Microsoft Flowが便利!カレンダー同期を試してみる

 2019.06.20  Microsoft 365チャネル編集部

皆さんは普段、カレンダーアプリとして何を使用していますか?おそらく最も多いのがGoogleカレンダー、その次にOutlook.comといったところでしょうか。中には、両方のカレンダーアプリを使用しているという方も多いでしょう。

WindowsパソコンでOffice 365を使用するにはOutlook.comの方が相性は良いですし、Androidスマートフォンで使用するにはGoogleカレンダーの方が相性が良いので、シーンに応じて使い分けているのではないでしょうか?

こうした活用方法を取っているユーザーの悩みは、GoogleカレンダーとOutlook.comの同期ができないということでしょう。そこで本稿では、「Microsoft Flow(マイクロソフト・フロー」というサービスを使って2つのカレンダーアプリを同期する方法についてご紹介します。非常に便利なので、ぜひ活用してみてください。

Microsoft Flowとは?

Microsoft は、マイクロソフトが提供する「タスク自動化ツール」です。これは、ユーザーが定義した操作を自動的に実行するもので、Microsoft Flowサポートされているアプリケーション(「コネクタ」と呼ばれます)を繋げることで、さまざまな操作を自動化できるツールです。

たとえば「Outlookでメールを受信し、添付ファイルがあったらOneDriveにそのファイルを保存する」といった操作を自動的に行うことができ、このMicrosoft Flowを利用することでGoogleカレンダーとOutlook.comのカレンダーを同期することが可能になります。

Microsoft Flowでカレンダーを同期する

それではさっそく、2つのカレンダーアプリを同期する方法についてご紹介します。まず、Microsoft Flowを利用するには「Microsoftアカウント」を作成する必要がありますが、Outlook.comを利用しているということは既にアカウントを所持していることになるので、特別登録する必要はありません。

アカウントにサインインするために、Microsoft Flowのサインインページにアクセスして、所持しているMicrosoftアカウントのメールアドレスを入力してサインインを行いましょう。

テンプレートを探す

Microsoft Flowではコネクタを任意につないでフロー(自動化操作)を作成することもできますが、予め用意されているテンプレートを使用すると便利にフローを作成できます。ですので、Microsoft Flowページの検索欄に「Outlook Google」とキーワードを入力して検索してみましょう。すると以下2つのテンプレートが確認できます。

  • Outlook.com カレンダーから Google カレンダーへのイベント同期
  • Google カレンダーから Outlook.com カレンダーへのイベント同期

この2つのテンプレートを使用してGoogleカレンダーとOutlook.comカレンダーを同期していきます。

「Outlook.com カレンダーから Google カレンダーへのイベント同期」を設定する

検索して表示された「Outlook.com カレンダーから Google カレンダーへのイベント同期」をクリックしましょう。するとGoogleカレンダーとOutlook.comへのサインインが求められます。Googleカレンダーにサインインし、続いてOutlook.comにサインインします。その後[続行]ボタンをクリックします。

同期する「Outlook.com予定表」と「Googleカレンダー カレンダーID」を選択して[Create Flow]をクリックします。これで、Outlook.comカレンダーからGoogleカレンダーへのイベント同期のフローが作成されました。

「Google カレンダーから Outlook.com カレンダーへのイベント同期」を設定する

検索して表示された「Google カレンダーから Outlook.com カレンダーへのイベント同期」をクリックしましょう。サインインが求められたら実行し、[続行]ボタンをクリックします。

先ほどのフロー作成で指定したカレンダーと同じ予定表とカレンダーIDを選択して[Create Flow]をクリックします。これでフロー作成は完了です。画面上部で[マイフロー]をクリックすると作ったフローを確認できます。

フローをテストする

画面上にある[編集(鉛筆のアイコン)]をクリックすると、フローの編集画面に移動できます。さらに、フラスコアイコンの[テスト]をクリックすると即座にフローが実行されて、テストすることが可能です。

まずはGoogleカレンダーにイベントを追加して、Outlook.comに同期されるかをテストしてみましょう。イベントの「場所」と「説明」も追加して、フラスコアイコンをクリックします。[トリガーアクションを実行する]を選択して[テスト]ボタンをクリックしましょう。正常に実行されたメッセージが表示されたら、Outlook.comカレンダーを確認します。イベントの詳細も確認してみましょう。

次に同じ手順で、Outlook.comカレンダーからGoogleカレンダーへイベントが同期されるかどうかをテストしてみましょう。同期されていることを確認したらテストは完了です。

以上で、GoogleカレンダーとOutlook.comカレンダーを同期することに成功しました。

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Microsoftのカレンダー同期で注意するポイント

上記の手順で問題なくGoogleカレンダーとOutlook.comカレンダーを同期できたら、今まで以上にカレンダーを便利に活用できます。ただし、制限事項があるので注意しましょう。

  • Googleカレンダーで作成した予定はGoogleカレンダーで、Outlook.comカレンダーで作成した予定はOutlook.comカレンダーで編集する必要がある
  • 登録・編集したイベントにより同期されるため、このフローを作成した時点で登録済みの予定は同期されない

もう1つの注意すべきポイントは、無料版の制限です。Microsoft Flow無料プランのチェック間隔(フロー実行間隔)は15分ごとであり、月間の実行可能回数は750回となっています。カレンダー同期のみでMicrosoft Flowを使用するという場合、15分間隔でチェックを実行すると1ヵ月立たずに制限回数に達します。

そのため、チェック間隔を「1時間に1回」などに空けるか、有料プランを契約して実行可能回数を増やす必要があります。また、プランごとに利用できるコネクタが異なり、無料プランは有料プランよりも少なくなっています。これらのポイントに注意した上で、Microsoft Flowでカレンダー同期を試してみてください。

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