営業活動を管理するための手法とは? おすすめの管理ツールを紹介

 2022.06.28  Microsoft 365チャネル編集部

営業活動の管理がきちんと行えていないと、売上や担当者のモチベーション低下、業務の非効率などを招きます。営業活動を最適化し利益拡大につなげるには、適切な管理が欠かせません。本記事では、営業活動を管理するための手法やおすすめの管理ツールなどを紹介します。

営業活動を管理するための手法とは? おすすめの管理ツールを紹介

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営業活動の管理とは

営業活動とは、売上目標の設定や顧客への提案・販売・訪問など、企業が利益の獲得を目的に行う行為を指します。そして売上目標や顧客、商談の進捗などを管理することを営業管理といいます。

営業活動の実態を把握できていないと、非効率な仕事の進め方をしていても気づけません。課題を放置してしまい、売上の低下にもつながります。このような事態を回避すべく、営業活動におけるデータを分析して課題を抽出し、必要に応じて改善を進めなくてはなりません。

営業活動の管理を行うメリット

営業担当者にとって、営業管理はタスク漏れを回避できるメリットがあります。担当すべき顧客や案件、スケジュールなどをきちんと管理すれば、タスク漏れを防止できます。また、自身の行動を振り返ることで、うまくいかなかった部分を抽出できるため、PDCAを回しつつ改善を図れるのもメリットです。

管理担当にとっては、受注数や売上などの数値の正確な把握に役立ちます。個々の担当者が目標売上を達成しているかどうかも把握でき、状況に応じた対処が可能です。また、能力が高い担当者のノウハウを管理・共有できれば、営業部門全体のスキル底上げにつながります。

経営層にとっては、資金調達がしやすくなるメリットがあります。投資収益率をはじめとした営業データの抽出により、金融機関の合意を得やすくなる可能性があるのです。

また、蓄積した営業ナレッジを共有すれば業務の属人化を回避でき、より成果につながる営業活動も実現できます。効率的な営業活動の展開により、売上の最大化を狙えるのもメリットです。

営業活動の管理に必要な4つの項目

営業活動で管理すべき項目は、目標・顧客・行動・モチベーションの4つです。これらの要素をきちんと管理することで、営業活動の効率化や標準化が進み、より成果につながりやすい活動を展開できます。

目標管理(ギャップ管理)

目標管理とは、営業担当がクリアすべき売上目標を管理することで、「ギャップ管理」とも呼ばれます。売上額や受注数、案件数などをただ見るだけでなく、目標達成の有無や数値をチェックし評価を行います。

目標管理のポイントは、各営業担当の現状を把握したうえで評価・アドバイスを行うことです。現状から成果や課題を抽出し、それを踏まえたうえで目標の設定もしなくてはなりません。

また、その目標が根拠のもと設定されていることや、なぜ達成しなくてはならないのかなども説明しましょう。これにより、営業担当は目標を達成することの重要性に気づけます。さらに、目標を達成し続けることで描けるキャリアパスなどを伝え、成長への意欲を高めるのもポイントです。

顧客管理

営業活動における顧客管理とは、顧客の行動履歴や商談進捗などの管理を指します。商談がどの程度進んでいるのか、受注の見込みはあるのか、競合はいるのかといった情報を可視化して管理します。

売上拡大を目指すうえで、顧客管理は欠かせません。たとえば、商談の進捗をきちんと管理できていれば、進捗が滞っている担当者にアドバイスをする、サポートできる人材を応援に送る、といったことが可能です。

また、過去の購入履歴を把握していれば、最適な商品やサービスの提案を行えます。購入頻度の高い商品から、顧客が興味を抱きそうな商材を推測できるためです。

行動管理

行動管理とは、営業担当がどのような行動をとっているか管理することです。管理対象となる指標には、提案した商材の数や受注率、アポイント数などが挙げられます。

営業担当の行動管理により、どのようなアクションが成果につながっているのかを把握できます。また、成績優秀な担当者と比べてどこに違いがあるのかも抽出でき、個々に合わせた的確なアドバイスが可能です。

モチベーション管理

営業担当のモチベーションは、成果に直結します。モチベーションが低い従業員は仕事に対する意欲も湧かず、目標達成に力を尽くそうとしません。1人でもこのような従業員がいると、周りに伝染してしまうおそれもあります。

モチベーションが低下する原因として、頑張りに対し結果がついてこないことが考えられます。一生懸命仕事をしているのに、結果が伴わない状況が続くとモチベーションの低下を招きます。また、自分では成果を出しているつもりなのに会社が評価してくれない、仕事にやりがいを感じられない、といった理由も考えられます。

売上や利益の拡大を実現するにあたり、従業員のモチベーション管理は欠かせません。モチベーション低下が疑われる従業員がいれば、ヒアリングや面談を実施し、サポートをしてあげましょう。

営業活動を管理するための代表的な手法

営業活動の管理はアナログな方法でも可能ですが、営業担当や案件の数によっては困難です。効率的に管理を行うには、ツールの利用がおすすめです。よく用いられるのはSFAやExcelですが、それぞれ特徴があるため、あらかじめ把握しておきましょう。

Excel

事務仕事の定番ソフトであるExcelは、多くの企業が導入しているため、新たにツールを購入するコストがかかりません。また、日常業務で使い慣れている人も多く、すぐに運用をスタートできるのもメリットです。

Excelを管理に用いるのなら、対象となる項目を決めておきましょう。共有設定したシートで関係者全員が閲覧・編集できる状態にすることもポイントです。また、データの加工や抽出をスムーズに行えるよう、あらかじめ入力形式のルールも決めておくとよいでしょう。

なお、インターネット上には、営業管理に利用できるExcel用のテンプレートを公開しているWebサイトもあります。一から作成する手間がないため、テンプレートを活用するのもひとつの手です。

SFA

SFAとは「営業支援ツール」のことを指し、営業活動に関するさまざまなデータの管理・分析が可能です。導入や運用にコストが発生するものの、Excelよりも効率的かつ高度な営業活動管理を実現できます。

SFAには顧客や案件、行動、予実、レポート管理などの機能が実装されています。商談の進捗をリアルタイムで把握できるほか、タイムラインやスケジュール機能で業務効率化も図れます。なお、製品により実装されている機能や操作性、特徴などは異なるため、自社の事業規模や営業体制を踏まえて選定を進めるとよいでしょう。

さまざまなSFAがリリースされていますが、おすすめはクラウドサービスの製品です。導入から運用開始までの時間を短縮でき、常に最新の機能を利用できます。また、営業活動の管理や効率化に役立つ機能が網羅されているか、カスタマイズしやすいかどうかなどもチェックしましょう。

営業活動の管理を行う際のポイント

早期に営業活動管理へ取り組むため、支援ツールの導入を検討しましょう。さまざまな製品がリリースされていますが、おすすめは「DX Sales for Microsoft Teams」です。

Microsoft Teams会議を利用した営業活動の可視化ができ、目標を達成するための正しい行動ができているか、問題はないかといったことを把握できます。システムへ自動的に記録された情報はリアルタイムに反映され、スピーディーな情報共有も可能です。

さらに、従業員の負担軽減にもつながります。Microsoft Teamsを介して活動ログがMicrosoft Dynamics 365へ自動的に記録されるため、わざわざ手入力する手間が発生しません。

まとめ

営業活動の管理により、営業担当はPDCAサイクルを回して業務の改善を進められ、部門全体の営業力強化にもつながります。Microsoft Teamsとの連携が可能な「DX Sales for Microsoft Teams」であれば、営業活動の可視化を自動で行えるため、導入をおすすめします。

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