会議には想像以上のコストがかかります。会社の平均年収が500万円の場合、2時間の会議に10人が参加すると、そこにかかるコストは5万1,020円です。これが週次会議なら1ヵ月で約20万円、1年間では約240万円もの会議コストがかかります。
※会議コストや1年間の平均営業日(245日間)と基本労働時間(8時間)をもとに、平均年収を時給換算して計算しています
皆さんの会社でも、1回の会議にかかるコストを試算してみてください。そうすると、思った以上にコストがかかっていることが分かります。
実際にかかっている会議コストを知り、次に考えることは「如何に会議コストを削減するか？」、ひいては「如何に会議を効率化するか？」ということではないでしょうか。
そこで今回は、会議に役立つ効率化ツール9つ紹介します。無料の使えるツールも紹介しているので、会議コスト削減のためにもぜひ活用してください。
無料で使える会議効率化ツール
Googleハングアウト(Web会議)
Google社が提供する無料の音声・動画通話ツールです。使用するにはGoogleアカウントを作成する必要があります。無料で提供されているツールながら、音声通話には最大150人、動画通話には最大10人が参加できるため、小規模なWeb会議なら難なく行えます。
ただし、接続に若干の不安定さがあるため、会話がスムーズに進まずにストレスを感じるシーンもあるかもしれません。そのため、簡単なミーティングなんかに使用すると、会議室を予約したり参加者が集まるという手間を省けます。
Chatwork(Web会議)
無料で使えるチャットツールです。チャットがコミュニケーションツールとして優れている点は、複数人での素早いメッセージのやり取りに向いており、なおかつ全ての発言が残るという点でしょう。
従って会議室に集まるほどではないけれど、メールでのコミュニケーションでは不十分といった際に活用できます。今や社内のコミュニケーションはすべてチャットで済ませているという会社もあるほどなので、一つ導入されていると便利です。
OneNote(議事録)
OneNoteはMicrosoft社が提供する無料のオンラインノートツールです。使用するにはMicrosoftアカウントを作成する必要があり、自動的にOutlook.comやOneDriveといった無料ツールも活用できます。
テキストはもちろん画像や図形なども自由に配置できるツールなので、WordとPowerPointの中間というと分かりやすいかもしれません。
作成したノートはオンラインストレージであるOneDriveに自動保存されるので、端末への保存が必要なく、異なる端末から同じファイルにアクセスできます。もちろん、保存形式を選択して端末への保存も可能です。
SIGN(議事録)
SIGNは議事録作成専用の無料ツールです。使い方はシンプルで、複数の編集機能を用いてテキストで議事録を作成したり、作成した議事録に参加者からの確認サインをもらい信憑を持たせるなど幅広く活用できます。
ホワイトボード専用のスキャナがない場合は、見やすく簡単に議事録作成ができます。
Apowersoft(録音)
ソフトを端末にインストールすることなく、オンラインで録音できるツールです。Webサイト画面の「録音開始」ボタンをクリックするだけで、即座に会議中の音声を録音できます。デスクトップ版も提供されているので、ソフトをインストールしてもいいでしょう。
ちなみに録音できる項目はストリーミング音楽サイト、ラジオ局、ゲームのバックミュージック、音声チャットなどに限られるので、オンライン会議のみの録音が可能です。
Meeting REC(録音)
こちらはスマートフォンにインストールして使用できる録音アプリです。ただ録音するのではなく、参加者ごとに誰がどんな話をしたのかをタグ付けできるため、議事録整理にも活用できます。
ただし、無料アプリならではの音声レベルの低さというのはあるので、気になる場合は使用を避けたほうがいいでしょう。
とっとと決め太郎(日程調整)
こちらは証券取引やインターネット事業などを幅広く手掛けるGMOが提供する無料の日程調整ツールです。ユーザー登録が不要かつオンラインで使用できるので、会議やその他イベントの日程調整に使用できます。
効果絶大！会議予約＆効率化システム
SmartRooms(会議室予約)
内田洋行システムが提供する会議室予約を効率化するためのツール。その概要は会議室前に専用端末を設置することで、会議室使用状況や予約状況をリアルタイムに反映させるというものです。
同社の調査によれば、会議室の約4分の1はカラ予約のまま使用されていないといいます。こうした状況ではお客様を素早く会議室に通せなかったり、組織全体の生産性が低下してしまうなど、様々なデメリットが生じます。
SmartRoomsはそうしたカラ予約などの非効率を排除し、会議室予約から生産性を高めるためのシステムです。
Office 365(全般)
クラウドサービス利用の効率化ツールを提供する、Oktaという米国スタートアップ企業には、クラウドサービスに関する膨大なデータが集まっています。その調査によれば、世界で最も使用されているクラウドサービスはOffice 365です。
Office 365は会議室予約はもちろんのこと、オンライン会議、議事録作成といった会議効率化ツールを包括しています。なおかつExcelやPowerPointといったOfficeアプリケーションのライセンスまで提供しているので、Office 365を導入することでのメリットは会議効率化にとどまりません。
そのため、Office 365では様々な活用方法によって、多数の企業が絶大な導入効果を得ています。
まとめ
ここで紹介した無料の会議効率化ツールのすべては、Office 365につまっていると言っていいでしょう。そのため、複数のツールを導入して管理が複雑になることを考慮すると、Office 365一つにまとめて単一管理を行う方が、よほど効率がいいと言えます。
ただ、会社によって最適な形というのは異なるので、ここで紹介した多数のツールを一通り活用してみて、会議効率化を図っていきましょう。
