の現状問題に関して「無駄な会議が多い」と回答したのが45.0%、「会議の時間が長い」と回答したのが44.1%もいることが分かります。

何が言いたいかというと、企業で開催される会議の約半数は無駄に時間を費やしているものが多く、複数社員を一堂に会しているにもかかわらず有意義な時間にできていない、ということです。

今回はそんな会議の実態に対して、会議予約システムでどこまで効率が上がるのかを紹介します。

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1回の会議にかかるコストはいくら?

まずは、会議ごとにかかるコストを試算してみましょう。実は、会議のコストというのは想像以上に多く、企業によって会議の最初に「本日の会議にかかるコストは○○円です」と報告し、参加者にコストを意識させるという取り組みをしている場合もあります。

参加者全員とはいかなくとも、経営者や主催者などが会議にかかるコストを意識していると、会議効率化のためのルールを設定したり、議題に沿った進行を行えるのでぜひ一度試算してみましょう。

平均時給×会議時間×参加人数

会議にかかる主なコストは人件費です。そのため、まずは参加者全員の平均時給を割り出し、会議時間と参加人数をかけます。

例えば、年収300万円の社員が4人、年収500万円の社員が4人、年収800万円の社員が2人の計10人が会議に参加した場合の平均時給は2,448.6円です。会議時間を2時間だとすると、この会議にかかるコストは48,972円になります。

たった1回2時間の会議だけで、実はこれだけのコストがかかっているのです。もちろん、組織内では日々複数の会議が開催されているので、10グループが同じように会議を開催すれば、1日の総コストは約50万円になります。

問題は、会議コストが目に見えないこと

会議の無駄がなくならない原因の一つは、会議コストが目に見えないために意識しづらいからです。例えば商品製造に投入する原材料や部品のコストならば、帳票に残るため、コスト削減に向けて直ぐにアクションを起こせます。

しかし、会議コストは先述のように試算してみなければ目に見えないため、意識するのが非常に難しいものです。

だからこそ、経営者または主催者が会議にかかるコストを常に意識して、会議時間を短縮するためのルールを作ったり、会議コストを参加者全員と共有することが大切なのです。

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無駄の原因と、生産性低下がもたらす害悪

では、会議時間が2時間も3時間もかさんでしまう原因とは何でしょうか?

最も大きな原因を一つあげるのであれば、それは会議を開催する目的や進行方法がそもそも間違っているというものです。

皆さんは、次のような経験をしたことがないでしょうか。

  • 業務上発生した問題解決に対する行動の意思決定を下すための会議なので、重要な意思決定者が参加していない
  • ブレインストーミング型会議でアイディアを出し合う会議において、「それでは、何か意見はありませんか?」とそこから思考がスタートする
  • コスト削減のための有効策を考える会議なのに、無駄に人が多く意見がまとまらず、会議時間がかさみ結局コストが発生する

こうした不毛な会議になってしまう原因はやはり、その目的や進行方法が間違っているからです。

例えばGoogleは会議を開催するにあたって必ず意思決定者を置きます。意思決定者のいない会議は開催を禁止し、生産性低下を防いでいるのです。さらに、先進的な多くの企業が会議を少人数で行うことを好みます。

Amazon.comの創始者であるジェフ・ベゾスは、会議のベストな参加人数に対して「ピザ2枚で皆がお腹いっぱいになるくらいの人数」という発言をしています。同氏が、ピザ2枚でお腹を満たせる人数を何人を考えているかは分かりません。しかし、確実に言えることは10人未満だということでしょう。

このように、会議というのはちょっとしたルールを設けるだけで、効率性はグンと上がります。

不毛な会議が多い企業では、組織全体の生産性が大きく低下しています。ちなみに生産性とは、投入する資源(インプット)に対して得られる成果物(アウトプット)の割合を指す言葉で、「生産性が高い」とはインプットに対して大量または良質なアウトプットを得ている状況を指します。

会議におけるインプットとは人、ひいてはその人件費です。それに対して得られるアウトプットとは、問題解決に対して有効な意思決定であったり、斬新なアイディアだったりします。ブレインストーミング型会議の場合、さんざん話し合ったにもかかわらず「では、次回会議までにアイディアをまとめておいてください」では、あまりに生産性が低いと言えます

会議の生産性が低いとそこにかかるコストを無駄にしているだけでなく、その間はコア業務に取り掛かれないため、日常業務の生産性も低下していることになります。その結果、組織全体の生産性が低下し、ビジネスが停滞していくのです。

だからこそ、会議開催に対してルールを設定したり、様々なツールを活用しての会議効率化が大切です。

会議予約システムで、会議は効率化する

会議を効率化するためには様々な方法があります。その中でも今回紹介するのが、会議予約システムによる効率化です。実は、会議というのは会議中だけでなく、会議開催までも多くの非効率が存在します。

例えば会議室予約のために、会議室に手貼りされている予約管理表にわざわざ記入するという行動は、業務を一度中断するため生産性が低下します。さらに、予約キャンセルがあった場合に反映されていないことが多いので、会議室が使用されていない時間が発生することも少なくありません。

それ故にお客様を即座に会議室に通せなかったりと、企業にとってマイナスな事ばかり起こってしまいます。

一方、会議室予約システムがある企業では、会議室予約も簡単ならばキャンセルも簡単なので、予約状況は常に最新の状態に保たれます。従って会議予約に対して起こっている非効率を解消し、生産性を高められます。

Office 365のように、会議予約システムだけでなくオンライン会議を備えているサービスですと、遠隔地にいても会議を開催できたりと、他にも様々な会議効率化効果があります。

まとめ

会議室予約システムは、会議から生産性を上げる意識を持っている企業の中では、今や当たり前に導入するツールです。さらにオンライン会議などのツールを導入することで、より大きな生産性向上を手にできます。皆さんの企業でも一度会議にかかるコストを試算してみて、会議室予約システムの導入を検討してみてください。

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