脱IFTTT!Microsoft TeamsとPower Automate連携で繰り返し作業を自動化する

 2021.06.30  Microsoft 365チャネル編集部

Microsoft TeamsとPower Automateを連携すると、業務フローの自動化につながります。本記事では、それによって実現できることや、実際の企業での活用事例などについてまとめています。類似ツールのIFTTTとの違いや、実際にツールで自動化した場合のメリットなども説明します。自動化を活用した業務改善に悩んでいる方は、ぜひ確認してみてください。

Microsoft TeamsとPower Automateを連携すると、業務フローの自動化につながります。本記事では、それによって実現できることや、実際の企業での活用事例などについてまとめています。類似ツールのIFTTTとの違いや、実際にツールで自動化した場合のメリットなども説明します。自動化を活用した業務改善に悩んでいる方は、ぜひ確認してみてください。

Microsoft Power Automateとは?

Microsoft Power Automateとは、Microsoft社が提供するPower Platformの1つに含まれているツールです。もともとはMicrosoft Flowという名前で提供されていました。のちにPower Automateとしてリブランディングされ、UI flowsという機能が追加されています。

追加機能であるUI flowsはRPAツールの一種で、単純な手順で構成された作業の自動化が可能です。ボットでもできるような簡単な作業を自動化することで、従業員の作業負担を軽減し、本当に人手が必要な業務に人員を割けるようになります。

ボットが動作するための自動化ワークフローはノンコーディングで設定可能です。ツールを扱うために専門知識を覚える必要はありません。便利な外部Webサービスと社内システムを連携させることもでき、設定したワークフローに従いボットが自動で作業します。

ワークフローの実行は、動作のきっかけとなるトリガーが実施されたときに行われます。例を挙げると、指定の時刻になったとき、特定の操作が行われたとき、特定のWebサービスが利用されたとき、などです。ツールがトリガーを検知すると、設定されたワークフローが自動で実行されます。また、社内でPower Automateを活用するなら、Teamsと組み合わせることで部署や部門を跨ぐ作業にも対応可能です。

似たような自動化ツールとしてIFTTT(イフト)があるのをご存知でしょうか。それなりの知名度があるツールですが、Power Automateも類似した機能を搭載しており、機能性で劣ることはありません。IFTTTは近頃仕様の変更によって使い勝手が変わったため、乗り換え先を探している人も少なくありません。

IFTTTとPower Automateとの違いを挙げると、Power Automateの方が法人向けを意識して作られていること、Microsoft系のアプリに広く対応しているなどの部分が異なります。業務上でMicrosoft系のサービスを使うことが多いなら、Power Automateを利用する方が使い勝手がよいでしょう。

Microsoft TeamsとPower Automateの連携で実現できること

2つのツールを連携させることで様々な作業の自動化が可能です。例を挙げると、Excelファイルの中身をコピーしペーストすることで社内システムに入力を行う、メールなどのデータを共有Excelファイルに転記する、チャットに投稿された重要なメッセージを再通知する、などができます。また、TeamsとFormsはPower Automateで連携させられます。Formsへの投稿があったときに、特定の指定チャネルにメッセージを送信するといった自動化ができます。ほかにもMicrosoftのサービスであるOutlookやOne Drive、外部サービスのTwitter、Gmailなどとも連携可能です。

Power Automateで自動化を行うには、どのような作業を自動実行したいのかを決めて手順を定めるフローを設定する必要があります。設定と聞くと難しいと感じる方もおられるかもしれませんが、その場合はテンプレートを利用すれば簡単です。テンプレートは豊富な種類が用意されており、必要なものを選べばすぐに作業を自動化できます。

また、連携機能とは別にRPA機能が搭載されています。主にマウス操作など手作業の自動化ができる機能で、保存、データ移動、コピーペースト、ファイル変換、文字入力など、パソコン使用時に必要とされる基本的な操作を自動実行できます。

ツール同士を連携し自動化を行うと様々なメリットがあります。たとえば、人の手によるミスを防止できる、ムダのないプロセスで作業を自動化することで生産性が高くなる、デジタル上で業務を完結させることで紙が不要になり管理コストが減る、などのメリットが得られます。

自動化はパターンが決まっているような単純な作業に適用すると効果が高いです。逆に、臨機応変にやり方を変えなければならない複雑な作業はフローが複雑化しやすく、管理もしにくいです。複雑な業務は人の手でやった方が早い場合もあるため、業務ごとに自動化すべきかどうか上手く見極めてツールを使いこなしていくことも大切です。

Microsoft TeamsとPower Automateによる自動化事例

実際に企業で採用されたTeamsとPower Automateを活用する自動化の事例を紹介します。

Power Automateを個人レベルの業務自動化に活用 株式会社クレスコ

株式会社クレスコ(以下クレスコ)では、毎月10時間をメール転送と一覧記録業務に費やしているのが非効率であるという課題認識があり、それをPower Automateを導入することで解決しています。

クレスコの社内業務で処理していたメールの内容はそれぞれ異なるものですが、業務中に行う操作は単純で似たような動作ばかりでした。そのことに着目し、自動化できないか考えた結果、本システムを利用するに至っています。

自動化を行った作業は「メール受信→エクセル読み込み→関係者へのメール転送→エクセルの済フラグ更新」という一連の手順で、自動化の結果、操作時間0時間を達成しました。

クレスコがPower Automateを選んだ理由は、全体を見通しやすい点です。あちらこちらにウィンドウが出ず、視線を忙しく移動させる必要がないため、ユーザーにとって見やすく使いやすいツールだと評価しています。また、エラーが少なく、操作性もよいところに安定感を覚え、好感をもったとのことです。加えて、ノーコード開発できる点も高く評価できる理由の1つとなっています。知識ゼロで誰でも簡単に扱えるため、利用のハードルが低くてメンテナンスもしやすいサービスであると結論づけています。

支払い承認フロー含む請求業務を自動化 日商エレクトロニクス株式会社

日商エレクトロニクス株式会社の事例では、支払い承認フローを伴う請求業務の自動化に成功しています。そもそも請求業務は、データの保存と共有、責任者の承認など様々な過程を経たあとに完了するため、時間がかかるものです。そこで、次のような自動化を行いました。

まず、初めだけ手動で請求データをExcel形式のファイルに変換し、SharePoint上に保存します。次に、保存されたと同時に自動で、「Teamsに保存通知を投稿する→責任者へ承認依頼メールを送信→Teamsへ承認可否を投稿→ERPへ請求データ登録」することころまで処理します。責任者が可否を決めるのは手動で行われますが、業務プロセスの大部分が自動化されており、関連業務の大幅な時間削減に寄与しました。

ITスキルが高くない若手社員が2カ月でスピード開発 アクセンチュア株式会社

アクセンチュア株式会社(以下アクセンチュア)では、複雑化していた業務全体に自動化プロセスを組み込んでツールも開発し、その結果、業務全体の効率化に成功した事例があります。

アクセンチュアは庶務業務としてマイクロソフト向けシェアードサービス「MS Business Support Center」を運用しており、1000種類を超えるサービスを提供している会社です。マイクロソフトから業務委託の依頼をメールで受け付け、業務をこなしていくという形で運営されていました。しかし、メールから業務内容を特定することや、担当者に仕事を任命すること、業務実績を集計することなど、それぞれの作業に相当な時間がかかるという問題点を抱えており、大きな課題となっていました。同時に、全体の状況が把握できず、リアルタイムのステータスを把握することも困難だったのです。

そこで、アクセンチュアは業務効率の改善や業務全体の可視化を行うためにチケット管理ツールの導入を検討しました。様々なツールが検討されましたが、最終的に選ばれたのはPower Platformに含まれるローコードアプリ開発ツールPower Appsです。選定理由は使いやすいからで、ITスキルに自信がない若手社員でも何とか使いながら覚えていきました。そして、2ヶ月という期間でツールの開発を行い、機能の実装に至っています。

完成したチケット管理ツールはPower AppsとPower Automateを連携させた状態で動作しており、各種データの管理を自動化するのに使われています。自動化ツールを開発・導入した結果、安定した動作を実現し、課題も解決しました。依頼への迅速な対応が可能になり、業務の全体状況も把握しやすくなったのです。

まとめ

Power AutomateとTeamsを連携して作業を自動化することで、社内にある様々な単純業務を効率化できます。自動化できる業務は、データの転記やコピー、メッセージの投稿通知など様々です。実際に様々な企業で導入された際も、請求業務など時間がかかる業務の時短・効率化に成功しています。ぜひ、Power AutomateとTeamsの連携を検討されてみてはいかがでしょうか。

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