リモートワークでの営業活動を支援「metis for リモートセールス」

 2021.02.15  Microsoft 365チャネル編集部

リモートワークの導入により、対面が主体の営業活動から、withコロナ、afterコロナを見据えた新しい営業スタイルの構築が迫られています。新型コロナウイルス感染拡大による経済的損失を最小限に抑えるツールとして、リモート・非対面前提の営業活動をサポートする「metis for リモートセールス」をご紹介します。

リモートワークにおける営業活動の課題とは

新型コロナウイルスの感染拡大により、自社、または顧客がリモートワークを導入している場合、対面や足で稼ぐ営業活動は通用しません。従来の営業スタイルは、営業担当個人の裁量や感覚にゆだねられている部分が多く、そのままリモート営業に移行してしまうと、いくつかの問題点が浮き彫りになります。

例えば、商談前に部下がどのように顧客にアプローチするのか、事前に内容を把握できていなければ、育成や指導が滞ります。また、ICT、ツールの利活用が十分でないと、画面越しでの商談がスムーズに進みません。商談後のタスク管理や、フォローアップ不足による機会損失も防ぎにくくなるでしょう。

これらの課題を解決し、非対面での営業活動を成功させるには、リモートへのマインドシフトと、ツールの導入が有効です。情報をリアルタイムで共有し、コミュニケーションを可視化すれば、商談の事前準備、資料共有、タスク管理などがスムーズに行えます。

営業活動を支援する3つのツール

営業活動を支援するツールを上手く活用すれば、リモート営業への移行をスムーズに行えます。新しい営業スタイルを確立させることで、場合によってはオフィスに出勤するよりも効率をアップさせられるでしょう。リモートワークをサポートする主なツールをジャンル別に解説します。

プロジェクト管理ツール

アタックリスト作成、新規顧客開拓、アプローチ、商談、契約、アフターフォローなど、一般的な営業フローをまとめて管理できるツールです。

社内コミュニケーションが円滑であれば、口頭やメッセージ、ヨミ表、契約書による進捗確認で、売上はある程度予測できるかもしれません。しかし、営業担当やプロジェクトにより感覚差があります。

タスクや工数を可視化すれば、目標達成までのプロセスを見直したり、売上予測の精度をよりアップさせたりできるでしょう。上長は進捗に遅れのあるプロジェクトや、売上目標が未達のチームに対し、効率よくアプローチできます。

情報・ファイル共有ツール

情報・ファイル共有ツールはすでに多くの企業に導入されています。クラウドで手軽にファイルのやり取りができる「オンラインストレージ」、チーム内外のコミュニケーションを円滑にする「チャットツール」、場所を選ばずに打ち合わせができる「Web会議ツール」などが代表的です。これらのツールとスケジュール機能を連動させれば、会議や面談の予定、出欠確認がスムーズになります。

また、リモートワーク導入により、仮想空間に疑似的なオフィスを構築して気軽にコミュニケーションが取れる「バーチャルオフィスツール」の認知も高まってきました。リモートワークの推進や効率化にとどまらず、コミュニケーションの不足や従業員の孤独感を解消するためにも役立てられます。

営業支援システム(SFA)

SFAは「Sales Force Automation」の略語であり、顧客管理、案件管理、行動管理、予実管理などの機能が備わっているツールです。営業活動に関連するデータを蓄積して分析します。

「営業報告の流れが非効率」「PDCAを回せない」「ヨミ表の精度が低い」などの問題が生じる原因のひとつに、業務の属人化が考えられます。属人化リスクを解消するには、営業担当のアクション履歴や実績を管理し、誰がどんな案件に取り組んでいるのか明確することです。

ツール導入により、数値データはすべてグラフ化され、リアルタイムで更新されます。ノウハウがスムーズに共有できるので、目標達成に向けて素早くアクションプランを打ち出せるようになります。

リモート営業をトータルサポート「metis for リモートセールス」

「metis for リモートセールス」とは、Microsoft Teams(以下、Teams)と連携し、リモートワークでの営業活動を支援するツールです。日本ビジネスシステムズ(以下、JBS)が提供しており、多数のシナリオで強力に営業活動をサポートします。

具体的には、Teamsの標準機能であるチャットやWeb会議に「metis for リモートセールス」を組み合わせることで、Teamだけで営業活動を完結できるようになります。

商談の準備や記録、ToDo管理、商談後のファイル共有など必要なアクションがすべて一括管理できるので、営業活動が円滑に進められるでしょう。

営業プロセスの各フェーズで必要なコミュニケーションが定義されているため、組織としての営業力が高まり、従来以上の成果が期待できます。

metis for リモートセールスの導入メリット

新型コロナウイルスの影響は、まだしばらく続くと考えられています。従来の営業スタイルのまま待機していては、重要なチャンスを逃してしまうかもしれません。「metis for リモートセールス」を導入すれば、良質な顧客との接点を維持しながら、営業活動のフローを効率化できます。

「metis for リモートセールス」には、商談や会議のファシリテーションを支援するサポートアプリの「metis sofie」と、外部とのファイル送受信をセキュアに実施するファイル転送アプリ「metis fiebie」が含まれています。Teamsのほかに、Microsoft PlannerやSharePointなどのサービスともシームレスに連携できるため、使い慣れたアプリケーション上で運用できるのも魅力的です。以下具体的なメリットを解説します。

リモート営業の品質向上

商談の準備が万全なほど、顧客からの信頼を得やすく、成約につながる可能性はアップします。「metis for リモートセールス」は商談ごとに管理画面が作成され、営業担当者は画面を起点に戦略や資料の準備が進められます。商談のステータス(進展・後退・停滞)に対し、上長やメンバーはリアルタイムでレビュー可能です。

営業担当者はフローごとにステータスの変更やコメントが残せるため、月報や週報で最低限報告すべき内容を網羅できます。これにより、報告作業を後回しにせず、リアルタイムで共有するスタイルが習慣化されるでしょう。

また、あらゆる行動が可視化されるため、リモート下においても人事評価の精度をアップさせられます。出勤時と変わらず人事評価が実施できれば、メンバーのモチベーション維持に役立てられます。

Teams上で営業活動を完結

コミュニケーション基盤であるTeams上で、トークスクリプト準備、オンライン商談、進捗管理、メンバーのToDo管理、ファイル共有などすべてが完結します。移動にかかるコストやスケジュール調整にかかる時間を削減できるため、顧客対象を全国、海外に広げられる点もメリットです。商談場所の確保や対面による応対業務など、相手側の負担も減らせます。

商談までのリードタイムが短縮できれば、さらなる商談数の増加に尽力できるでしょう。また、効率化により生み出された時間をチーム内のコミュニケーションに補填すれば、チームセリングを加速して生産性アップが見込めます。

定着化支援で安心利用

導入後に想定した効果を発揮させるには、ユーザー側のシステム理解が求められます。とはいえ、クラウドサービスやビジネスは日々進化しており、その都度システムのカスタマイズや運用方法の見直しが必要です。ナレッジが豊富なJBSのサポートチームが、わかりやすい案内でサポートするので、定着化への不安はありません。

「使い方がわからない」「もっと業務に活用したい」など運用面のサポートから、システムの拡張についてなど、安心して利用できるサービスメニューが充実しています。サービスタイプは窓口を共有する「シェアードタイプ」と専用窓口の「専用線タイプ」の2種から選べます。

商談を円滑にする「metis for リモートセールス」の活用例

「metis for リモートセールス」を活用した商談の流れを時系列で簡単に紹介します。

商談前の準備

営業担当者が最初にやることは、「商談のゴール」の設定です。商談終了後にどのような状態がベストなのか画面に入力します。このゴールに対し必要なアクションを棚卸し、「metis sofie」にアジェンダとして登録していきましょう。

商談の管理画面には、開始日時、目的、ゴールに加え、設定したアジェンダが目次になって自動的に表示されます。各アジェンダに「顧客に質問する内容」「顧客と話すべき内容」などを追加入力し、必要な資料をアップロードしておきます。

商談準備が終わったタイミングで、上長やメンバーなど第三者にレビューを求めましょう。metis sofieの会議画面URLをコピーし、Teamsのチャットで展開すれば共有がスムーズです。

顧客に対する商談前~商談中のアクション

Teamsの予定表に顧客のメールアドレスを入力すると、顧客に招待メールを送付できます。相手がteamを使っていなくても、URLをクリックするだけでオンライン会議に参加可能です。

商談中は録画もできるので、不明瞭な部分を聞き直したり、上長やメンバーと共有したりすることでフォローアップが適切に進められるでしょう。面談中に顧客と資料を共有する際は、すでに準備してある「metis sofie」からデータを呼び出すだけで、顧客側の画面にも内容が表示されます。

商談内容の共有と顧客へのフォローアップ

すぐに答えられない質問や、顧客から得た情報を議事メモに入力、ToDoに変換してフォローアップに活用します。上長、メンバーと商談内容を共有し、次にどのようなアクションが有効なのか、レビューを求めましょう。

顧客に商談のお礼や質問の回答、使用した資料を「metis fiebie」を使い送付します。送信ログの閲覧が可能なため、送信漏れや二重送信の心配もありません。議事メモに登録したToDoはそのままMicrosoft Plannerに登録されるので、次の商談に向け、必要なタスクが横断的にチェックできます。

まとめ

感染拡大が収まったとしても、将来的に労働人口の減少が予測されています。今後はさらなる生産性が求められ、インサイドセールスとフィールドセールスの境界は薄れていくでしょう。「metis for リモートセールス」で営業負担を軽減し、リードジェネレーション施策やリードナーチャリングの工数削減に取り組んでみませんか。

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