モバイルワーク導入に向けた中小組織の要所

 2016.03.28  Office365編集部

技術の進歩、グローバル化、社会情勢の変化など、ビジネスを取り巻く環境は目まぐるしいスピードで変貌を遂げています。そんな現代の企業に求められているのが、従来のオフィスに縛られるワークスタイルにこだわらず、モバイル端末やクラウドを有効活用した機動力の高さです。クラウドサービスがもたらした低コスト化は、小規模システムにおいてもコストメリットを実現し、中小企業のモバイルワーク普及を後押ししています。

Office 365もクラウドサービスとしての特長を最大限に生かし、モバイルワークなど新たな働き方を提案するソリューションの一つとなっています。
そんな時代の流れは感じつつも、モバイルワーク導入に関するノウハウ、セキュリティの確保といったハードルから、その実現に踏み切ることのできない企業もいまだ少なくはありません。そこでここでは、モバイルワーク導入プロジェクトにおける成功のコツ、考えるべきセキュリティのポイントを紹介していきます。

トップのリーダーシップによる目的意識の明確化で社員の受け入れを促す

モバイルワークの有効活用を考えたとき、メンテナンスや操作性といった維持・運用の手法、コストの負担などに目を奪われ、つい忘れがちになるのが利用者となる社員の意識の改革です。どんなに優れたシステムを導入しても、利用しやすい環境を整えたとしても、積極的に利用する社員が増えないようでは効果的な活用は不可能です。現在の働き方にさほど不満を感じていない、新たなシステムの使い方を覚える手間を嫌うなどの理由でITツールの活用に消極的な社員がいることを想定し、システム活用のための意識改革を図っておくことは、モバイルワーク導入を成功に導く大切な要素となっています。

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モバイルワークの活用という企業の決定を全社員に浸透させ、前向きな姿勢で受け入れてもらうには、導入の目的、利用の基本方針、それにより生み出されるメリットを明確に示すことが必要です。トップ自らが説明する機会を設けるなど強いリーダーシップを発揮することでより一層の効果を得ることができるでしょう。また、実際の導入後には、トップをはじめとした管理層が率先して活用する姿勢を見せ、システムの普及を促すことも必要です。

必要なセキュリティレベルと犠牲にしたくない利便性のバランスを考える

モバイルワークとセキュリティの問題は、多くの企業で課題とされるポイントです。情報漏洩防止のため、業務用ノートパソコンの社外への持ち出しや私物端末からの自社サーバーへのアクセス、スマホなどプライベートな端末での業務用メールの送受信を禁止するなど、社外でのITツールの制限を設けている企業もあります。しかしセキュリティの強化のみに焦点を当てたこうした対策は、モバイルワークのもたらす利便性の活用という面では大きな障害となります。導入はしてみたものの制限が多すぎて使える場所が限定されるということでは本末転倒です。社員がより自由かつ効率的に業務を行うというモバイルワーク本来の目的を果たす対策を練ることは、効果的なシステムの構築に不可欠な要素です。

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自社にとって必要なセキュリティ、また優先すべき利便性と得られるメリットを考え、双方ともにベストなバランスでの活用を目指しましょう。クラウドサービスを利用すれば、必要なセキュリティ機能を自社にて一から構築する必要はないため、高いレベルでのセキュリティ対策とモバイルワークへの柔軟な対応が同居する高度なシステムも難なく取り入れることができる点は、クラウド技術の進歩がもたらした大きな恩恵です。

たとえばOffice 365では、サーバーへの多重認証や独自の専門機関を駆使したウイルスの排除、アプリケーションの自動アップデートなどによる高いセキュリティと、チャットやWeb会議などを含む多彩なコミュニケーション機能、スケジュールやファイルの共有に役立つ機能といった便利さを同時に得られるシステムが提供されています。

運用のルールや具体的なフローを策定、利用と改善により使いやすい仕組みを追求する

モバイルワーク導入の目的は柔軟なビジネス環境の構築による生産性や効率の向上です。モバイルワークに対応したシステムやデバイスを揃えるだけでは運用の成功には至らないことはしっかり意識しておきたいものです。自社の業務に合った社内ルールや利用フローなど運用のための決まりを策定し、社員に共有することもモバイルワークの導入成功に大きく貢献する要素です。

モバイルワークを導入すべき業務とそうでない業務の線引き、各種データへのアクセス権限の判断、社員の利用状況の把握の仕方など、各々の課題に対するルールを決め利用者の疑問や不安を解消することで、システムのわかりやすさや使いやすさが向上し、積極的な活用を促すことができます。なお、こうしたルールは一度作成すれば終了というわけではありません。日々の運用で生じた問題や不便を修正し、より適したルール、使いやすい仕組みを構築していくことが重要です。

まとめ

モバイルワークを最も簡単に実現するOffice 365を活用して、自社にとって最適な形のシステムを見出すとともに、社員の意識改革による積極性を確保し、モバイルワークの導入成功を目指しましょう。

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